浅析新时期医院人事档案管理工作的重点

2019-11-28李丽霞

商品与质量 2019年8期

关键词：人力资源管理工作档案管理

李丽霞

山东省滨州市沾化区人民医院山东滨州 256800

人事档案是组织人事部门的一种专门档案，是在人事管理活动中形成的、记述和反映职工个人经历和德才表现等情况、以人头为单位集中保存的、备查考的原始纪录=。对医院人事档案进行高效、科学、合理的管理是实现医院人力资源管理的首要条件。

1 加强医院人事档案管理的重要性

1.1 对于医疗卫生体制改革有促进作用

随着社会的不断发展，信息技术广泛应用在人们的工作与生活中，给人们带来了很大的方便。在当代管理工作中，计算机技术的优越性比较突出，与医院管理工作有紧密的联系。要达到医疗网络覆盖的目标与医疗资源共享的目标，医院管理要实现数字化管理的目标成为以后的必然趋势。根据我们的调查分析，发现当前一部分的医院档案管理工作，因为各种因素的影响，导致医院人事档案管理工作质量低下，甚至使医院整体管理工作受到阻碍。由此，对医院人事档案管理工作的力度要不断加强，根据医院的实际情况不断完善有效的人事档案管理方法，这对医院整体管理工作与医院的长远发展都是有重要作用的[1]。

1.2 有利于医院人力资源的合理配置

医院的人事档案记录的内容是个人的经历、德才表现等多方面内容。是个人情况的初始记录，是个人参与各方面社会活动的实际情况，对医院的人力资源进行科学、合理地配置，对医院的长远发展是有利的。

2 新时期医院人事档案管理工作的重点

2.1 加强对医院人事档案管理的信息化建设

在新时期背景之下，信息化水平的提高能够优化医院的人事档案管理工作，并利用计算机技术提高其管理效率。在传统的医院人事档案管理项目中，往往运用人工记录、审核的手段对材料进行统计并整理，此种方法弊端多多。一方面，人工收集资料的效率低下，浪费时间的同时也消耗了大量的人力资源；另一方面，人工记录往往会发生统计错误，在材料归档时的正确率低，往往使人事档案质量下降。而现代高科技技术能够有效规避这一问题，医院能够利用自动化办公进行人事档案的材料收集、统计工作，通过强大的信息管理系统以及计算机网络，能够在短时间内收集相关医务人员的信息与资料，还能绘制工作强度表格将医务人员的工作能力直观地展现出来。并且，计算机记录的出错率低、正确率高，面对大量的信息与资料时，强大的计算系统也能够应对自如。将医院的人事档案管理工作与计算机网络相结合，实现信息化、科学化、高效化的管理模式，促进医院人事管理进一步展开，并提高管理效率，减少不必要的人力成本的同时优化医疗服务，强化医院的基础设施建设，为医院带来经济效益的同时，产生社会效益[2]。

2.2 健全人事档案管理体系

为了确保人事资源的合理配置，医院应对人事档案管理体系加以健全，通过信息技术将人才档案信息记录入库，将技术人才科研水平、综合能力与学术动态等信息添加到数据库中，以此为人力资源的配置提供科学的依据。在对医院人事档案信息管理中，应根据人才特点及能力合理分类整理，确保人才作用得到充分发挥，避免人才挤压现象的发生，促进医院的可持续发展。

2.3 改革旧制度，与时俱进，开拓创新

陈旧的人事档案管理制度已经跟不上人事制度改革的步伐。用人方式的多样性，人员聘用类别复杂，如编内、编外临时、编外合同、人事代理等等。对比，可以采用以下方法对人事档案进行创新性编排。首先，将所有档案按照退休人员、在职人员分为两大类，退休里面又进一步细分到离休。考虑到退休人员的档案使用率最低，把退休人员的档案归在一起，可以放到档案密集架的最里面。考虑到人员的流动性，其次对在职人员的档案按照其用工性质可分为编内、编外和人事代理三类，编内人员一般是医院的老员工，相对比较稳定，而编外人员和人事代理性质人员的流动性比较大，所以他们档案的使用率相对较高。最后，在每一类别里按照汉字结构或者姓氏拼音首字母进行档案的编排。这样可以使档案编排更合理，提高档案密集架的使用率，在档案的查阅上更省时省力。另外，医院应该加强人事档案管理的现代化、规范化和标准化，使人事档案管理能与时俱进，开拓创新[3]。

2.4 转变服务理念，拓展服务领域

医院的人事档案管理者应根据新时期的要求，及时转变服务理念，拓展服务领域，将人事档案的管理与协助优势最大化。首先，档案管理人员能够根据医院的人力资源安排以及人事工作的要求，对人事档案展开深入研究，由传统的录入资料、管理信息转变为更加主动积极的管理方式，拓展人事档案的利用途径。能够通过利用分析统计的方法，将自身对档案数据的分析管理图递交给相关领导审阅，并借鉴其他优秀管理案例分析有利于所在医院的管理策略，为优化医院的人力资源配备问题、提高医院竞争力、优化医疗服务、发挥人才的最大价值作出贡献。