档案数字化促企业管理升级

孙岳新

济宁市技师学院 山东济宁 272000

随着知识经济的蓬勃发展，社会对档案信息资源共享的需求日益迫切，企业在生产经营中产生了大量的电子文件和纸档文件，每年都有大量的电子档案和纸质档案归档。数字化管理档案代替传统的档案管理方式，加快数字档案建设，做好电子档案的收集、整理、处理、处置、归档与利用工作，同时还要通过利用设备加工把企业长期积累的大量纸质档案转化为电子档案。

1 档案数字化建设的对企业管理意义

1.1 档案数字化，可以强化档案管理工作，是现代信息资源共享的必然要求

实现档案数字化，能够冲破档案利用的种种局限，提高档案信息的完整性与准确性，目前档案的管理正从档案的保管和利用职能向信息采集、管理和服务职能转变，向档案信息资源的合理配置、科学管理，为企业提供高效、优质的服务方向转变[1]。传统的管理模式不能适应信息巨大的电子档案的管理要求，利用数字化手段实现档案的收集、保管、保护和资源的共享利用是档案管理工作的必然趋势。

1.2 档案数字化较传统的档案管理方式具有一定的新进性、完整性和突破性，是企业提高办公效率和经济效益的手段

企业在过去的档案管理过程中一直使用的是粗放型模式，在实施档案管理过程中基本都是以实体或纸张的形式进行管理，增加了企业的管理成本，信息的整理、查询等效率都相对比较低。通过数字化档案的建设管理模式是将传统的以纸质为载体的档案内容转换为电子档案，避免资源浪费，从实物空间上与经济费用上都有大幅度的成本节约，解放了人体繁重的体力劳动，大大提高了档案内容的质量管理，实现质的飞跃，降低档案管理成本。数字化档案管理是企业管理的重要组成部分，现代企业制度的建立离不开档案的支持。企业档案是企业各项活动的历史记录，数字化档案管理能高效的接收与处理企业档案，为企业的文件传递、信息查询、数据处理节约时间，大大提高了工作效率。即时的数据信息，为企业部门及领导办公及决策提供服务。同时电子档案可以通过互联网或企业内部局域网进行传输，达到资源共享，提高工作效率。

2 档案数字化管理的弊端分析

2.1 档案管理存在不安全因素

由于网络环境的复杂性，电子文件利用的保密和安全工具具有一定的难度。在档案数字化管理中，由于信息技术是主要的载体，网络空间的交互性、开放性、多元性等特点等，都容易增加档案管理的难度，也容易滋生不安全因素。比如在档案管理中，由于很多内部档案具有一定的保密性，若档案管理人员不注重安全防护，不注重甄别不良访问行为或者恶意访问行为，都容易滋生档案管理的风险。再比如在档案管理中，档案使用人员没有按照严格的规范来进行操作，通过外网来访问档案管理系统，也容易增加档案管理的风险，不利于档案管理的整体安全。

2.2 档案管理易受载体影响

在档案管理实践中，基于档案数字化管理，能够在很大程度上优化档案管理的效率，但同时也容易受到信息技术载体的影响。比如，在档案管理中，由于网络系统存在一定的更新性，这使得很多相对“古老”的档案无法被兼容和利用，可能部分文件格式不对，无法进行上传与整理[2]。再比如档案数字化管理系统可能还存在着一定的不稳定性，一旦系统出现故障或者漏洞，不仅无法保证数据档案的安全，同时也可能会造成重要档案数据的丢失。与此同时，病毒侵害、数据丢失的隐患也造成了数字化管理的不稳定性，威胁到了电子档案的长期保管和安全保管。

3 档案数字化管理的优化举措

3.1 优化档案数字化管理系统建设

在信息技术全面快速发展的今天，全面优化档案数字化管理成效，综合性提升档案管理水平，应该科学构建档案数字化管理系统，这是提升档案管理质量与水平的重要保障。档案数字化管理是一项非常科学且严谨的工作，数字化管理系统也是相对比较繁琐和复杂的，为整体提升档案管理的成效，科学优化档案管理质量，需要率先优化档案数字化管理系统，以此来综合性实现信息资源的共享。一方面，企业在档案管理实践中，应该结合自身档案管理特色，应该结合自身档案管理特征来构建科学系统的档案数字化管理系统，以此为基点来开展档案管理工作。企业可以自行开发档案数字化管理系统，也可以聘请专业机构来搭建档案数字化系统，但无论是采用哪一种方式，都需要做好档案数字化管理系统的维护与更新，以确保各类格式文件的兼容存储。另一方面，企业在档案管理实践中，还应该寻求各个部门的配合与支持，将各个部门所有人员等纳入档案数字化系统中，为档案管理提供扎实有效的信息数据，做好关键信息或者数据的共享，切实提升档案管理的整体质量与成效。

3.2 采用统一录入以及备份标准

在档案管理实践中，依托于信息技术来实现档案管理成效，优化档案管理质量，需要运用统一的录入标准以及备份标准，前者是信息输入的关键，后者是信息安全的保证。一方面，企业在建立档案数字化管理系统时，应该制定科学统一的录入标准，确保各类信息能够以统一规范的存储格式进入档案管理系统中，继而为档案信息的归类与整理提供重要前提。同时，在档案数字化管理系统中，为实现不同格式的档案的兼容，如视频、语音、文字等，应该按照相应的内容采用对应的格式，以此来实现档案信息的全覆盖[3]。另一方面，企业在采用档案数字化管理系统时，还应该运用科学的备份标准。

4 结语

为克服对档案管理的短视心理，公司开展了形式多样的档案专业知识宣讲和业务培训工作。对内增强档案管理人员的工作自觉性和责任感，从企业现实工作和长远发展的需要出发，切实加强档案管理工作；对外使公司全体员工充分认识到档案工作的重要性。通过开展“国际档案日”等宣传活动，评选表彰档案利用优秀案例和成果巡展，营造全员关注、支持、参与档案管理工作的良好氛围，为全面深入开展企业档案资源开发利用打下坚实基础。