探讨如何做好现代企业会议管理工作

2019-11-29俞辰

商品与质量 2019年3期

俞辰

江苏省电力设计院江苏南京 211102

1 会议管理的重要性

（1）联系企业内外部，使得各部门得到沟通。企业内部需要加强与企业外部的联系，企业内部各部门之间的信息也需要及时沟通，信息能够公开化共享。这样管理的人才能综合各部分信息做出最正确的判断。提高效率，促进企业的稳步运行。（2）规范企业，规划进度，统筹全局。当问题出现时，要解决这个问题就需要集众人之所长，这就需要会议去综合各个方面，得到最有效的方法。一个企业正常的运行需要各个部门有条不紊地进行工作，不能耽误工作的进度，会议管理工作很好地解决了这个问题，将保证工作合理得到安排。

2 会议应该坚持的原则

2.1 明确目标并突出重点

会议的内容如果过于空洞、无物，离主题又远，特别容易引起参与会议人的反感。因此会议需要坚持目标明确、直入主题的重点，才能让参与会议人员更注意，有效解决问题。

2.2 时间长度合理

人的注意力没有办法长时间集中，因此会议需要在人的注意集中时间阶段尽快将问题突出。如果时间太长，参会人员就会将注意力分解并产生倦怠感，容易造成反感并且决策效率低，如果会议太长还会耽误正常工作的进行，让员工对会议产生抗拒心理，并且对之后的会议安排不方便。

2.3 良好的秩序

良好秩序的会议能提升效率。一个在会上相互否认、不认可的会议是无效率的。而清晰、条理清楚的可有效帮助和会人员冷静头脑，理顺思路并将思维打开，优化会议决策的质量。

3 做好企业会议管理工作的方法

3.1 提高整体会议的质量和品质

企业之所以存在会议这项工作，就是希望通过会议来提升整个企业的进步，那么，现在的企业想要制作出更加有价值的会议，就需要从会议整体的质量和品质进行改善。除了要在前期不断的完善和充足会议的准备工作外，还需要配备相关的会议记录人员，因为如果单纯只依靠会议内容的文件是无法将所有因素都涵盖进去的[1]。在整个会议中，经常会有领导或者员工提出建设性的建议，那么这个时候，就需要记录人员将这些都记录整理出来。参会的人员无法及时的将整个会议的内容都记录在案，因此，每个企业都需要安排专门记录的人员来完整这项工作。会议的过程非常重要，但是会议的后期工作也是很重要的，企业可以在会议结束之后，针对会议过程中的讨论内容，再制作出一份详细的会议内容，分发给每个参加会议的人，让员工们进行消化和巩固。另外，在每次会议结束之后，相关的管理人员应该给每个参会人员发一份调查表，让参会人员在调查表上写出参会的感受，以及会议中的不足和问题，以及希望下次会议可以做到哪些改进。这样一来，会议的质量和品质就可以保证一次比一次进步，一次比一次有效果。

3.2 加强会议过程的交流和沟通

每个企业中都有专门用来沟通工作的社交软件，有些是QQ。有些是微信，但是因为人们长期习惯这种线上沟通，使得大家的线下沟通能力开始日益下降。最为明显的表现，就是一些企业在开会的过程中，已经很少有人会发表意见和建议了。整个会议下来，只有领导在滔滔不绝的说，但是却没有做到领导和员工，以及员工和员工之间的沟通[2]。因此，在这样的情况下，就需要存在这方面问题的企业，通过加强会议过程的交流和沟通来提高会议的管理工作，企业中的会议分很多种，参会人数不同加上参会人员不同，就会使得沟通和交流的信息不同。而对于企业来讲，会议应该是大家畅所欲言相互交流相互学习的过程中，因为，企业在将来进行会议管理的时候，需要多多鼓励员工在会议过程中发言，领导应该起到带头作用，在整个会议中活跃气氛，将员工的积极性和主动性都调动起来。通过这样的方式，将整个会议营造出一种向上的感觉。另外，还可以借助现在的多媒体工具，向员工们展示和企业相关的先进的内容，让员工们在学习的过程中，不断的学习和交流。不断的提升自身的想法和能力。

3.3 加强行政人员素质培养，提升行政人员办会技能

一是行政人员要从思想上重视会议管理工作。会议管理工作是一项被动型较强的工作，从会议议题的选择、参会人员范围的确定、会议时间的安排等等，行政人员都必须按照领导的指示开展工作。行政人员如果不真正从思想上重视会议管理工作，认为凡事听从领导安排即可，必将无法做好会议的管理。只有真正从思想上认识到会议管理工作的重要性，认识到行政人员在会议管理工作中能发挥的巨大能动性，才能进一步在行动中提升技能。二是行政人员要加强对会议管理相关知识和最新政治要求的学习。会议管理工作是一项综合性的工作，要想做好它，行政人员必须具备良好的沟通协调能力、团队合作能力、随机应变能力、公文写作能力，因此，加强相关知识的学习尤为重要。另外，新形势下，中央对会议工作提出了很多新的政治要求，行政人员必须及时学习并掌握，在会议管理过程中严守规矩，避免在会议管理工作中“踩红线”。三是行政人员要重视积累办会经验。“纸上学来终觉浅，要知此事需躬行”。在办会过程中，行政人员要做“有心人”，既要注意提炼对提高会议质量行之有效的方法，固化经验；又要总结不足和可以改进的地方，避免同类错误的再次发生。另外，行政人员也应多向上级领导和经验丰富的同行加强交流，用他人的经验和教训来指导自身工作。