加强新时期大型科研生产企业档案工作有关问题的思考

李灵雪

加强新时期大型科研生产企业档案工作有关问题的思考

李灵雪

（中国工程物理研究院，四川 绵阳 621900）

通过分析新时期大型科研生产企业档案工作新特点，结合科研档案工作当前存在的问题，提出下一步大型科研生产企业档案工作改进和提升的思路和方向。

科研生产；档案资源；安全保密；创新模式

在20世纪50年代末、60年代初，国家为了保障重工业发展，制定了计划经济政策，并依托国家力量组建了一大批国家级科研生产单位，如中国第一汽车制造厂、东方电机厂、第二机械工业部、第七机械工业部等，这些单位和企业的建设与发展，涉及国家安全和国民经济命脉，在新中国工业史上发挥了举足轻重的作用。

1 大型科研生产企业档案工作的定位和职能

大型科研生产企业档案馆作为一个特殊行业的档案部门，管理着中国科研生产领域中的重要材料和信息，是建国以来中国科研生产和管理活动的真实记录，是几代科技人员心血和智慧的结晶，是中国宝贵的信息资源和知识资产，也是核心智力传承的重要载体，在中国各项事业发展中发挥着非常重要作用。目前大型科研生产企业档案部门承担的工作内容主要包括：①行业管理职能。包括本行业档案工作规划、档案规章管理和规章体系建设、档案人才队伍建设。②行业指导职能。包括本行业各立档单位档案规范化评估，固投项目档案、科研项目档案、重大仪器设备项目档案、重大活动档案的验收和管理。③档案资源体系建设。包括档案资源分类体系及归档体系建设，文书档案、科技档案、声像档案、实物档案等收集、整理、著录等工作。④保管和利用体系建设。包括档案保管、保护、编研和提供利用等工作。⑤安全保密体系建设。包括档案业务安全保密、档案场所安全保密、档案实体安全保密、档案信息系统安全保密等建设和管理。⑥档案信息化建设。包括数字档案馆建设、与行业各单位的互联互通、一体化运行，档案存量数字化工作和增量电子档案接收和管理。⑦科研生产图纸调配。根据科研部门要求连接设计和生产部门，实现产品状态控制。

2 新时期大型科研生产企业档案工作的新特点

档案历史传承的价值越来越重要。大型科研生产企业基本是建国后按照国家的安排组建起来的，大致成立时间在20世纪50年代后期，目前基本建立了60周年左右。随着单位的发展和延续，老一代科研人员年龄在80岁以上，很多记忆已经消失，档案作为历史传承的价值成为各级领导和各类人员更深刻的认识。

档案人员的结构在深刻变化。因为历史原因，2000年之前，大型科研生产企业档案人员一般都是由其他非档案行业转行过来，其专业水平较为欠缺。近几年国家培养了越来越多的档案专业人才，他们积极投身于科研生产档案事业，为科研生产档案下一步快速发展注入了新的动力和活力。

科技人员对档案的利用需求越来越迫切。现在的科研任务越来越重，科研项目越来越多，科研手段越来越先进，各类创新产品、装备、设备井喷式发展，怎样发挥科技档案的价值，挖掘科技档案更大的潜力，为科研人员提供更高效直接的档案服务，成为大型科研生产企业档案人的历史使命。

档案保密已成为不能回避的重要课题。大型科研生产企业档案部门的档案资料集中管理、普遍涉及企业秘密或国家秘密、数量庞大，一旦发生失泄密事件，将对企业，甚至国家安全造成不可估量的损失。因此安全保密的管控必须成为这些企业档案部门时刻紧绷的生命弦。

3 加强新时期大型科研企业档案工作发展的一些思考

2014-02底，中办、国办联合印发了《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》（中办发〔2014〕15号），对加强和改进档案工作提出了新的要求，对推动档案事业发展做出了全面部署，是新时期档案工作的纲领性、指导性文件。根据新形势下国家档案工作发展要求，结合自身实际，大型科研生产企业档案要有所提升和发展，就必须更新理念，确立目标，务实工作。

3.1 创新档案工作模式

当前大型科研生产企业档案工作基本按照“统一领导、分级管理”模式，即集团、院、厂所、实体多极管理。这种模式可以明确档案管理的责任和义务，可以明晰知识产权和成果归属，具有其特定的意义。但在大型科研生产单位，产品、装备的研制属于集团行为，甚至国家行为，虽然各分系统的研究、设计、生产分由不同的单位和部门负责，但其成果必须要服务于产品需要和战略需要。因此怎样系统、完备、安全的管理科研档案是档案部门的首要任务，创新大型科研生产企业档案工作模式具有重要意义。

简单来说，就是要建立大型科研生产企业集团级“大档案和大服务”的工作模式。“大档案”是由各单位单一的、个体的档案馆（室）形成集中统一的大档案馆，有条件的单位要建立集团级大一体档案部门，整合下属各单位档案机构、档案人员、档案场所、档案设备、档案实体等资源，进行统筹集中管理。根据地理位置和专业分工可在集团级档案馆下设分馆或专业馆，在统一、规范、系统要求下履行各自职责。这种模式可以避免目前各单位档案工作管理、业务、投入、效能差异，避免部分档案资源重复收集、整理、保管、数字化等工作和人、财、物等资源的浪费。“大服务”是通过信息网络连接集团内所有数字档案馆，形成档案馆（室）群体，将电子文件、资料、图纸、实物等所有档案资源完整集合，形成多元化和多样化的服务功能。

3.2 完善科技档案资源体系

大型科研生产企业科技档案作为科研生产活动的真实记录和历史凭证，是单位科研生产活动成果和科学技术储备的重要载体。科技档案资源的收集是积累档案的重要手段，是大型科研生产企业档案工作的起点，也直接影响到档案业务其他环节的质量。当前，大型科研生产企业档案部门虽然建立了科技档案资源收集体系，但由于各方面归档意识尚不够强化、归档流程不够合理、档案部门作用发挥不够充分，科研科技档案资源并未做到应归尽归、颗粒归仓。如何确保各类档案资源的完整、准确，应收尽收，仍然是下一步科研档案部门的重点任务。

科技文件是科学研究、生产建设、管理服务等各项活动中按照一定程序和要求形成的各种形式和各种载体的记录。科技文件是科技档案的前期形态，两者是同一事物的不同发展阶段。因此科技文件工作是科技档案工作的基础性、准备性工作。档案部门要想做好档案工作，必须加强前端管理和对科技文件全过程的监督、控制，使其规范化、标准化及与档案工作协调化。档案部门要与科技、计划、监督、技术、生产等部门协同，按照科技工作开展的流程和模式，构建科技文件形成体系或类别，按不同体系分别建立科技文件档案化控制办法。明确归档范围、归档方式、归档流程、归档要求等细节，让编写人、审核人、签批人、档案人都明确科技文件档案化过程中的职责，都为科技文件归档工作发挥各自的作用，从而使科技档案工作“三纳入”“四参加”“四同步”制度得到落实。

3.3 建设大型科研生产企业档案知识城堡

大型科研生产企业科技档案蕴藏了大量的科技人员的智慧和知识，档案部门要将科研档案资料建设成为知识宝库作为发展目标。具体可从以下几个方面入手。

建设知识城堡。对馆藏科技档案资源进行科学分类，如装备研制、科研成果与专利、基本建设、设备仪器、技安与环保等；按类别编制知识框架，确保每一份档案在知识框架中都有归属；将馆藏档案目录按知识框架分别列入；开展数字化、档案挂接和数据建库工作。文书档案、声像档案、实物档案也可按此思路开展知识城堡建设。

开展知识挖掘工作。依据知识城堡，依托内部和外部其他的知识要点，了解科技人员的信息和知识需求，通过搜寻、组织、挖掘、提取、分析、整合、重组、集成和创新，从而提炼出本系统、本行业科技人员所需的知识产品。

提供知识服务。利用信息技术，将传统的提供低层次、零散的档案实体查阅、档案复制等服务，转为提供高层次、系统的信息服务与知识服务。建立档案知识门户，通过主动推送授权目录、授权档案和授权知识产品，缩短知识与利用者之间的距离，降低科技人员获取知识的时间和成本。

3.4 强化大型科研生产企业档案内部安全保密管控

城堡的攻破往往来自城堡的内部，因此在采取传统的周界围栏、警卫值守、电子门禁、视频监控等抵御外部入侵的同时，今后的发展方向是更要堵住内部失泄密风险点。主要采取的措施如下。

库房双人双岗。通过制度设计、出入登记、生理特征门禁等实现双人双岗管理库房。

库区巡查。执行库区巡查制度，落实国家档案局在《关于进一步筑牢安全防线确保档案安全的通知》中提出的，加强档案库房巡查和整体管控，实行24 h值班制度，实行领导在岗带班的制度。

强化重要档案出入库管控。针对重要档案（密级高的文件、敏感度高的文件、数据集中的光盘磁带等），设计新的封闭式档案柜，重要档案按份或按卷（盘）分别存入不同柜体中。重要档案出入库须由库管人员提出申请，说明事由，并通过领导审批。采取审批后发送随机验证码，方可打开封闭式档案柜的方式（类似普通快递柜开启方式）取存档案。这样可有效避免库管人员随意接触重要档案，发生内部人员复制、摘抄、夹带、翻拍等情况，确保国家秘密安全。

加强档案过程管理。档案人员之间的档案移交和接收（如整理人员向库管人员移交档案、库管人员之间库房交接、开展数字化出库、编研出库等）必须履行审批和签字；重要档案或批量档案必须三人以上进行交接，避免中间过程漏洞，也方便事后追溯。

［1］赵屹.档案馆的现在和未来［M］.上海：上海世界图书出版公司，2015.

［2］覃兆刿.企业档案的价值与管理规范［M］.上海：上海世界图书出版公司，2015.

G271

A

10.15913/j.cnki.kjycx.2019.19.040

2095－6835（2019）19－0098－02

李灵雪（1976—），男，四川遂宁人，大学本科，副研究馆员，研究方向为档案信息化、档案工作规范化评估、档案安全等。

〔编辑：王霞〕