试论当前财务档案管理存在的问题及对策

2019-11-28曲静

商品与质量 2019年16期

关键词：财务档案管理制度

曲静

山东省葡萄研究院山东济南 250100

财务档案资料能够很好地体现出企业日常经营信息，同时还涉及到了一定的商业秘密，企业在进行管理的时候都会借助于相应的措施来对其进行强有力的管理，而做好这一项工作则能在一定程度上促进高校健康和谐发展。

1 当前财务档案管理存在的问题

1.1 财务档案管理机制不健全

就目前来看，企业管理人员还是以经济效益发展为主，所以在财务档案管理工作上认识存在不足，而一般规模较大的企业在发展过程中就能借助于完善的财务档案管理机制来进行财务档案管理工作；但是，很多规模较小的企业在发展过程中，因为自身实力等多方面的限制，并不能真正做好这一项工作，从而直接引发无档案管理制度、无档案等情况的发生[1]。

1.2 财务档案管理重视程度不足

就当前企业负责人对于财务档案管理工作的态度来看，其对于这一项工作的重视程度还是有待于提升，很多企业在发展过程中甚至都没有构建出完善的财务档案管理机制，也缺少相应的制度保障。在这种现状之下，虽然也能在一定条件下展开企业财务档案管理活动，但是在实际工作过程中却经常会出现档案错漏、丢失、损坏等问题，最终也就无法保障财务档案管理工作能够满足企业发展需求。

1.3 财务档案管理制度执行力不足

在财务档案管理过程中，若是只有财务档案管理制度却并没有将其有效落实下去是远远不够的，因为只有真正将其有效的执行下去才能真正做好这一项工作。但是，就当前很多企业发展实际来看，其财务档案管理制度建设情况虽然较为良好，但是很多管理层对于这一项工作却存在应付思想，觉得只是简单的走个过程，存在较为明显的表明主义形式，在这种情况下，财务档案归档、收集等工作质量自然也就无法得到保障，严重降低了财务档案管理工作效率[2]。

1.4 财务档案管理工作人员素质有待提升

第一方面，财务档案管理工作人员学历不高，大多是大专及以下的文凭，在这种档案管理人员学历水平有限的情况下，财务档案管理工作质量自然也就受到了影响。另一方面，财务档案管理工作人员业务水平有待提升，很多企业在进行财务档案管理的时候，甚至都没有安排专门的管理人员进行管理，反而将其交由会计部门进行兼职处理，在这种情况下，财务档案管理工作质量自然也就会受到影响。

1.5 财务档案保密性问题

财务档案管理过程中，财务档案数据信息的保密性也属于较为重要的一个问题，做好保密工作才能真正保障财务档案管理数据的真是习惯与可靠性，所以当前很多企业在进行财务档案管理工作的时候，都会借助于财务档案保密程序以及手段来做好这一项干工作，毕竟一旦泄露企业财务档案管理信息，企业就会因此而受到损失。

2 财务档案管理优化对策

2.1 提高认识完善财务档案管理制度

就当前企业财务档案管理工作实际来分析，要想真正有效的应对上述问题，首先还是需要在认识上形成正确的认识，在发展过程中提高企业管理层与内部人员对于财务档案管理工作的认识，以此来避免因为认识不足而引发的财务档案管理质量下降等问题。为此，企业领导人员一定要提高自身的认识，在发展过程中借助于有效的手段来对财务档案管理制度进行完善与优化，制定出针对性的制度来促进财务档案管理工作的有序实施。

2.2 做好培训教育提高财务档案管理技能

企业可以定期对财务档案管理工作人员进行培训与教育，以此来让其形成较为良好的专业技能与财务管理先进方式，从而促使其财务档案管理工作质量得以提升。其次，在教育与培训过程中，还需要做好财务档案管理工作人员思想教育工作，借助于这一手段来提高财务档案管理工作人员职业道德素养，让其在工作过程中能够保持较为良好的责任心与耐心，从而真正促进各项档案管理工作的有序深入与实施，最终真正保障财务档案数据信息的完整性与真实性。再次，在培训与教育过程中还可以借助于各种方式来对财务档案管理工作人员专业技能进行培训，同时基于考核结果来制定出相应的改善计划，这样就能让财务档案管理工作人员专业素养与技能得以有效发展，促进财务档案管理工作的有序实施与深入。

2.3 明确责任将财务档案管理制度有效落实

首先，在发展过程中可以加强监督，制定出明确的奖惩机制，以此来对财务档案管理工作人员的责任进行明确，同时对财务档案管理工作进行定期调查，让管理人员能自觉的遵守相关规章制度。最后，财务档案管理工作人员在实际工作过程中，一定要以身作则、率先示范，严格将财务档案管理制度有效的落实下去，从而才能促进这一工作质量得以提升[3]。

2.4 提高企业财务档案管理信息化程度

为了能够真正做好财务档案管理工作，相关部门在发展过程中还需要积极借助于信息技术来构建出相应的财务档案信息化管理系统，在发展过程中结合企业发展实际情况以及政策需求等多方面来对财务档案信息化管理系统进行合理的规划，同时将其细致到各个部门之中，这样就能在财务档案管理工作开展过程中更加的顺利，促进彼此之间的有效合作，从而真正实现资源共享。

2.5 做好财务档案保密性问题工作

在信息化环境下，做好财务档案信息化管理十分重要，这也是信息技术在企业档案管理工作中的应用表现。但是，网络环境本社较为开放，所以在进行财务档案管理工作的时候，保密性问题也是常见的问题之一，而为了能够避免这一问题的产生，相关人员在工作过程中一定要发挥出自身财务档案管理执行者的地位，不断对财务档案信息保密管理制度进行完善，促进财务档案管理工作质量得以提升。