石油企业基本建设项目档案管理中的存在问题及对策研究

2019-11-30李岩海洋石油工程股份有限公司海洋工程技术服务分公司

数码世界 2019年1期

李岩海洋石油工程股份有限公司海洋工程技术服务分公司

石油化工本身就性质就十分特殊，在具体运营过程中会受到各项因素的影响，在实际生产过程中，经常会出现各种事故，这也更加突出了建设项目档案的重要性，因此，必要做好对建设项目的档案管理工作的分析。

1 分析建设档案管理存在的问题

1.1 意识差，责任不明

建设基建过程中，存在重建设，轻管理现象。因为工作人员对于项目建设管理重要性的认识不足，没有对职责进行详细划分，施工人员的流动性大，单位中的管理人员通常都是通过兼职的方式对相应的工作进行处理，无法及时对工程施工期间产生的各项文件归档。同时，因为参与工程建设的单位较多，每个单位在实际施工中都会形成工程档案，无法实现统一管理。

1.2 档案处理与工程建设无法同步进行

由于石油基建工程的规模较大，这就导致工程的建设中期较差，在漫长的工程建设过程中，经常会与遇到各种问题。工程实际建设过程中，由于档案管理人员对于基本建设程序的了解有限，而档案管理人员又不懂得工程的基本建设程序，无法对工程的建设进行合理指导，这将会导致工程建设中的施工图纸、关键文件材料等各项变更，以上问题的存在，会导致档案处理与工程建设无法同步进行，导致工程档案管理工作无法发挥出应有的作用，进而会引发工程质量偏低、无法按期竣工等各项问题。

1.3 数字化水平偏低

受历史遗留因素影响，我国石油基建项目档案资料库存中的数据量较大，同时，基础项目建设期间会经历多次的修改，建筑物的具体结构，以及内部的设备都会发生不同程度改变，形成的工程的文件数量不断增多，这就加大了工程档案数字的内容和标准。同时，由于基本建设项目档案数字化内容本身具有不确定性，图纸幅大，在具体保存过程中需要的时间较长，数字化过程中面临着一定的难度，这都对基建项目档案水化造成了不同程度的制约。

2 解决项目档案管理问题的有效措施

2.1 增强意识，明确责任

石油基建单位在基建项目建设前，就应当指派专人对档案管理相关的知识内容进行培训，提高相应工作人员对档案管理工作内容的重视。同时，要明确各个部门在具体工作中的具体职责。在实际工作过程中，要将基本建设项目管理工的具体质量情况纳入到领导的责任制中，对相应领导人员的具体工作责任进行明确。施工单位和监理单位在具体工作过程中，要及时的将资料列入到职责范围内，并且内容要完整、准确，对档案收集人员进行明确，指定其完成对项目文件内容的收集，以及做好相应的归档工作。建设档案管理人员在实际工作中要不断加强自身的责任感，在具体作业过程中，针对基础项目设计单位多，收集工作人员繁重情况，应当加强与不同部门的沟通，做好相应的协调工作，利用内部网络，对工程的实际施工进度进行全程沟通，主动参与到工程项目的建设中，在对工程项目有一个全面了解的基础上，完成相应的业务指导工作。

2.2 合理利用制度使档案收集和工程项目建设可以同步进行

在项目档案管理过程中，对企业内控流程和管理制度的合理应用，将基本建设项目档案管理工作合理的纳入到基建工程项目的剧吐管理中，从而使基建档案和工作建设两者可以同步进行，由源头提高项目档案管理工作的最终质量。在基建工程计划中，将项目档案工作作为整个工作的一项重要内容，使档案管理工作与基础工程的整体建设能够同步进行[3]。也就说，在申请项目立项时，就要对基建文件进行收集，整理，并且要需做好对各项内容的审查；项目竣工验收时，对项目文件进行归档验收。通过监理工程合同签订、工程监理等法律约束机制，构建档案归档准备金制制度等，确保档案监理工作的质量能够达到人们期望的标准。与此同时，作为档案部门在实际工作过程中，要与企业的计划部门和建设部门做好管理流程的衔接工作，进而完成对档案归档各项工作的合理控制。

2.3 加强现代化管理水平建设

油田数字化，档案信息化建设的，以及人们在对各项档案信息内容的合理应用都对档案数字化提出了更高的要求。在实际工作期间，相应的工作人员应当对项目档案数字化内容进行合理的论证，并且要做好相应调研工作，依据相应的工作结果，对数字化范围进行确定，针对重点项目并且改造、使用频繁，同时，需要通过合理的措施进行保护的基建项目档案应当优先实现数字化。在充分考虑实际情况的基础上，构建项目电子档案数据库，对涉及到的各项数据内容要做好相应的备份工作，并且要对各项数据进行安全管理，对于无涉密项目档案，可以通过电子文件的方式进行上传，逐步实现对项目档案的远程阅览、查询，从而使档案的利用效率能够得到进一步提升。