疾病预防中心档案管理存在的问题及应对措施

孟强 山东省日照市疾病预防控制中心

引言：档案管理工作作为疾病预防控制机构工作中的重要组成部分之一，其所发挥的作用不容小觑。现阶段，随着我国公共卫生体制的不断完善，同时对于各类疾病档案的相关资料也越来越多，然而，在疾病预防控制机构中的档案管理工作仍存在一定的缺陷，特别是信息技术在档案管理中的应用，急需作出相应的改进及完善，以有效提升疾病预防控制机构中档案管理工作的效率。

1.档案管理存在的主要问题分析

1.1 缺乏明确的档案管理意识

疾病预防中心的档案管理工作本身较为复杂，其在实际的工作开展当中，不仅要求档案管理人员需要保持较高的工作积极性，还需要有良好的道德情操，能够认真仔细地做好每一项档案管理工作。疾病预防控制中心本身能够为广大群众提供良好的卫生防疫服务，但对于这项服务的效益提升，疾病预防控制中心往往并没有过多地关注档案管理，因为档案管理似乎不可能对这项服务产生实际的推动作用。因此，许多疾控单位的领导对于档案管理工作并没有给予实际的重视，整体的档案管理意识十分匮乏。一部分疾控中心，仅仅将档案管理视为某一科室的附属工作，并没有建立独立的档案管理部门，使得整体的档案管理效率十分低下，难以发挥实际的管理效益。

1.2 档案管理人员素质有待加强

由于在疾病预防控制机构中相关领导人员对档案管理工作的不够重视，以致形成了很多其他部门人员兼职档案管理工作。然而对档案管理工作而言，不仅需要一定专业的知识和技能，同时更需具备先进的档案管理观念。但是，这种身兼数职的现象严重影响了档案管理工作的有效落实，同时亦会造成机构内挂岗或岗位空缺现象，阻碍疾病预防控制机构的健康稳定运行。

1.3 档案管理体系不完善

在档案管理过程中，为了确保档案工作的有效性，在档案类型、档案保存形式、档案用途等方面都要进行确定，应该有一个个明确的目标，然后才能按照不同档案类型，对档案信息进行分类收集、整理、管理和利用。而目前，在疾病预防控制中心的发展过程中，大多数的疾病预防控制中心都不够重视档案管理，档案管理体系不够完善，档案管理工作混乱，只重视各项建设活动的开展，缺少明确的档案管理目标，从而导致各种档案管理体系不够完善，如：没有专业化的档案管理队伍，随意调用工作人员负责档案管理这项工作，在工作时，公证文书立卷、归档和保管等工作不到位，档案管理体系不健全。

2.推优化疾控中心档案管理的主要策略

2.1 加快转变档案信息管理理念

干部档案和疫情档案是各级疾控中心档案管理工作的重要内容

各级疾病预防控制中心应制定信息化发展战略，充分发挥云计算技术的优势，加大资金的投入力度，引进具有良好性能的档案管理设施。同时省级疾病预防控制中心应充分认识到信息化建设的重要性和必要性，综合考虑各级疾控中心建议和意见的基础上，完善信息化建设方案的制定，实现对档案管理人员行为的有效约束。此外各级疾病预防控制中心应将档案管理信息化建设置于发展的首要位置，提升档案管理人员的话语权，进一步深化对干部档案管理信息化建设重要性的认识，运用规范化、科学化、现代化手段推动组织工作创新发展。管档人员建立部门人员网络联系图，根据干部人事档案分类法的十项分类，拟出十类重点收集的材料，主要包括考核材料、学籍材料、职称评聘材料、培训材料、政审材料、工资材料、干部任免材料、调动录用材料等，实现对干部档案信息的收集和归档，提升干部档案信息的完整性。

2.2 提高档案管理人员的工作素质

疾控中心在完善档案管理的过程中，需要认识到，仅仅配置现代化的档案管理设施和方法是远远不足的，还需要聘用一些高素质的人才，进而使得整个档案管理变得准确有效。在实际的工作人员素质提高过程中，不仅要从外部聘用一些相关的人才，还需要从内部针对档案管理人员展开各方面的素质培训，提高他们的综合实践能力和道德素质。同时，疾控中心的档案本身对于疾控工作的开展有着基础的实践作用，因而需要针对档案管理人员开展积极的业务培训，使得他们的工作能力得到有效的提高，相应的档案管理也能够更加科学地为疾控开展形成服务，推动整体档案管理水平的有效提升。

2.3 建立健全基础的档案管理工作机制

疾控中心的档案管理工作在新时期的发展当中，已经十分重要，由于其档案不可复制，因而必然需要对基础的收集管理进行完善，以实时提高档案管理的科学有效性。疾控中心在新时期的档案管理工作开展当中，需要根据本单位的档案管理需求建立最为完善的档案管理工作体制，并且要针对档案收集和整理进行持续的优化。从档案的收集工作开展而言，需要采用多方面的措施进行收集，如随时收集、重点收集的全面融合，进而使得档案资料变得十分完善。同时，档案管理人员也需要调整自身的工作态度，认真完成不同的档案管理工作内容，提高档案管理的科学有效性。

2.4 加大对档案管理信息化建设重要性的宣传

应采取各种形式进行多样化的宣传，提升档案工作人员，特别是单位领导人对档案管理信息化建设的重视程度，如：讲座、培训、会议、新媒体视频等，让其理解档案管理对其职业生涯所起的重要作用，形成档案管理的正确认识。在普通疾病档案管理上，要进一步加强其对疾病的认识，形成一定的统计数据，能够更好地帮助研究人员进行科研分析和学术交流。

结束语：总之，目前我国的疾控中心档案管理工作虽然存在诸多弊端，但只要根据实际问题采取具有针对性的管理措施，就一定能够有效解决实际问题，从而为我国的疾病防控工作提供基础保障。