国企档案管理的重要性及有效措施探讨

2019-11-28张美莲

商品与质量 2019年45期

张美莲

国网大田县供电公司福建三明 366100

档案管理工作在各行各业中都发挥着作用，不仅是在政府部门，在国企也是如此。做好档案管理工作，可以有效促进企业的经济发展和文化创新。目前我国国有企业在档案管理工作中还存在一定的问题，国有企业档案管理体制还不够完善，档案管理人员素质还不够高，这些综合性因素限制了国有企业管理水平的提高。因此国有企业要重视起档案管理工作，要提高档案管理工作的效益。以下对国有企业档案管理的措施进行简单分析，旨在促进国有企业档案管理质量的提高。

1 国企档案管理工作的重要性

企业的档案信息管理资料诞生与企业的经营、生产、管理等多个层面。有效的记录企业的发展历程。能直观化的看到，国企档案管理虽然是一种记录性的历史资料，但是对于企业而言，国企档案管理的价值远远不止如此，在当前社会生产力以及市场环境的影响下，企业的档案内容有着多种多样的形式。一方面传统纸质的文字档案，另外一方面还有现代化的多媒体如图像、录像、录音等多种形式的内容，这种国企档案管理可以记载企业在发展过程中的历史活动，对企业的长期发展产生着重要的参考、指导作用。如在国企档案管理工作中，根据相关的档案资料拟定相应的管理计划，并作出决策性管理，提升企业行政管理水平的效率与水平等等[1]。在企业的经济运行创作中，从过去的国企档案管理中找到参考因素，并制定企业在财务经营管理过程中的风险，推动企业在经济财产管理中能够稳定和健康。

2 国有企业档案管理存在的问题

2.1 对档案管理的重视程度不够

在国有企业管理工作中，档案的管理效率直接关系到自身的建设与发展。而且档案管理属于一项非常繁琐的系统工程，其所覆盖的信息范围很广，不但工作量大，所牵扯的内容和部门也很多，需要投入众多的人力、物力、财力资源。然而这些只是企业建设发展的准备工作，只有在后期对档案资源进行合理利用，才能更好地为企业铺路。在档案管理中所投入的资源并不能快速转化为经济效益，其仅仅是企业建设的前期投入。很多国企的管理者不注重档案管理的工作，只注重经营业绩，导致档案管理工作和生产经营活动未能结合在一起，降低了企业工作人员的档案管理意识，使一些重要材料未得到及时归档，影响了档案信息的完整性[2]。

2.2 档案管理水平偏低

由于国有企业领导档案管理工作重视程度不高，指派管理档案的人才多是其他部门的兼职人员，这些工作人员不仅自身的管理能力不高，又没有受到过专业化的培训，自身的责任心不强，直接影响着档案管理工作的质量，因此，档案管理人才缺乏也是影响档案管理质量的重要因素。

2.3 档案管理制度不够健全

目前我国大部分国有企业还没有建立相对完善的档案管理制度，这主要是由于国有企业引进档案管理的时间还比较短，对档案管理缺乏相应的管理标准，导致了档案管理工作较为混乱。随着计算机技术的发展，信息技术和档案管理工作得到了很好的融合，但是信息技术在档案管理中还没有得到很好的普及。在传统档案管理中，由于人工管理不严谨。不仅浪费了大量人力资源，还导致档案管理效率低下，容易出现档案管理过程中的错误[3]。

3 国有企业档案管理的有效措施

3.1 转变对档案管理工作的认识

在如今的新形势下，国企更要重视对档案资料的管理工作，促使工作人员了解档案管理对于企业的重要性。档案信息属于国企经营活动的记录，对于企业的建设、决策有着一定的参考价值。所以，管理者要重视这个问题，转变陈旧的管理理念。加强对档案管理的投入力度，制定出相关的管理制度，将档案管理的责任落实到相关人员。加强对国企档案管理的宣传，促使工作人员了解这项工作的意义和价值，转变他们的错误观念。只有这样，才能提高工作人员的工作积极性，提高档案管理工作的整体效率。

3.2 提高档案管理人员的管理水平

档案管理人才缺乏是国有企业的普遍现状，尤其是随着信息化的发展，国有档案管理工作也更需要更专业的档案管理人员。而很多国有企业领导根本不重视档案管理工作，从事档案管理工作的人员都是一些临近退休或者业务能力不强的后勤人员，这根本满足不了当前的档案管理需要。因此，国有企业一定要引进专业的档案管理人才，并定期对档案管理工作人员进行培训和外派学习，不断提高档案管理人员的管理水平，这才才能提升档案管理工作质量和服务水平，让国有企业档案管理工作更加规范化和专业化

3.3 建立完善的档案管理机制

国有企业也要完善相应的档案管理机制，要完善档案安全防范机制和档案保密机制，这样才能确保国有企业档案的保密性，也能保证企业经济活动的顺利展开。为了保证工作人员不会泄露企业机密，企业要建立严格的档案查阅登记制度。其次，企业也要加大对档案管理工作的资金投入力度，要增加档案管理的经费投入。

3.4 加快档案管理工作的数字化发展

随着互联网的不断发展，数字化已经被应用到了各个领域，档案管理作为一项以存储为主的工作，它更需要实现数字化发展。主要优势表现在三个方面：第一，数字化管理可是实现档案管理工作模式上的创新，让档案管理工作更加系统化、智能化，这是档案管理工作未来发展的方向和目标；第二，数字化管理更加高效、安全，而且只要国有企业引进了档案管理系统，那么就可以管理和制作电子档案，虽然前期投资较高，但是从长远发展来看，是可以为企业节约更多的管理成本；第三，数字化管可以提升管理效力。在数字化管理下，档案管理可以利用微信、QQ、企业网站进行档案管理宣传和展示，让档案管理人员相互交流经验和相互学习，这进一步提高了档案管理工作效力。