新形势下企业档案信息化工作的管理与利用

孙岳新

济宁市技师学院 山东济宁 272000

企业档案是企业在生产、经营过程中产生的具有保存价值的文字、图表、图片等信息材料。企业档案信息化是指企业利用现代信息技术，对企业的档案资料进行采集、整理、归档和利用。传统管理模式下，企业档案管理效率低下，档案信息难以共享[1]。随着现代信息技术在档案管理中的应用，经过信息技术处理后的企业档案实现网络化、数字化，实现了档案资源的共享共用，极大地提升了企业档案在企业生产、经营、发展中的应用价值，在提升企业的市场竞争力方面发挥了积极作用。

1 信息化建设在企业档案管理中的应用价值

顺应科学是企业档案管理工作的必由之路，也是提高档案服务水平、加速档案管理的客观要求。科学的管理手段是保证档案管理工作顺利进行的源泉，是档案管理模式的重大革新。传统的档案形式都以文字记录的纸质形式存在，现在，由于电子计算机和现代通信技术的发达，档案信息资源的形式有了更高的发展，不再只是单纯的文字形式，还可以增加照片、图表、声像等形式，已多形式组合的档案信息资源形态，使档案信息图文并茂、生动形象，使人们对档案信息资源的内容一览无余、印象深刻。网络下的档案信息资源使档案资源可以不受时间、不受空间、不受地域的限制，在更高程度上实现了资源的共享，为档案利用者提供了更为便捷、高效的通道，提高了档案信息资源的利用率和共享性。

2 档案信息化管理中存在的问题

2.1 档案管理的安全意识较差

档案信息管理与其他信息管理工作不同，档案信息管理中有很多重要文件，特别是一些档案信息不能泄露，需要保护，但是在工作中，往往容易被工作者忽略，给档案信息管理安全带来一定隐患。随着网络技术的进步，档案信息在网络上保密不严密或者工作者忽略保护，容易被不法分子盗取信息，甚至有些在网络上传播，造成档案信息流失，给企业带来严重的经济损失。

2.2 企业不重视档案管理工作

目前，很多企业的档案信息管理意识淡薄，甚至有些企业没有设置相关档案部门，导致员工档案信息不全，影响档案信息管理工作的进程。即便有些单位设置了档案室，但是对此重视不够，在工作开展中，很多情况下是为了完成工作，采用了传统档案管理模式，忽略了现代化档案信息建设工作，工作进程缓慢。

2.3 档案信息化建设投入不足

档案信息化建设需要资金投入，一方面，需要大量的硬件设备，比如扫描仪、计算机以及打印机等，应用这些设备有利于实现纸质档案的电子化；另一方面，需要投入相匹配的软件设备，应用这些软件设备方便档案储存和管理。总而言之，档案信息化管理不仅需要投入较多的设备，还需要投入资金，但现阶段单位对档案信息化管理并不重视，投入较少，影响了档案信息化管理工作的进程。

3 企业档案信息化管理对策

3.1 软件硬件一起抓，推进档案管理现代化

信息化条件下，电子档案分类管理、电子文件规范归档以及数字化处理对档案信息资源开发利用提出了新的要求。档案部门应积极适应云计算、大数据技术发展的趋势，规划与建设好数字化档案数据库，加快档案数字化进程。特别是针对档案工作人员少、档案藏量大的情况，要更多地利用电子设备对档案信息进行检索、编研和统计，进一步提高工作效率和档案信息开发效益[2]。同时，要强化软件设施建设，依托电子公文系统，不断加强电子文件的归档和传统载体档案的数字化管理，加大档案现代化、信息化建设力度，开发现代档案管理软件，推进数字化档案室建设，通过在线授权，实现本企业档案资料在线共享和管理无纸化、收藏数字化、服务网络化，直接实现档案信息管理从传统管理阶段向信息资源管理阶段迈进。

3.2 强化业务学习和创新，推进队伍建设专业化

为了全面推进档案管理现代化，顺应企业战略发展要求，以档案管理现代化为手段，全力打造信息化、智能化、网络化档案室，要做到如下几点：一是要培养一支高素质的专职档案管理队伍，引进专业人才，强化业务技能培训和网络技术培训，树立先进的管理思想，学习科学化的档案管理理论，积极改进服务方法，完善服务手段，拓宽服务领域，全面提高档案工作人员的综合素质，为档案室管理从传统模式向现代化管理转变奠定坚实的基础。二要在不断探索创新基础上，及时总结好的经验做法，积极寻找档案管理中的创新点和闪光点，并进行汇总、整理、优化，努力探索出一套适合本企业工作实际的现代化档案管理机制。

3.3 加强管理，健全档案信息化管理制度体系

在企业的日常档案信息化管理过程中，要尤其重视规章制度的建立和完善，使企业档案信息化管理更加的规范和完善，为后期的档案利用奠定扎实基础和完善的制度保障。首先是要严格按照《档案法》《全国档案信息化建设实施纲要》《企业档案管理办法》，作为指导和规划企业档案信息化建设的纲领性文件。其次，企业档案管理部门应结合行业档案特点，以国家档案局、地方行业标准等为基础，完善企业档案信息管理规范、制度和标准体系[3]。

4 结语

计算机信息技术的应用极大地提升了企业档案信息化管理水平，也为企业生产、经营和企业文化建设提供丰富的档案信息资源。与传统的档案管理模式不同，信息时代大背景下，企业档案信息化管理面临着许多新的挑战和新的要求，需要企业管理者高度重视档案信息化管理工作，加大档案管理人员的信息素养的培育，增加信息化管理的经费投入，改善档案信息化管理基础，完善信息化档案管理制度体系，切实提升企业档案管理的现代化水平，为企业的发展壮大提供支持和帮助。