信息化环境下的档案信息资源共享研究

2019-11-30朱凤娇

电子技术与软件工程 2019年17期

文/朱凤娇

研究和分析信息化环境中的档案信息资源的共享及其涉及的用户、制度、技术等，具有重要的理论和实践意义。本文旨在通过将档案信息资源的共享放入信息化环境中，从理论、实践，多主体、多维度地进行分析其共享的涵义、特点及已采取的措施，并在此基础上建立相对完善的指标体系，为信息化环境下档案信息资源的共享提供新思路，促进其共享的高质量实现，进一步促进档案信息资源的开发与利用，在社会建设中发挥更大的知识情报价值，推动社会的发展，实现档案信息资源在最大范围内的充分共享。

1 信息化环境下档案信息资源共享的障碍

1.1 现有的档案信息资源共享服务与利用者的需求契合度不高

现有的档案信息资源共享服务对于潜在用户的关注还不够多。由于主观因素和社会因素等的限制，一些用户的档案需求表现得不够明显，甚至尚未被激发。而潜在用户一般不会主动向档案部门寻求帮助，加之档案部门的工作重心都偏向了能够明确表达档案需求的用户，这些潜在用户利用档案的需求往往就会被忽视。档案信息资源共享的普及范围就会缩小，服务人群就会减少。

1.2 档案信息资源的整理工作和整合工作不到位

由于多方的原因，就我国目前的情况来看，信息化建设在区域之间是相对封闭、各自为政的。档案信息资源的整合在不同区域进行，缺乏相互之间的协调合作，渐渐形成了诸多的“信息孤岛”。随着社会信息化特征的日益凸显，档案信息资源的数量和种类本来就大大增加，各区域的整合工作又缺乏沟通，必然导致了各自整合工作的标准不一。即使本区域内的档案信息资源得到了有效的整合，一旦涉及大范围甚至全国性的整合，就会由于各区域的工作标准存在差异而需要重新进行整合工作的每一步操作，既带来了不必要的人力、物力的浪费，又降低了整合工作的效率。

1.3 档案信息化的建设在地区之间发展不平衡

首先就体现在对档案信息化建设的认识上的不平衡。信息化较为欠发达的地区还处于档案信息化建设的起步阶段，对其内涵的认识还很片面，认为档案信息化建设只是计算机技术的简单运用，或者是纸质档案的数字化；而信息化较为发达的地区已经经历了档案信息化的初级阶段，有了一定的发展，对其内涵的认识也更为全面和深刻，更能意识到档案信息化要实现的就是档案信息资源的网络化和高度的共享。其次是档案信息化设施在各地区的不平衡。欠发达地区的档案网站质量并不高，如相关网站的链接太少、网址查询困难，其现有的数据通信宽带更是远远满足不了迅速膨胀的网上流量；而较发达地区已经开始真正开展网上的档案业务，拥有较高的网络设施和电信设备的普及率。再次是档案信息化在地区间的技术不平衡。部分地区即使已经建立了办公自动化系统和机关信息化系统，但因其涉及大量的国家机密，还没有掌握相关的技术将其与公共信息网实行物理隔离，确保机关档案信息的内容安全。

1.4 档案馆（室）的各业务环节落实不到位

由于档案鉴定工作需要人工完成，工作量十分繁重，期间难免出现鉴定随意和鉴定滞后的现象。有的档案工作人员就为了提高工作的速度而滥用“弹性方法”的“就高不就低”原则，对于保管期限存在争议的档案，将其保管期限一律从长。这种粗放的鉴定倾向使档案的归档范围和留存时间被人为扩大和延长，甚至导致了“有文必档”的现象，严重拉低了馆（室）藏的整体质量，影响档案信息资源共享的效率。在信息化环境下，档案馆（室）中除了传统的实体档案外，近年来新出现的电子文件也是重要的组成部分。实体档案的保管受人为和自然因素的影响，电子文件自身的特性决定了对其保管的复杂性。当不可抗的突发自然事件发生，网络入侵技术不断升级、变换，各类型各载体的档案都难免遭到不同程度的损毁，其完整性和案卷质量都会受到不同程度的破坏，档案信息资源共享的质量也会受到影响。

2 信息化环境下推动档案信息资源共享的建议

2.1 强调以用户需求为导向的档案信息资源共享

首先就要加大档案馆的开发力度，改变档案馆往日在公众心中的印象，逐渐消除神秘感和陌生感，使用户知晓、熟悉本馆馆藏，如内容、数量、存址等。其次，加强面向全社会的宣传工作，包括宣传档案和档案工作。对档案工作人员宣传与其工作内容相关的政策、法规、标准等，规范其工作，对社会大众宣传档案馆的馆藏内容、工作范围、服务方式等，使其明确自己在该馆中可以获得哪些档案信息资源和服务。再次，对馆中资源的类目设置进行进一步优化，在全面系统的基础上，考虑用户实际利用的需要，丰富类目并使其结构合理，可以最快地唤起用户的利用需求。

2.2 丰富档案信息资源并提高其整合水平

整合档案信息资源的最终目的是为了实现共享。在信息化的环境下，统一的标准则是档案信息资源共享的核心保障因素。因此，各区域、各档案机构和部门之间应该打破原来各自为政的局面，增进相互之间的沟通、交流和协作，这种互联互通是建立统一标准的首要条件。相关的管理部门在此基础上对档案信息资源整合中的一些有待达成共识的问题予以明确，如整合的标准规范，并承诺共同遵守，使各部门、各系统的资源整合工作在同一标准体系下有序进行。具体来说，机关档案室、综合档案馆和信息中心等各个层次的部门都要遵守共同的整合工作标准，在各自的负责范围内，提高档案信息资源的整合水平。最后，将各系统和部门的整合成果进行综合，实现国家规模的档案信息资源整合，为实现全国范围内的档案信息资源共享提供最大可能。

2.3 促进档案信息化的建设在地区间的相对平衡

只有档案的信息化建设在地区间达到相对平衡，才能为全国范围内的档案信息资源共享减少阻力，促成共享目标的实现。首先，要加大对档案信息化发展水平较低地区的投入，从人、财、物三方面全方位提高其信息化建设的能力。将当地的档案人员送至信息化发达地区进行学习取经，吸收其管理的方式和建设的经验，或者将发达地区的高素质专业人才引入本地区，向本地区的档案管理人员和工作人员进行业务培训，传授相关的管理知识，在日常工作中对其进行指导。国家还应根据不同地区的实际状况，在财政上给予不同程度的支持，保证其档案信息资源的建设和共享事业顺畅进行。定期检查各地区的信息化实施进展，及时对经费不足的地区增加拨款。实地考察各地区信息化建设的需要，有针对性地为其提供相关的资源和设备。完善档案信息化基础设施，特别是完善计算机网络和数据库系统，加强办公自动化和局域网的建设。合理配置档案信息资源，有序进行档案的数字化工作，充实档案数据库。

2.4 落实档案馆（室）业务的各个环节，保证档案信息资源的质量

在落实各个环节的基础上，将处理档案信息资源的各个步骤进行有机整合，也能起到提高档案工作效率的作用，从而为档案信息资源的共享节省资源和时间。宁波市为实现档案工作“异地查档、跨馆服务”目标，在落实档案工作各环节的基础上，从整体功能最优的角度，使各环节相互配合，建设档案共建共享平台。该平台由六个模块组成，分别是目录采集、数据接收、数据管理、目录检索、利用登记和权限管理，基本实现了档案信息资源从收集、整理、进馆到共享利用等全过程管理，极大提高了处理档案信息资源的系统性和科学性。