探讨事业单位创新档案管理工作的必要性和有效策略

刘 波

白城市洮北区长庆社区卫生服务中心，吉林 白城 137000

档案管理是事业单位信息资源的重要组成部分，是谋求发展的重要参考和依据。档案管理质量与事业单位正常运行息息相关，高效的档案管理有助于推进事业单位良性发展。信息化档案管理工作对于社会的安全稳定具有重要意义[1]，事业单位档案管理需要不断研究新问题、掌握新方法，不断创新档案管理模式。为此，本文探讨事业单位创新档案管理的必要性和有效策略，以充分发挥档案信息及其管理的职能。

1 创新档案管理工作的必要性

1.1 实现档案信息高度共享

档案信息化管理应同步于事业单位信息化建设，不仅能实现各部门信息的及时对接，实现真正意义的档案信息高度共享，还能促进档案信息的有效利用。

1.2 实现档案信息数字化管理

加强档案信息数字化管理，能保证及时形成电子档案，便于档案的查找和归档，便于充分利用档案信息，促进事业单位和经济社会的协调快速发展。

1.3 实现档案信息网络化管理

实现档案信息网络化管理，利用互联网技术对档案进行科学管理，充分发挥网络在档案信息共享和利用中的重要作用。

2 创新档案管理工作的有效策略

2.1 优化管理体系和管理机构

根据科技发展和实际工作中存在的问题，不断出台并完善档案管理法律法规规范，提高事业单位对档案管理工作的重视程度。在档案管理过程中，事业单位应基于自身现实，严格以档案管理法律法规规范为基础，力求构建并优化符合本单位工作实际的档案管理制度体系和管理机构，根据现代管理手段不断完善现有档案管理制度和规范，根据可能发生的突发事件制定档案管理应急方案。

应重视多元化分类事业单位的档案信息资源，不断提高规范化及实效性档案管理的能力和水平。在档案信息采集过程中，应采取措施提高档案管理各环节的严谨性和整体质量，不断提高档案信息更新速度，满足并同步于事业单位发展速度；要建立高实效性档案利用体系，在提高服务质量的同时大幅提升档案信息资源利用率，产生更高的经济价值和社会效益；事业单位应积极和同类单位协作交流，相互提供科技信息服务，充分发挥档案管理服务的实效性，促进同类事业单位共同发展。

2.2 完善管理机制

完善管理机制能更好地推动事业单位创新档案管理进程，严格监督和控制档案管理创新工作，确保各项配套设施设备的齐全性，为档案信息化管理提供有力的保障。要及时更新和优化相关硬件设施，优化设备运行系统，充分发挥档案数字化、信息化、网络化管理的作用，为充分利用档案信息提供有力的保障。

2.3 完善现代化档案管理制度

事业单位档案信息化管理必须以现代化档案管理机制作为基础和保障，档案管理制度必须与电子档案管理手段和方式相适应，实行科学化、规范化、程序化管理。事业单位应结合《中华人民共和国档案法》及其他法律法规和电子档案的形成过程，建立并不断完善符合单位实际和科技发展的档案管理制度、方法和规范。为确保档案信息的安全性，事业单位要严格遵循档案保密机制，认真贯彻《中华人民共和国保密法》并将其有效融入构建档案信息保密管理制度中，账号权限设计依据包括档案信息化管理系统特点和档案文件使用需求，将最新保密技术应用于数据传输与存储过程中。

2.4 强化档案信息化安全保密

网络技术、大数据技术等促进档案信息化管理手段的发展和进步。事业单位要强化档案信息系统安全保密，应做到：（1）保证档案信息系统安全。为消除安全隐患，应不断优化边界防火墙策略，及时排查档案信息系统开放端口；为避免信息泄露或越权访问，应加大运维检查和系统监控频次，提高账号口令密码的安全性。（2）严格档案管理系统账号权限。为保证档案信息安全共享，应对系统账号和运维账号进行定期审查，临时账号要及时予以清理，确保档案信息系统业务授权许可使用合规。（3）安全存储档案数据资源。制定档案安全备份和恢复测试方案，依据方案规定定期开展档案数据异地备份和恢复测试，禁止移动终端输入或输出电子档案[2]。

2.5 整合档案信息资源

传统手工档案管理已经无法适应现代科技发展对事业单位档案管理的要求，必须合理应用现代信息技术于档案管理工作之中，将档案收集、归档保管、查阅利用、编研统计、信息开发等管理过程信息化。

整合电子档案信息资源有助于提高档案管理水平。整合事业单位档案信息，需要以信息化技术为基础，建立健全档案信息数据库，形成档案信息管理利用平台，不断完善和健全整合流程，满足利用需求，服务事业单位科学发展的需要，最大限度发挥事业单位档案的作用和价值，提升事业单位档案管理质量与服务水平，为事业单位健康持续发展提供客观依据。

整合档案信息资源应做到：（1）实现档案管理系统与OA 办公系统的有机对接，将各科室作为档案信息的资料，通过OA 系统直接转存至档案管理系统。（2）为保障档案信息的真实性、有效性和完整性，在档案管理过程中事业单位需要拓展创新管理观念，处理和收集非网络环境下产生的档案信息，然后传输档案信息资料。（3）为避免档案信息缺失、丢失和损坏，图片、音视频等档案资料应重点保存，到期档案销毁时应做好记录。

2.6 提高档案管理人员的综合素质

为了进一步推进事业单位档案信息化管理进程，应重视档案管理人员的培养和引进工作，不断提高管理人员的档案信息系统操作能力和业务能力，以提升整体素质，为经济社会和单位发展提供档案信息。

事业单位要定期举办关于档案管理业务知识、信息化管理技能和提高职业素养的培训教育活动，提高档案管理人员的创新意识、现代化管理意识和责任意识，使其充分发挥主观能动性，获得职业归属感，提高档案管理效率，创新档案管理工作，从枯燥的档案管理工作之中体会到快乐和自豪感。

事业单位要加大档案管理人力资源建设，构建和谐环境，引入竞争机制，吸引更多的优秀专业人才进入档案管理队伍之中，激活全体管理人员的积极性和能动性，通过档案管理系统的合理有效应用、拓展和维护，提高档案管理工作整体效率和工作质量。

3 讨论

档案学是专业性和技术性较强的一门学科。档案管理是集社会性、服务性、政治性、文化性、系统性、效益性于一体的工作，为事业单位管理的重要内容，是事业单位高效、有序、协调发展的重要保障，管理水平与单位长远发展息息相关。大数据时代，应深度开发和高效利用档案资源，确保档案资源的完整与安全[3]，创新现阶段档案管理服务模式，更好地适应网络时代发展要求[4]；摸透档案管理工作效率提升和资源开发创新举措的有效途径，以创新的思维、创新的模式推动档案事业发展[5]，创新事业单位档案管理工作。

随着科学和信息技术的快速发展，事业单位档案管理工作迎来了新的发展机遇[6]，在档案管理工作中要转变传统模式，创新思路，不断提升信息化时代背景下档案管理工作水平[7]。在创新档案管理过程中，存在软件技术与硬件设施不到位、资源共享的意识不足和档案系统信息化水平发展不均衡等问题，运用数字化技术进行档案管理也存在不足，需探索新管理方法[8]。事业单位应合理应用信息化技术和现代管理技术，发挥档案管理的协调作用，引入创新思想[9]，不断提升事业单位档案管理和整体管理水平。在思想观念上创新，在服务机制上创新，增强中心意识、时效意识、质量意识和攻关意识，实现档案现代化管理，完善档案管理制度，建立档案管理激励机制，提高工作效率[10]，达到缩短纸质档案归档时间、促进快速检索查阅和提升档案管理水平的目的，优化档案管理，确保事业单位科学管理。