校园资源计划体系下的高职档案工作

韩洁

摘    要： CRP（校园资源计划）是一种新型的教学服务信息系统，帮助改变高职档案工作模式，改变其信息资源来源渠道、储存载体、管理方式与服务形式。高职院校及档案管理部门应适应新的发展形式，更新业务知识体系，以现代化技术手段创新服务观念和方式，与实践相结合，实现档案信息化建设的科学化、制度化与标准化，加强业务能力突出的综合型档案人才培养。

关键词： 校园资源计划    高职院校    档案管理

校园资源计划（CRP）是一种新型的信息系统，通过对校园资源的识别与重组和信息资源的共享，服务于教学环节，实现校内外资源的跨界融合与再生成[1]。社会生活通过“网络环境”实现连接，作为一种新型的文化形态，网络文化延展了时空边界，人类的思维方式、认知结构发生了改变，进而推动了静态档案信息方式向动态形式的转变，高职院校档案信息管理由封闭走向开放，步入新的发展阶段。

1.校园资源计划（CRP）带给档案管理工作的新特点

校园资源计划（CRP）以数据作为管理核心，强调数据的真实、有效，其本质是依托先进的计算机信息技术，给信息管理者的存在方式、思维方式和实践方式带来变革。CRP环境下的档案管理具有时代特点。

1.1新文化的工具属性。

法兰克福学派曾对科技的意识形态化给出定义，即现代科学技术以满足和操控人类现实需求为目的对其思想和行为进行操纵的过程[2]。技术取代资本对劳动的控制地位，以人类物质生产为基础向文化、政治等领域延展，技术的个体独立性被打破，技术逻辑替代资本逻辑，具备意识形态属性和功能，成为人类社会一种新的统治形式。在CRP体系中，文化形态出现和发展的实质是技术文化，均基于CRP网络和计算机网络的逻辑规律，具备较强的技术逻辑属性。技术合理性居于合理主导地位，人类的价值观、思维方式和实践方式均围绕技术展开。

1.2档案管理回归人本属性。

关于人类的社会属性，马克思曾做出表述：“为了获得温饱和满足感，人类需要周围的自然界及它之外的对象。”在生产实践和认识论形成过程中，人类逐步认识自身的本质全貌，由必然王国向自由王国跃变，最终实现全面自由发展，推动社会进步。在CRP体系架构下，应用对象的实践活动和行为均出于达到某种目的的驱动。一方面，技术手段增加了客观物理力量。另一方面，在时空穿越和体验中，延展了精神性交往边界，实现了自我超越，回归了人本属性。高职档案管理的本质在于服务学生群体，实现他们的全面自由发展。

2.信息化技术给高职院校档案工作带来的变化

数字信息技术成为高职档案工作方式的分界线，档案信息资源的获取方式、存储形式相比传统方式发生了根本性改变，档案管理、服务内容随之调整。

2.1档案信息资源由纸质向数字化转变。

进入网络互联时代，高校档案信息资源的内容和存储载体不再统一，资源内容以数字编码形式，存储载体为互联网络或物理介質，现代信息技术支持24小时不间断访问。但是，以现有的存储技术，数字资源的长期存储存在瓶颈。为了确保档案信息资源存储的可靠性，高校档案信息同时采用两种存储形式，即传统的纸质载体和数字编码存储载体。高职档案数字化可以脱离载体独立存储，降低档案管理成本，数据传递实时完成，已成为高职档案移交的主要形式。

2.2档案管理业务向自动化、共享化转变。

标准化的档案管理软件被开发出来，功能逐渐完善，档案信息的数据统计、筛选、借阅、归档、销毁及技术文件分析等业务可实时、异地自动化运行。档案管理软件的标准化，实现了档案数据与OA数据的对接，支持网上无纸化办公与信息资源的共享生态圈。

3.校园资源计划（CRP）体系下的高职档案管理工作布局

3.1革新观念，加大投入力度。

观念的革新是一个集体行为，对档案管理信息化的认识需要高职院校决策层和业务实施人员共同转变认识。以经费和设备投入为保障，计算机升级换代、数据库建设、网络增大带宽，增加存储设备容量;人才队伍建设方面，保有充足的在编人员，合理配比档案管理专业人才与复合型人才;开展档案管理政策、方针、法规、标准宣贯工作，定期举办档案管理培训班。提高计算机水平，丰富信息化知识技能储备，以档案管理意识和能力的强化为目标，打造现代化信息水平高、档案管理技能扎实的档案人员队伍。

从实体管理转向全面的信息化管理与服务，是档案工作发展的必然趋势。高职院校档案信息化转型是一项系统工程，可采用并行建设模式。首先，做好档案信息化宣传工作，面向档案管理层与广大师生共同宣传、讲解档案信息化的发展现状及动向，得到校领导的重视与师生的支持。其次，档案工作人员要有不断创新的勇气和能力，对信息时代的档案管理思路和途径进行探索，顺应发展的趋势。

3.2开展档案信息化管理科学体系研究和标准制定。

档案属于信息产品，其管理的宗旨是有效利用资源，最大限度地发挥资源价值，实现效益的最大化。对于本部门的信息资源档案管理部门应具有统一的管辖权，范围覆盖教学、科研、管理等业务板块。实现对文件的信息化管理与不间断监控，依托自动控制技术提供服务，完成档案管理的多角度、立体化、高效率转型。同时，高职档案管理部门、图书馆、情报信息部门间建立协作机制，实现业务、技术标准的统一，打造档案服务互联网访问平台，覆盖更广范围。信息化硬件升级换代速度超前于管理软件开发速度和应用水平，高职IT科技人员要加快档案管理软件开发速度，提高完成质量。

3.3升级换代档案信息化管理硬件设备。

按照信息采集需求，档案室要配置留有充足裕度空间的计算机、光盘刻录机、扫描仪，以及信息管理上位机软件;建立电子档案目录与数据转发中心，完成电子文档采集与目录数据存档，档案信息管理系统软件由采集、整理、编目、归档、存储、检索等功能模块组成。数据转发中心预制与外界数据库交互接口，留有足够的数据交互带宽，支持档案信息系统与校园网络间的档案信息交互、存储需求。

档案数字化以数字摄影技术、OCR技术、数据库技术、存储技术、网络技术的发展为基础，将不同载体的档案资源转化为数字化形式进行存储，形成一种新型的档案信息存在形式，依靠数据库进行管理，经由互联网络链路，形成有序的档案资源体系，支持互联网络异地检索，达到资源共享的目的。档案数字化是档案信息化建设的第一个环节。档案工作呈现网络化、信息化、无纸化的发展特点，其承载信息由“静态”向“动态”转变，依托数据库技术与网络互联技术，拓展档案数据来源渠道，快速检索，开展标准化研究、密集存储与数据深入挖掘工作。以档案数字化为基础，最重要的是建立高职院校档案管理标准体系，加强档案管理学校层面的二级管理体系建设，对不同管理人员的权限进行差异化分类管理，设立密钥维护机制，全面保障档案信息的安全性。

3.4建设高职院校档案信息化转型的软件環境。

按照国家档案管理局规定，高职院校档案管理机构要对本校电子文档的生成、归档工作予以规范，电子档案数据的存储、标识、传输、读取均应满足相关标准。升级电子校务系统，建立数据转换协议、数据编码架构、数据传递规约。打造大校园网体系，实现档案管理系统、OA办公系统、教学系统、科研系统的有机融合，档案管理机构拥有借由校园网收集电子信息数据的权限，同时其他部门也可主动分享数字档案信息，形成档案信息主动服务与被动服务相结合的生态系统。

3.5培养专业能力突出的综合性档案管理人才。

档案工作兼具专业性、行政性、政治性，对管理人员的业务素质、政治水平、作风行为有较高的要求。信息化技术的发展及其与档案工作的结合，推动了档案管理由传统模式向技术化、集约化、智能化方向转变，档案管理人员要兼具档案专业知识、信息技术和管理思维。因此，对于档案管理人才的培养应确立终身学习思维，以业务知识和信息技术知识为主要内容，综合平衡提高专业知识、理论素养和管理水平。高职院校以现代化技术人才培养为办学宗旨，档案信息化建设工作是重要的保障力量。以创新精神，在实践中不断探索，在高职院校科学研究、人才培养中发挥档案信息化建设的积极作用。

4.结语

CRP体系建立了高职院校信息资源数据生态圈，档案管理系统、OA办公系统、教学科研系统无缝连接。档案管理回归以人为本的理念，纸质媒介向数字媒介转变，档案数据价值得到深入挖掘，服务形式趋于多样。以观念转变、硬件升级为基础，档案管理的科学体系、信息化转型基本完成。专业能力突出的综合型人才短缺成为制约高职档案进一步信息化升级的瓶颈。

参考文献：

[1]卢志明.高职院校档案管理存在的问题及对策[J].中外企业家，2017（18）：195.

[2]刘康.高职院校档案管理信息化深化实践探讨[J].无线互联科技，2017（5）：109-110.