大数据下文书档案管理及其信息化应用

2019-11-28张照峰

商品与质量 2019年15期

张照峰

济宁市技师学院山东济宁 272000

文书档案详实记录了一个企业的发展历程，其中包含了大量的信息资料，若单靠传统的人工整理方式，不仅对文书档案的管理和利用构成极大困扰，也会影响工作的完成进度[1]。随着信息化技术的不断发展，文书档案管理的信息化也是大势所趋。

1 大数据下文书档案管理的含义

随着互联网上各类数据量的急剧增长，大数据技术得到发展推广，大数据是由数据体量巨大，难以被用户及时获取加工处理的数据，目前的主要软件工具在允许时间内达到查询检索非常困难。大数据技术能够对有价值的数据资源进行专业化处理，实现数据资源价值的增值。大数据环境带来的信息风暴变革人们的生活习惯，同时文书档案的数据量也急剧快速增长。文书档案是整体单位生产经营管理中形成具有保存价值的原始文书记录信息，包括文字、图片、影像、多媒体等各种形式载体。文书档案信息化是用现代信息技术，进行档案的收集、管理、开发利用。进一步提高其利用价值，大数据环境下利用计算机技术为单位提供更为准确的服务，延长文书档案的使用寿命。文书档案信息化管理主要包括数字化管理、网络化管理与安全化管理。传统意义上的文书档案以纸质载体为主，档案管理人员劳动强度大，工作任务繁重，档案收集整理需占用大量的存储库房。大数据环境下数字化档案可节省大量人力物力空间，同时数据更精确，查询更方便。文书档案信息化管理进行数字化处理，是由纸质档案转变为数字化电子档案，文书档案数字化建设是单位档案信息化建设的重要内容。经数字化建设形成的企业文书档案需要利用计算机网络技术进行联网，才能实现不同类型，不同网络范围内的用户对档案资源的共享使用[2]。企业文书档案网络化管理是实现档案资源共享的重要技术手段。企业文书当纳网络化利用包括网络分类，网络组卷，网络检索，网络隔离，网络下载等多种功能。企业文书档案的安全保障问题是网络化的突出问题，大数据环境的安全问题突出，需要在实际工作中不断改进技术，加强保密措施，首先要防止由于工作人员操作失误及网络故障，网络黑客攻击等因素造成企业文书档案损毁。其次，对涉及保密的企业文书档案需采取相应的保密管理措施。企业文书档案进行公开分级管理非常必要。

2 文书档案信息化管理现状

传统的档案管理因地域限制、空间限制给查阅带来许多不便，尤其是文书档案，使用的频率较高、查阅人员较多，因此可能会产生一些矛盾，导致档案管理的时效性不强。而提出档案信息化建设就是为了能够改善档案管理效率。档案信息化建设是指在档案管理过程中运用信息技术、确立网络环境中档案管理与档案服务的基本框架与基本方法，实现档案的信息化服务。信息化管理是一项系统工程，它不能简单地等同于档案数字化、网络化，而是利用网络建立更为宽泛的运用平台使档案以不同形式发挥作用，同时，因为网络更新迅速，文书档案的信息化管理还要不断更新观念、优化工作流程和工作方法，实现文书档案信息化的规范建设、科学推进。在当今社会快速发展的情况下，信息成为社会与经济发展的资源和财富，信息化是最便捷的管理形式，我国文书档案管理信息化程度低，信息化管理起步晚，基本上还处于半手工管理的阶段，档案查阅者还需要亲自到档案管理部门进行查阅，缺乏时效性，降低了档案利用效率，直接导致了档案资料中蕴藏的丰富信息资源无法得到充分挖掘和利用，文书档案的创新服务工作也不能完全满足经济社会日益增长的需要。

3 大数据下文书档案信息化管理工作的相关建议

3.1 完善制度，转变观念

信息化的发展推动文书档案管理工作的变化，同时相应的管理制度也要适时做出调整和完善，促进文书档案管理工作的良好有序推进。首先要对文档信息化管理流程进行规范和制度建设，使得档案工作人员都有章可循，按照规定的档案管理流程，促进归档工作的高效高质完成。在信息技术迅猛发展的今天，必须加强信息的保密工作，尤其是档案的相关工作人员，必须要增强安全防范意识，将安全措施落实到细节上，保证电子档案的信息安全。

3.2 提高档案人员的综合素质

首先应当提升管理平台硬件设备方面的要求，唯有把硬件设备的要求有效提高，工作人员才有机会了解与掌握科学的理念与技术，从而娴熟运用电子方案的管控举措。其次，作为档案工作人员，我们应当紧跟时代发展步伐，不断更新理论知识，不断提高技能水平，确保自身能力可以满足社会需求[3]。另外，有关部门也应当多给职工提供交流的机会，增强职工间的交流，并将电子档案管理方法学习程度的好坏来做为考核的一项以此来激励管理人员对新知识的吸收，也只有这样才能提高本单位的软实力。

3.3 加快软硬件建设，搭建信息化管理的平台

加大文书档案管理的资金投入力度，及时配备档案信息化管理所需要的计算机、扫描仪、光盘刻录机、互联网设备等现代化办公设备，安装相关档案管理软件，以提供档案查询平台。通常情况下，文书档案管理部门都是全额拨款的单位，加快档案信息化建设就必须有财政方面的支持，因此，相关管理部门应提高意识，加大对文书档案信息化建设的投入，保证文书档案信息化建设的顺利开展，为管理提供更多更有效的利用途径。