浅析人事档案的现代化发展

吴佼玲

摘 要 人事档案的管理一直以来都是政府机关、企事业单位人事管理部门工作中至关重要的一部分常规工作。随着社会整体工作节奏的加快，管理工作精细化要求越来越高，企事业单位对人事部门管理效率也提出了更为严格的要求。对人事档案管理系统实施现代化方向的变革，其主要目的是让人事部门管理效率与当今社会的人才信息重要程度相匹配。

关键词 人事档案 现代化 管理

人事档案是我们国家企事业单位人员管理规章制度的一项特征，也是其重要内容之一，它是个人经历、教育、社会关系、商业能力、工作状况和奖惩的原始记录。同时，它起到个人信息凭证和参考的重要作用，无论是在工作调动，还是办理社会保险等事情上，都是重要的參考依据。所以，人事档案与个人的切身利益息息相关。

对各部门的管理而言，人事档案是一项非常重要的工作。随着人们对信息获取便捷性要求的增加，传统的主要以纸质为载体的人事档案解决方案早已无法满足绝大部分用户的需求，人事档案管理得顺应时代发展，向现代化管理方向转型。现代化使得信息采集和获取的方式进步，提升人事档案管理工作科学化水平，就必须提升现代化建设水平。现代化是信息技术的基础，是指通过计算机信息处理技术，把声、光、电等物理信号用数字信号的方式记录;通过采样定理用“0”和“1”来标识，即转变成数字编码，引入计算机内部，从而可以大量存储，并且用于快速传输与准确处理的一种综合性技术。

现代化档案是随着计算机技术、数据库技术、存储技术等技术的涌现而出现的一种新型档案信息形态，把以各种介质为依附对象的信息保存在海量的数据库中，实现资源共享。因此，实现档案现代化是现代化人事档案建设最为基础的一部分工作。

人员规模不断扩大，人事岗位的分工也越来越精细化，这也导致人事部门对人事档案管理的要求越来越高。在持续发展完善人事管理规章制度的同时，对人事档案管理工作的方法也提出了更高的门槛，对员工实施高效的宏观管理和能力挖掘，将很大程度影响到组织未来的发展。[1]

现代化人事档案管理系统的建设，即利用现代化技术实现对人事档案的录入、查阅、日常管理等功能。对人事档案进行管理，实际上就是按照一定规律对人事档案信息进行组织、排序、命令、测量、监督、评估和改进，这一切都是按照某种逻辑次序进行的。数字人事档案管理放弃了传统的纸质人事档案管理方法，逐步使文件内容电子化、信息化，并将其组织成系统的人事档案数字信息数据库。基于明确的管理权限和机密性，用户可以更快速、更方便地创建和使用人事档案。人事档案管理系统创建的目标在于易化并且规范档案管理流程，从而促进人事档案管理人员工作效率的提升;同时，也达到方便用户在线调阅人事档案的目的。[2]

随着我国经济建设的快速发展，人员流动更加频繁，流动性较强的就业人员的人事档案管理工作也日趋繁重。这给传统的人事档案管理服务带来了很大的影响。数量不断增加的人事档案管理和查阅工作会致使企业耗费大量的人力和资源投入，而且管理难度也日益增大。传统的以纸张为主要保存介质的档案管理方式随着时间的推移，逐渐暴露出许多问题，越来越多的人意识到文件管理必须与时俱进，有必要实现现代化和网络化管理。这样，不仅可以大大提高效率，而且可以降低社会管理的成本。在今天，人事档案管理的现代化改革已被提上日程。人力资源部克服了人员少、工作量大、事务繁杂的困难，派出专人利用现代化技术进行档案材料收集、归类、现代化录入、审核等工作，这促进了数字文件系统的构建。

针对目前大部分单位存在的人员的规模在不断地扩大，针对档案管理所实施的工作流程也变得越来越复杂，此次系统设计的最终目的在于加速人事档案的现代化进程，最终与上级业务部门联网对接。[3]

尽管人事档案现代化对于人事管理工作意义重大，但我国信息化技术在很多行业的广泛普及相对于西方而言开始得较晚，受当前人才、设备、技术等因素的制约，在人事档案管理现代化进程中仍存有不少问题。在传统人事档案向现代化人事档案转型的过程中，还存在一些实际性的问题，比如系统的安全性无法得到保证。数据库的一大优点便是数据可以共享，但是数据共享将会在很大程度上带来数据库的安全性的隐患，所以，在人事档案数据库系统中的数据共享一定不能是无条件、不被约束的共享。

人事档案管理工作是企业内部人员管理工作展开的一项核心任务。随着信息化技术在中国的逐渐普及，我国的人事档案信息管理系统的规模以及水平与发达国家相比仍存有较大差距。针对数据库的安全性问题，主要是保护数据库，避免未经允许的用户非法使用数据库，造成数据外泄、更改或毁坏等恶意操作行为。如果可以建立起一套身份认证体系、加密存储体系等安全保密管理机制，使得企事业人事档案现代化的过程被完整记录，可查询、可追溯，档案数据不被非法修改、利用或销毁。这样则可以一定程度上使人事档案信息的安全性得到保证。

（作者单位为长江武汉航道局）

参考文献

[1] 鲁蔚然.现代化人事档案管理系统的设计与实现[D].天津大学，2015.

[2] 苏国君.人事档案管理系统的设计与实现[D].华南理工大学，2012.

[3] 傅传健.事业单位人事档案管理信息化建设探讨[J].华人时刊旬刊，2014.