数字化背景下的档案管理研究

王小娟　斯庆

摘  要：档案数字化管理有利于提高档案室的工作效率和现代化水平，有利于档案永久保存和安全保管，有利于实现档案信息资源的社会共享和公共服务能力。但是，目前数字档案管理仍存在一些问题，例如数字档案的真实性与原始性问题、数字档案保存问题、档案人员技术提升问题等。该文针对数字档案管理问题进行研究，提出数字档案管理方法，能有效提高数字档案的管理水平。

关键词：数字档案  档案管理  管理方法  档案管理系统

中图分类号：G270.7    文献标识码：A 文章编号：1672-3791（2019）09（a）-0087-02

随着计算机技术和信息化技术的发展，数字化已渗透到我们日常工作、生活的方方面面。而数字化在档案管理工作中的有效运用，从宏观上讲，则可提高档案工作的工作效率，即现在常提的档案数字化管理。数字档案管理是将传统的、以纸质为载体保存的档案信息通过录入、索引、标注转换为机读档案目录，这样不仅可以节约办公人员和办公费用，而且便于修改、补充、查询、利用，从而提高了工作效率和经济效益。档案数字化的主要途径是借助数字档案管理系统，通过该系统可以将资料及时归档，避免了档案的丢失;将档案数字化成果与档案目录相链接，使档案查阅变的非常方便;将档案系统与互联网技术相结合，使查阅者足不出户就能获得所需要的信息，提高了办公效率。最重要的是，数字档案管理可以增强对档案原件的保护，提高档案的寿命，将纸质档案原件通过扫描加工制成数字化副本档案，使档案的使用变得更加安全，同时也可有效预防档案篡改行为。

1  数字档案管理存在的问题

一是数字档案的真实性及原始性问题。数字档案不同于文书、实物等档案，看不见、摸不着，因此必须依赖相应的计算机设备才能显示、读取，变成有用的信息。数字档案在给人们带来便利的同时，也带来困惑和难题，数字档案易修改、删除、复制，使档案的原始性辨别不清。这使得数字档案的原始性、可靠性、真实性及凭证性遭到人们的质疑。

二是数字档案的保存问题。数字档案的存储介质有磁带、磁盘、光盘、缩微胶片等，这些载体的寿命有限，长久保存数字档案没有达到令人满意的水平。一般磁盘的寿命是5～10年，光盘30年左右，与纸质档案相比寿命相差甚远，而且还易受到磁场、温度、硬件配置、存储格式等诸多因素影响。有些数字档案载体保存完整，但数据信息已经打不开，造成数据丢失。

三是数字档案管理对人员的需求问题。档案数字化对档案管理人员提出了很高的要求，应在具备档案管理水平的基础上，同时具备计算机技术水平，才能胜任数字档案室管理工作。这就需要对管理操作人员进行培训、培养，使他们不仅具备专业的档案管理水平，还应具备数据化处理操作的本领及技术，具备对数据处理、保存、管理、利用等业务内容的熟练操作及管理能力。为适应档案时代的发展与进步，档案管理人员应不断加强学习，提高自己的业务水平和能力。

2  数字档案的管理原则

一是安全性原则。安全性是档案管理的首要原则。一般档案中涉及到财产、人事、纪检、会议记录等方面的涉密信息，在数字档案资源共享的同时必须做到安全保密。安全性对数字档案管理来说是一项挑战，一方面需要在档案管理软件上进行权限控制、加密处理;另一方面，应安装有效的杀毒软件及防火墙，确保档案安全的使用。

二是便利性原则。档案数字化之后通过档案管理平台及互联网，实现档案共享，使查阅者不受时间、地点的限制，更为方便地查阅利用档案，节省了时间和费用，提高了工作效率。

三是真实性原则。无论是纸质档案，还是经过数字化后的电子档案，都应满足真实性属性。在档案数字化过程中，特别是进行数字化调整和修改时，要应做到不遗漏每一个信息，以确保档案的完整和真实可靠。

3  数字档案管理方法

数字档案管理应采用數据化管理方法。目前，档案数字化的主要资源是纸质档案数字化，档案数字化工作主要包括借助档案软件进行档案目录数字化、借助数字化工具进行档案全文数字化。不能将数字化工作仅局限于通过扫描方式变成的图像形式，必须需要人使用计算机进行阅读，才能将图像转换为有用的信息。这种没有进行数字文本数据化，不能进行文字检索及数据分析。应对数字化扫描的图像进行识别、分类、标注、著录。通过对其进行著录可以将档案信息进行转化为可以检索的数据信息，因此著录质量的好坏与资源的共享和利用息息相关。

数字档案管理应采用内容管理方法。数字档案信息资源的内容有文书、照片、录音、录像等主要门类电子文件及其元数据门类。应按照单位文件材料的归档范围，及时收集、接收各部门、各门类电子文件档案。电子文件归档应及时、齐全、完整、规范。档案内容管理全过程为：收集与创建、管理与存储、审核与归档、检索与利用等。数字档案管理应注重档案内容管理，建立档案内容元数据体系，形成关系明晰、互相参照、互相关联的数字档案管理体系。

数字档案管理应采用技术性管理方法。数字档案管理离不开数字处理、数据分析、格式转换、数据存储等技术问题。用数字技术挖掘档案数据承载的知识信息，并进行分析、提炼，筛选出能帮助用户的有用的档案数据，提高档案信息的利用率。

数字档案管理应采用知识服务性管理方法。档案本身是一种信息资源，是为方便利用而存储的，档案的知识服务是实现档案价值的方式，是档案工作的最终目的。档案知识服务首先需要对档案信息资源进行处理，借助档案管理平台使用交互式方法向用户提供服务，提供能帮助用户解决问题的信息。

4  数字档案管理软件平台

数字档案管理依靠档案管理系统。档案管理系统应具备以下功能：实现档案信息的收集、档案的管理保存、档案信息的查询利用、业务维护、权限控制与管理、系统设置、数据备份、日志管理、全文检索、在线监控、回收站管理;实现与单位办公系统连接、集成;实现档案数据导出，以电子文件或光盘形式报档案上级管理部门。

档案管理软件系统应按照国家规范标准进行设计和开发;应统一标准，统筹规划，建立整合的应用系统;应能进行信息共享、平台开放，系统应确保互联互通;应安全保密、体系严格;应具有一定的先进性、可靠性、稳定性及功能实用性;应符合通用的国际接口标准;应能保证系统具有功能延伸性及升级的适应性。

5  结语

该文通过对档案数字化的背景、数字档案存在的问题进行研究分析，得出数字档案的管理方法。在数字档案管理中应依靠档案管理系统，档案管理系统应结合该单位实际情况、档案分类方案进行开发，应能与本单位的办公软件进行连接。数字档案管理应采用数据化管理方法、内容管理方法、技术性管理方法及知识服务性管理方法。数字档案管理要保证数字档案的真实性与原始性、保存长久性、利用便利性。档案管理工作人员应不断地学习，以提高自身的档案管理水平，同时也要注重实践，将理论与实践相结合，更好地服务于档案事业。

参考文献

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