文书档案管理钟的问题与强化措施分析

颜冰

湖南省地质矿产勘查开发局四一四队 湖南益阳 413000

文书档案包含由商业活动、组织和政府的工作组成的文件，财务和质量安全信息处理中的重要会议文件，年度业务审计报告以及由业务产生的活动文件等。在大型企业中，文书档案中包含的合同、标书、建设许可证等内容具有重要的商业价值，是直接关系到企业安全和发展的重要内容。因此，妥善管理企业的文件和档案，对于增强企业竞争力，推动业务发展至关重要。

1 当前文书档案管理存的问题

1.1 文书档案管理缺乏足够的重视

从文书档案管理现状来看，当下仍有一些二级经济实体领导者没有充分认识到文书档案管理的重要性，认为文书档案管理可有可无，从而致使实际文书档案管理工作开展较为随意，在这一落后的思想观念的影响下，部分部门不愿配合工作，导致文书档案的收集和归档工作面临着较多的困难。另外，档案收集、归档缺乏有效的规范，存在着档案格式杂乱、命名不规范、内容不完整，归档率偏低等问题，文书档案的收集、归档工作整体效率和质量不高[1]。

1.2 文书档案利用率不高

当下在实际进行文书档案管理过程中，仍然受传统档案保护的思想影响，导致实际文书档案利用率低下，难以实现档案资料的有效共享。在实际进行文书档案管理过程中，很多管理人员将工作重点放在如何进行文书档案的保护、归档，忽略了文书档案资料的具体开发利用。再加上当下很多单位文书档案管理信息化建设不足，仍需要依靠人力进行查阅，无法进行“一键检索”，从而在一定程度上限制了文书档案管理的应用，不利于文书档案作用价值发挥。

1.3 兼职档案员的素质有待提高

由于我国当前的很多事业单位对文书档案管理工作的重视程度不足，造成很多事业单位的文书档案管理工作人员不符合相关工作标准，很多在岗人员完全不具备文书档案管理工作所需要的专业素质，在开展工作的过程中态度不端正，造成文书档案管理工作的开展受到较大的影响。伴随着我国经济的持续稳定发展，文书档案管理在逐渐转变自身的工作模式和工作目的，其通过增强工作人员的专业素质，拓展文书档案自身的价值，不断提高文书档案管理工作的重要性。而对于工作人员，对其工作素养以及专业技能的标准也在逐渐提高，以便更好地应对未来各种可能出现的挑战。

2 文书档案管理工作的创新性对策

2.1 完善管理制度

在实践中，要综合文书档案管理的主要内容和要求，完善管理制度，强化管理，及时处理在文书档案工作中存在的问题。通过信息资料分类管理、借阅管理等方式提升管理质量[2]。对档案信息进行分类管理，重视借阅等级分析，根据规范有效开展文书档案管理工作。同时，提升保密意识，对于一些对于有着保密要求的档案信息资料，要根据规范要求合理开展。对于具有保密性的档案信息设置权限，进行严格管理，在根本上提升工作质量。在档案室中要根据规范安装监控设备，通过智能化、信息化等方式进行监督，预防安全隐患，进而为文书档案工作开展提供保障[3]。

2.2 加快信息化管理平台建设

在当前，文书档案管理工作的发展需要从信息化体系的建设着手，打造更加适合我国事业单位发展的信息化管理平台，并对文书档案管理方式方法不断进行完善和创新。第一，建立完善的信息化文书档案管理平台，并根据不同的事业单位需要建立对应的加工系统，使收集的文书档案内容更加符合事业单位的发展需求。第二，建立文书档案管理信息存管系统，对收集和整理完成的文书档案内容进行系统性的存储。第三，文书档案内容对我国的事业单位安全发展具有重要意义，同时也是影响事业单位发展的重要因素，因此需要加强对文书档案资料的安全性管理，建立对应的信息安全系统。文书档案管理过程中的加工需要结合实际情况开展，不断对加工系统进行优化处理[4]。

2.3 创新人才培养手段

由于文书档案的专业性强，所需管理人员的素质相对较高，因此，企业必须不断开发和加强人事管理档案的培训。首先，该培训对于文书档案管理非常重要。企业必须在内部为专职管理人员提供足够的预算，并深刻理解自上而下的存档功能的重要性，并推动文书档案管理的发展。其次，应利用制度和政策吸引档案管理的优秀人才，重点是对备份人员的培训和团队管理的不断加强，尤其是要建立档案管理人才团队，使不同年龄的文书档案管理人员增强解决实际问题的能力。最后，应加强管理人员的培训和交流，继续进行专业培训，打开管理者的视野，更新知识体系，全面地理解理论。通过内部和外部交流进行文书档案管理，学习先进的技术和实践技能，以提高经理的领导能力，并进行持续学习[5]。

3 结语

综上所述，文书档案管理工作的发展，对我国的现代化事业单位发展具有非常重要的意义，因此，事业单位需要结合自身的实际情况，充分利用自身所拥有的资源，不断对文书档案管理工作模式、工作方法等进行创新和发展，提升事业单位文书档案管理工作质量，同时充分发挥文书档案自身的价值，创造更多的效益，这样才能够更好地保证我国事业单位文书档案管理工作的科学合理发展，推动我国事业单位健康稳定前进。