工程项目设备文件管理现状及对策

董丽凡

中核四0四有限公司工程建设项目经理部 甘肃嘉峪关 732850

设备档案是竣工项目档案的重要组成部分，它真实地反映了工程项目从设备合同的签订、到货验收、安装、调试、竣工的整个过程，是记录设备移交、调试、使用、维护、检修的原始依据，对于提高设备的完好率和利用率具有重要的作用，同时，在工程项目竣工投运后的生产运行、维护、检修等工作中也起着重要作用[1]。

1 工程项目设备文件管理工作的现状

由于承建的工程项目大部分建设规模较大、工期长、参与的建设单位较多，形成的设备文件数量庞大、种类繁多。由于种种原因，在工程项目建设过程中，项目设备文件的收集、整理、归档等工作还存在以下几个方面的问题：

1.1 设备文件的收集缺乏原始性、完整性

工程项目建设过程中，各参建单位对设备文件的收集缺乏统一有效的管理，只注重工程的进度，而忽略了对设备文件的收集。在项目竣工验收阶段，致使大量设备文件收集不全或遗失，不得不采取资料后补的补救方法，导致竣工设备资料失去它的真实性和完整性[2]。

1.2 设备文件的整理缺乏专业性、系统性

设备文件的整理工作，没有统一的规范标准，有的设备文件按单台（套）进行整理，有的设备文件按专业子项进行整理，由于每个施工单位资料人员对档案专业知识的掌握程度不同，在资料的分类、整理上存在很大差异，这样就造成同一工程项目设备文件资料分类不统一，整理不规范的现象，致使工程项目设备文件资料缺乏专业性、系统性。

1.3 设备安装、试车过程文件资料缺乏

无论是设备安装调试人员还是设备使用维护人员，注重的只是设备的质量好坏与否，而对于在安装调试过程中产生的各种原始记录的重要性却缺乏必要的认识，而设备档案人员又不能及时收集追踪，因而这部分过程资料是缺失不全的，这使今后设备的运行、维修、维护工作将缺乏第一手原始记录凭证，同时也造成工程项目设备文件的不完整。

1.4 缺乏对设备文件的全过程管理

在工程项目建设过程中，设备文件始终处在频繁使用状态中，而设备档案管理人员缺乏对设备文件的全过程跟踪管理，与使用人员之间借阅手续不清，致使部分设备文件资料在安装、调试过程中原件损坏或遗失。

1.5 监理单位对设备文件监管力度不够

因监理单位承担的监理工程多，施工现场分散，施工过程文件量大，监理单位主要的精力都投放在了施工现场，加上部分监理人员缺乏必要的工作经验，对施工过程中设备文件收集整理的监督力度不够，影响了竣工资料的准确性和规范性。

2 设备档案管理存在问题的原因

2.1 设备档案管理意识薄弱

不论是建设单位还是施工单位，都缺乏对设备档案重要性的认识，设备档案管理意识不强，认为设备随机文件不需要归档保存，有的用完之后就归为已有或是下落不明，造成设备档案的流失，致使部分设备档案长期在个人手中或部门内部保存，没有按规定移交档案部门统一保存使用。

2.2 设备档案缺乏有效管理

针对设备档案虽然有相应的管理制度，但执行落实不到位，缺乏必要的行政约束力，设备档案缺乏有效的管理。一方面，设备文件有的散存在设备管理部门、科室，有的散存在个人手中，设备档案缺乏集中统一管理。另一方面，一些单位、部门对形成的设备档案不能及时归档，造成设备档案不完整，给日后查找利用带来不便。

2.3 设备档案管理缺乏考核机制

在工程项目建设过程中，存在着只注重工程项目建设进度、质量，却忽视对档案资料的收集、整理。在量化考核方面，往往只注重对工程项目的计划、投资、进度、安全、质量、招投标、合同、预算等方面的考核，而对于伴随工程项目建设全过程产生的档案各类资料却缺乏必要的考核机制。

3 加强工程项目设备文件管理工作的对策

3.1 加强设备档案的监督、指导，注重业务培训

档案管理人员必须具备一定的档案专业知识，同时，还须具备工程项目建设中各相关专业技术知识，加强设备档案人员的业务技能的培训，以提高设备档案管理人员整体业务素质。并且还要定期组织施工单位和监理单位资料员进行有关竣工资料规范的培训，及时传达上级部门对档案工作的新要求、新规范、新思路。

3.2 加强设备过程资料的管理

为了确保设备档案资料的完整、系统，必须切实加强对设备过程资料的收集，不忽视任何一个环节。设备验收单、装箱单、说明书、使用手册、商检证书、设备原理图、线路图、维修保养说明书等设备文件资料是设备档案的重要组成部分，而设备在安装调试阶段形成的安装调试记录等也同样是不可缺少的，其在今后设备运行、检修、维护过程中起着重要原始凭证依据的作用。

3.3 督促监理单位加强对设备文件的监管力度

针对监理单位对设备档案文件管理过程中监管不严的现象，及时对监理单位日常工作中出现的问题提出意见和建议，在实际工作中规范设备档案的具体要求，有效的提高设备文件的归档质量，保证竣工文件的真实性和准确性。

总之，随着企业的不断发展，生产的不断扩大，设备不断更新换代，设备档案管理在企业发展过程中起着举足轻重的作用，而设备档案质量的好坏直接影响到工程建设项目竣工档案的质量。因此，必须采取健全设备档案管理规章制度，加强设备档案过程管理，增强设备档案监管力度，提高设备档案管理人员业务水平等措施，以确保工程建设项目设备文件的真实性、准确性、系统性、完整性[3]。