解析大数据下文书档案管理及其信息化应用

2019-11-28王民

商品与质量 2019年16期

王民

济宁市技师学院山东济宁 272000

文书档案管理对单位的有序发展具有重要的作用，文书档案记录单位日常管理活动中的各种信息，包括通知、决策等信息资料。文书档案关系到整个单位的历史与未来发展方向，许多单位文书档案管理中实行信息化管理，信息化管理在档案的信息记载等方面具有明显的优势，实现信息化管理，为文书档案管理提供了跨越式发展平台。

1 文书档案实现信息化管理的好处

1.1 电子文件能够长期且稳定地保存下来

比之下电子文档的寿命就要长很多。在档案保存的过程中，一些人为地非人为的因素都会使纸质档案的纤维素受到不同程度的损害。而纤维素又是的纸质与纸质档案耐久度的决定因素，而电子档案对这些客观条件并没有那么高的要求。在电子技术迅猛发展的时代，我们已可以在任何时间、任何地点利用身边的设备来获取与储存电子文件，譬如移动U盘等[1]。这些介体读取与储存十分便捷、方便携带、不易毁坏、不易受外部因素影响等的特点让电子文件的储存能够更长效。

1.2 文档信息得到充分共享

在传统的文书档案管理系统下，由于文件查阅困难以及文件传递不便使得文件共享不易实现且共享范围小。由此造成大量的信息闲置进而造成资金和资源的损失。利用信息化的管理方式使得所有的档案不再是一个个“个体户”，管理员可以根据档案的内外特征对档案进行综合性的管理。在计算机技术快速发展的背景下，档案的信息化管理实现了档案和其存在介体的分离，而且可以实现和其他信息平台的互相关联。由于信息化管理不受时空的制约，且能够全面掌握各方面的信息状况，让文档信息实现高效共享。

1.3 提高了文件传递的安全性

由于在以往的办公中所有的文件都是纸质的，因此会经常存在文件丢失或者工作人员私藏文件的现象，以往传递文件基本上全部用邮递的方式但是这种方式不仅受到目的地远近的约束，而且文件在邮递过程中遗失的风险也比较大，十分不利于档案的安全。然而假如我们运用信息技术对文件进行信息化控制的话，便能够依托互联网来传送有关文件，直接越过第三方，进而有效提升文件的安全水平。

2 文书档案信息化管理现状

传统的档案管理因地域限制、空间限制给查阅带来许多不便，尤其是文书档案，使用的频率较高、查阅人员较多，因此可能会产生一些矛盾，导致档案管理的时效性不强。而提出档案信息化建设就是为了能够改善档案管理效率。档案信息化建设是指在档案管理过程中运用信息技术、确立网络环境中档案管理与档案服务的基本框架与基本方法，实现档案的信息化服务。信息化管理是一项系统工程，它不能简单地等同于档案数字化、网络化，而是利用网络建立更为宽泛的运用平台使档案以不同形式发挥作用，同时，因为网络更新迅速，文书档案的信息化管理还要不断更新观念、优化工作流程和工作方法，实现文书档案信息化的规范建设、科学推进。在当今社会快速发展的情况下，信息成为社会与经济发展的资源和财富，信息化是最便捷的管理形式，我国文书档案管理信息化程度低，信息化管理起步晚，基本上还处于半手工管理的阶段，档案查阅者还需要亲自到档案管理部门进行查阅，缺乏时效性，降低了档案利用效率，直接导致了档案资料中蕴藏的丰富信息资源无法得到充分挖掘和利用，文书档案的创新服务工作也不能完全满足经济社会日益增长的需要[2]。

3 大数据下文书档案信息化管理工作的相关建议

3.1 转变档案管理理念，树立信息管理意识

时代的快速发展使各种新技术和新理念不断涌现，文书档案管理也必须要顺应时代发展的潮流，突破传统管理思维的桎梏，为档案信息化管理奠定坚实的基础，只有管理人员的思想意识更新了，在实际推动信息化过程中才会积极主动。相对文书档案管理部门来讲，必须要转变传统的管理理念，充分认识到信息化对文书档案管理的重要意义，以自身观念转变为契机，为整个管理单位树立典范，从而推动文书档案信息化管理工作的顺利开展。另外，单位领导应做好统筹协调安排，适当加大对档案管理信息化建设的资金投入，从物质上充分保障档案管理信息化建设。

3.2 重视文书档案挖掘的分析与利用，强化文书档案服务的针对性与个性化

从功能角度分析，大数据的真正作用是支持数据分析，一旦忽视分析，只是进行前期的检索与统计，数据价值无法得到发挥，企业文书档案的数字化成果也很难在企业管理中得到体现。为此，企业文书档案管理需要将数据挖掘作为核心内容，即以数据挖掘技术为手段，借助对原始资料的整理，全面进行数据价值的深度挖掘，善于进行数据的整合与分析，发现数据隐藏的真正知识，明确数据信息之间的潜在关系，避免出现信息孤岛现象，促进信息的高效传播，全面提高文书档案利用水平。借助信息挖掘，能够准确提取用户所需信息，准确判断用户实际需求，从而有制定针对性的服务方案，尽显服务的个性化与定制化。

3.3 提高管理人员素质

信息化在当今呈迅猛发展趋势，因此，对文书档案的信息化管理也要愈加重视，而其中关键因素便是文档工作人员。作为文书档案的管理人员，首先要努力提高自身的专业知识素养和信息化操作能力[3]。所以，有关单位要组织档案管理人员参加培训，有效促进管理人员的全面素质发展。另外，制定相应的奖励制度，对于在工作中有突出表现的或者是通过工作实践创新出新的改革措施的，将文书档案管理工作的晋升作为奖励的主要手段，并适当地给予相应的物质奖励。