对煤矿业综合办公室工作的若干思考

2019-11-29刘燕敏

商品与质量 2019年34期

刘燕敏

山东里能鲁西矿业有限公司山东济宁 272116

在我国“十三五” 规划进程中，煤炭企业在去产能、绿色发展、多元化发展方面已取得了阶段性成果，煤炭企业的发展向智能化、集约化产业经济更近一步[1]。这就要求办公室的从业人员随着企业转型而转变工作形态，不断提升对自我要求，以适应未来企业及国家产业改革发展的需求。

1 煤炭企业办公室职能与定位

煤炭企业办公室工作主要体现在参谋助手、综合协调、督查督办、服务保障四个方面。这就要求其办公室人员具备综合的办公能力与敏锐的政治思维，在高度协调配合的工作过程中，为企业的运行与发展提供新动能。由于煤炭企业自身的行业特殊性，这就要求办公室人员更要充分彰显其在企业运行、生产中的关键地位，积极统筹协调企业内部相关政策实施、做好部门之间、领导与员工之间的沟通纽带，为企业的良好运营与发展保驾护航。从办公室工作人员角度来讲，需要充分认知办公室职能的重要性，树立创新思维意识，定位岗位需求，制定并优化工作计划，在工作中为企业站好每一班岗。

2 煤炭企业办公室工作现状

办公室内部人员缺乏创新与转型意识：由于煤炭企业自身缺乏先进管理制度作为改革的有力支撑，内部体制长期僵化并造成企业内部人员改革创新意识较差，有种“温水青蛙” 的稳定感觉，突出暴露了企业体制与员工思维固化，成为了企业改革转型的一大难点。

3 优化改造的实施体现切合实际的原则

3.1 新增功能

系统以建立内部控制大数据为目标，以信息系统的互联互通为途径，探索新增功能。①增加公共资源管理查询、多流程混合检索、单个文件的关联查询以及增加可查询条目和模糊查询。公文、人事档案实现了归档、搜索查询。②细化审批流程会签、协同功能，继续提升流程的自由度。③申请人对审批流程执行撤销、修改的审核功能达到全覆盖，既保证内控要求又兼顾了自由度。④为流程增加新规则。当流程判断条件不适用于一些特殊情况，在原有页面中增加多选项条件或特殊情况判断列表，以实现不打破原有流程基础上系统可对多种复杂情况进行自动判断，并以此原则解决同类问题。⑤将待办事项自动生成会议议程。⑥电话簿功能可查看单位人员所需基本信息，由本人或系统管理员双向维护信息，增强群组信息交互，提高需求兼顾自由度指标。

3.2 创新工作模式

企业未来发展需要实现产业高效运转，以结果为导向的发展更为明显。而煤炭企业办公室的特殊性要求办公室工作人员需具备清晰的工作思路，较强的综合工作能力，以避免在工作中出现不必要的失误，为企业造成损失[2]。因此，作为企业办公室工作人员践行工作的同时，需要逐渐转变工作思维，树立创新发展、创新工作的意识，在工作的进程中不断探索。当然，企业办公室的工作模式改革与创新也不是一蹴而就的，需要在企业领导的关心下，工作人员积极深入工作中去，扎根工作，在多年经验的基础之上，跟随时代发展趋势，不断进行创新

3.3 提高办公室人员信息化水平

企业发展的根本在于人的发展，优质人才的培养，可以促进企业的不断进步发展。随着信息技术与机电一体化技术的高速发展，让煤炭企业办公室的改革与发展具备了客观的辅助条件，积极运用计算机信息技术进行工作，可大幅减少人工，提升工作效率。例如：可通过计算机建立煤炭生产及环境监测数据系统，对生产管理进行全面监督，其在提高工作效率减少人工的同时，也促进了企业办公室工作模式的变革。或者，可以在电脑上建立企业网站，对于企业内部的会议、资料进行统一管理，对于内部政策信息进行站内发布，提升其在工作方面的信息化水平。

3.4 优化功能

①建立功能关联，拓展流程选项，添加设置指令执行时间并由单个设置转为批量处理，增加系统消息自定义自动回复功能。②界面优化。包括优化自动适应显示和增加指导性提示语，提高了OA 优化途径的效率和需求标准。③安全升级。主要完成了数据加密，数据库中存储的重要数据均利用了md5 加密技术，增强了系统的安全指标。④性能优化。优化耗时较长的功能，做到即点即用。

3.5 远程升级途径的实现

基于移动端设备开发远程和异地访问系统，实现远程、异地办公。通过移动端即时收到待办事项和系统消息，并保障数据通信安全和服务器安全。远程优化在网页、APP、微信小程序等方案中利用层次分析法对6 项权重指标进行评估，着重考虑用户在远程特别是移动设备上使用的便捷性、远程访问安全性和实现难易程度等。通过各项指标的对比结果，总结出采用开发远程APP的优化途径为最佳选择，即能快速解决需求和效率问题，还保证满足事业单位重视的内控要求，也不存在苛刻的开发技术条件，具有较高的可行性。

3.6 安全升级

安全升级优化主要以安全访问和容灾备份为主要诉求。通过搭建和配置硬件防火墙，对远程和异地请求设置访问规则、数据加密以实现安全访问。通过搭建灾备服务器，使系统在意外停止工作时，可以切换到灾备服务器继续正常运行。安全升级主要受内控、安全、可行性指标影响，实施前需考虑单位在设备采购、资金预算方面的因素，设备是否符合安全要求以及实施优化后的增益效果。升级后可改变之前因简单过滤访问措施、没有灾备能力而造成的数据损失风险。安全升级具体方案的防护效果和购买的设备质量也有关[3]。