电力设计档案数字化和数字档案工作要务

2019-11-28杜文生

商品与质量 2019年46期

杜文生

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在我国各行各业发展的带动下，我国电力行业获得了良好的发展，电力设计院重视依托计算机信息技术，构建全过程管理系统，尤其关注信息化档案管理系统建设。在新的发展背景下，设计院档案管理面临新的要求，在加快档案数字化转化的同时，还要掌握发展方向，以便有效发挥数字档案的优势，强化资源高度整合与互通，推动档案资源向着流程化、网络化、自动化、智能化与规范化方向发展，切实提升电力设计档案资源利用价值，强化创新能力的渗透。

1 电力设计企业档案管理现状

电力设计企业档案主要由科技档案和文书档案两部分构成：包括公司在规划、设计、勘测、施工、生产及科研活动中形成的具有保存价值的各种信息记录。在社会信息化的建设背景下，我国电力规划设计提出要“积极推广、应用数字档案馆建设成果”。各地的电力设计企业纷纷将“数字档案馆”纳入信息化建设中，数字档案馆已经成为当前企业档案管理工作的核心任务，但从实际工作来看，大部分企业的数字档案馆建设仍然停留在存量档案数字化阶段，缺少对信息的深度挖掘和知识管理[1]。

2 电力设计档案数字化和数字档案工作要务

2.1 规范电子文件归档

信息时代数字化技术的应用和普及，使得档案管理快速向数字化方面发展和积累，电子文件的规范化管理提高了企业档案信息的实效性和检索的便捷性，为企业档案的信息化管理注入了新的活力。在电力设计企业的工程设计过程中，各部门会产生大量的文件资料，为了保证工程项目文件归档的完整率，各部门在进行纸质文件归档的同时，应做好电子文件归档管理工作。

2.2 实现数字档案的集中统一管理

为一是对数字档案的存储、备份和数据安全管理。制定数据存储物理位置方案，制定数据备份方案，定期异地备份并对备份内容进行检查，落实存储和备份责任人，确保各项工程核心数据运行安全。二是对电子档案的密级和权限划分管理。使用者需根据工程档案密级和各自的使用权限查询、借阅电子档案，使各类资料访问具有可控性。三是对各类档案的工作流程管理。完善工程设计、科技资料、测绘资料、文书档案等各类档案的网上电子借阅流程，同时做好可借阅文档的网内加密工作，保证电子文档的安全有效利用。四是对相关人员的职责管理[2]。革新数字档案业务职能，明确各个设备、各项工程档案对应的责任人，严格控制具有设备访问权限人员的操作，加强日常管理。

2.3 提高档案信息服务水平

企业档案资源内容丰富，且具有较强的实用性。可充分利用大数据及相关技术，全面提升档案信息服务水平。一方面，加强数字档案资源的整合与组织，通过关联技术，将同一或关联工程项目的数字档案进行整合，并根据不用用户群体的利用需求，利用数据挖掘技术，对数字档案进行资源组织与开发，建立专题档案资源库。另一方面，优化档案信息服务方式，通过搭建统一的云服务平台，实现档案资源的随时随地调阅，并建立可视化平台，集中展示一个项目从立项到验收的整合工程周期，为用户提供全方位的项目信息。

2.4 档案管理的重点

不管是对档案的管理还是对档案工作的管理，其最终的目标都是“用”，只有使用才能最大限度地发挥档案的价值和作用，只有在使用中创造了直接或间接的经济效益，才能提高档案管理部门的地位。在实际工作中，档案利用本身往往被当做追求目标，似乎档案被借用次数越多就越体现档案的价值，至于利用质量和效果往往被忽略了。档案利用可以通过开展三方面工作提高利用质量：一是深入调查和分析企业对档案的利用需求，开展多种形式的档案信息资源开发利用工作，如在征求各部门意见的基础上选择专题进行编研，并直接用于生产经营活动中。二是变被动服务为主动服务甚至超前服务，如在利用人员提出利用要求后主动为其推介其可能需要的其他档案信息，对利用人员的历史利用信息进行分析，主动定期推送其可能感兴趣的档案信息，减少用户查找档案时间，盘活更多库存档案。三是探索信息化环境下简便易得的利用方式，节约用户时间成本，调查企业不同层次和年龄段用户使用档案的特点和需求，采用信息化手段和网络技术有针对性地设计出人性化的网络利用方式，包括申请审批流程，网上浏览使用方法等[3]。

2.5 建立安全保管条件，维护数字化设施设备的使用性能

在电力设计档案数字化管理中，电子档案的载体是关键，其存储的安全性与可靠性更是重中之重。因此，要对存放条件进行充分考虑，避免遭受电磁辐射，合理控制温湿度，避免灰尘影响。另外，为了提升档案的安全性，要重视构建档案异地备份中心。在电子档案管理与使用过程中，要遵循相关规范与标准，强化数字档案的有效维护。具体讲，要结合实际情况，合理增加电子载体存放设备与设施，保障存储环境与设备设施都满足管理要求。

2.6 基于大数据与云服务，全面提升档案信息服务水平

面对电力行业的不断发展，电力设计档案资源规模与数量不断扩大，内容丰富，实用性更加突出，因此，可以发挥大数据以及云服务等先进技术的优势，强化档案信息服务水平的提升。一方面，要重视对电力设计档案资源进行整合，加强组织与协同，依托关联性技术，实现数字档案的全方位融合，以用户需求为基础，发挥数据挖掘技术的作用，扩大档案资源组织与开发，加快构建更具专题性的档案资源库。另一方面，对档案信息服务模式进行优化，可以以大数据为依托，构建云服务平台，突破档案资源利用在时间以及空间上的束缚，发挥可视化平台的作用，强化将设计项目全过程的集中展示，为用户提供更加全方位的档案信息。