加强档案数字化建设实现管理高度共享重点分析

2019-11-29马登景胥金芳

商品与质量 2019年18期

马登景胥金芳

金川集团工程建设有限公司甘肃金昌 737100

档案数字化是基于计算机技术、数字摄影技术和存储技术等科技发展建立起来的一种新型的档案信息形态，档案数字化将档案资源转化为数字档案信息进行存储，实现网络化连接，利用计算机技术在管理上的优势，构建起结构规范的数据库信息，能够在档案的调取、查阅和共享方面实现更加便捷，更加准确，更加快速，从而实现了信息管理的高度共享。

1 加强档案数字化建设的意义

传统的档案管理是依赖于手工管理为主，在归档、文书处理方面不仅仅占用了大量的人力资源，也在档案存储方面存在较为重大的弊端。传统的档案大多是采用纸张进行记载，在经过长时间的存放保管过程中，受到环境等变化的影响，经常会出现虫蛀、受潮等情况。这不仅带给档案在存在方面的很大损失，也增加了许多在档案管理方面的额外费用。档案数字化是采用现代管理方式和科学手段进行的，通过计算机扫描等技术将档案信息数字化存储在计算机系统中，从而实现档案管理的高效性和准确性。在我国信息和科技的不断发展前提下，实现档案数字化管理已经成为未来发展的趋势。通过计算机网络系统可以是档案归档更加简单方便，还能改变传统的递交、分类立卷、编目等较为繁杂的工作程序，通过计算机系统高效实现，让档案管理变得更加简单，节省大量的人员精力的消耗，降低管理成本[1]。

2 通过档案数字化的加强，实现管理高度共享

目前，档案数字化水平正随着计算机科技的发展正在不断提高中，在这样的阶段中也呈现出了各地区发展速度不均衡的情况。产生这些状况的主要原因在于档案数字化的进程受到各地区科学水平、经济水平和人才构成的多方面因素限制。因此，要加强档案数字化，实现管理高度共享就要从多方面入手。

2.1 加强档案数字化基础设施建设

要加强档案数字化建设，实现管理高度共享，就要在数字化基础设施建设上加大投入力度。档案数字化系统是有基础应用平台、业务应用和信息服务平台、管理和维护系统构成，这些不仅对系统运行环境参数提出了较高的要求，同时也对运行网络提出了更高的挑战。档案信息管理不仅仅要做到信息管理完善，还要实现在网络传输等过程中安全性。不仅在计算机硬件上要具备档案数字化管理的需求，在软件和后期维护中都要具有较高的水准[2]。

2.2 加强档案数字化软件方面的兼容性

随着档案数字化进程在社会各界中的发展，许多软件开发企业也将目光集中在了数字化软件开发上，呈现出百花齐放、百家争鸣的态势。这样虽然能够提高软件开发企业的竞争，存进技术能力的提高和运营成本的降低，但是也存在着较为突出的弊端。许多软件开发企业在技术上相对独立，开发出来的数字化信息管理系统在应用中兼容性较差，尤其在实现信息管理高度共享中，常常成为信息传输和调取的阻碍。因此，要加强数字化档案信息在管理中的高度共享，就要提高信息管理软件兼容性。要实现管理软件的兼容，就要对软件开发企业进行规范，综合考评企业对档案数字化软件开发资质，能够符合政府和社会各界的要求。

此外，档案数字化载体涉及范围比较广泛，通过局域网、政务网和互联网都能够进行计算机的建设和查阅，在管理水平上得到有效提高的同时，对网络的普及也提出了更高的要求，对运行软件也提出了更高的要求。在档案数字化过程中，也势必会呈现出较为激烈的市场竞争态势，采取丛林法则实现对软件开发企业的优胜劣汰[3]。

2.3 加强在实体档案库向数字化转变前期准备

要实现档案数字化管理，就要将档案从实体档案库中调取出来，要经过拆卷，审核校对等一系列过程，再通过扫描矩阵技术对数据进行采集和收录，在进行采集数据的同时，还要做好对扫描图像进行技术处理，去除扫描的黑边等，纠正在采集信息过程中出现的偏差。之后还要进行档案目录的整理，电子材料的核对矫正，实体档案的装订还原，电子数据的归档建库等工作，这些环节都需要互相配合，相互辅助。因此，在进行档案数据化的前期准备工作中，要做到合理的统筹安排，要做好相关工作人员在技能方面的培训和对工作环节上的密切配合。只有做好在档案数字化信息采集的前期准备，才能使档案数字化顺利实施，才能够让数字化档案信息实现高度共享。

2.4 对档案管理人员进行技能培训

在档案数字化管理过程中，对管理人员的技术要求要远远高于传统的档案管理，信息化的档案管理不仅要求管理人员具有相关的计算机操作技能，还要对档案实体管理具有深刻的了解，能够在工作中不断丰富档案信息的内容，做好档案信息的归档工作。这就要求相关的企业和政府职能部门，加强对档案管理人员工作技能上的培训，提高工作人会员在数字化管理工作中的综合素质。从而，能够提高档案数字化信息在管理中的高度共享。

3 档案数字化建设的难点

档案数字化建设目前尚处于发展阶段，还有很多企业和社会各界对此没有更加明确的认知，缺乏对数字化信息的刚性需求。因此，在资金和技术投入方面有些不足。这也将限定这档案数字化信息的普及概率，使管理的高度共享仅仅局限于科技信息和经济实力比较发达的少数地区。因此，档案数字化建设实现管理高度共享还需要有很长的一段路要走。