城建档案接收过程中的问题和想法

姚丽文

城市建设档案是城市规划、建设和管理过程的真实记录，是城市宝贵的信息资源和社会财富。建筑工程档案是在工程建设过程中形成的。它们反映了整个工程的建设过程，并有各种形式的记录，如文字、图表、声音和图像，具有保存价值。建设工程档案是城市建设档案的重要组成部分，对城市规划建设、城市应急管理和科技创新具有非常重要的历史和社会价值。它是工程使用、维护、改造、扩建和应对城市突发事件的重要依据。建设项目档案的完整性和真实性直接关系到档案的利用价值。然而，从接收文件的现状来看，仍有一些地方不能令人满意。关于工作中发现的问题和需要解决的方法，提一些想法。

一、发现的问题

1．重建设轻档案现象严重

目前城市建设实现了跨越式发展，越来越多的建设项目开工、建设。有些单位的领导只关注工程的进度，忽视资料的形成和整理。城建档案馆对项目现场进行业务指导，并始终有事先通知，但项目负责人仅仅只派资料人员参与，对档案工作会议不予重视。相当多的领导者和资料员对档案存在一些误解。他们认为档案可以在项目完成后进行归集。在施工过程中有些部门对城建档案的法律法规缺乏深入的了解。许多单位仍然不适应相应的项目档案管理系统的健全管理，他们不承认项目档案和项目质量之间的关系，对施工项目档案质量要求不高，项目档案不能全面，真实地反映施工过程。

2．资料编撰存在问题

施工过程中档案编撰存在突出问题。在去年检查指导的一个项目中，我们发现工程建设与档案记录严重脱节，一些工程主体已经完成，基础部分的档案尚未形成，有些项目只修建到二楼，数据已经到达顶层。再有，资料审查签证不负责任，资料表格中的一些数据记录明显错误，甚至有些数据是任意捏造的，而一些责任人仍然不负责检查和审批。资料员代写报告甚至代其签字情况严重。有些使用施工图作为竣工图，另一些使用非档案笔，如铅笔和圆珠笔。我们的指导中还发现，有些项目先开工后再办理手续，设计审查合格书上单位工程名称与施工许可证上的项目名称不同，因此在编制竣工档案时出现了多个项目名称。上述现象的存在，导致建设工程档案缺乏真实性，无法对工程质量进行监督，造成有关单位和责任人的责任漏洞和严重后果，给档案的有效利用造成严重的影响。

3．项目档案管理人员职责不明

在实际工作中，建设工程档案管理人员担任固定职务的工作十分困难。从我们的日常工作中，我们发现一些项目资料员身兼多职，或者兼顾多个项目的资料管理，工作量大，时间有限。资料员不能到岗位上随时跟踪了解项目情况，闭门造车现象难以避免，无法确保项目档案的真实性。档案管理员的流动也很频繁，有的项目部已经撤销，资料还没有归档，资料员只有带回家中或者寄存在其他项目部，很容易造成资料的遗失或者损毁。管理制度的不完善，会造成一些资料丢失。前后各阶段不一致、施工项目文件不完整等问题严重。

二、研究措施，解决问题

确保建设项目档案的完整性和真实性，是加强档案质量保证体系建设的必要前提。在项目建设过程中，要提高建设项目档案管理人员素质，加大城建档案管理规范的宣传力度，加大对城建档案执法监督力度，加强业务指导，是加快城建档案馆建设，加强建设工程质量保证体系的必然措施。

1．加强宣传教育，加强对档案工作重要性认识

加强对城市建设档案法律法规的知识宣传，增强社会各界对城市建设档案的法律意识。作为各级城市建设档案管理部门，要做好国家和地方政策的宣传贯彻和相关法律法规工作。通过不同渠道，开展宣传教育，提高各界和建设领域对城市建设档案政策、法规和专业知识的认识。通过加大政策法规宣传教育力度，城市建设档案管理人员和有关单位、建设活动负责人可以明确认识到自己在工程档案质量管理中的责任，增强城市建设档案从业人员的守法意识。提高城市建设档案专业人员的素质至关重要。随着城市建设档案管理的现代化和技术发展，其内容的多样性要求城市建设档案工作者具备广泛的知识，包括城市建设知识，档案管理知识，掌握提高计算机应用能力和网络运用，迫切要求我们的专业人员更新知识结构以适应新环境的要求。

2．加强执法检查，严格追究责任

开展城市建设档案执法检查，严格质量责任制，在加强执法监督的同时，杜绝建设工程档案的伪造，保证档案的质量。要进一步完善移交档案的责任制，谁签字，谁负责。我馆实行的建设工程文件要录就是以书面的形式，明确责任人，并且承诺对移交的资料承担一切法律责任。我馆专门成立了档案执法科，加大执法力度，对全市建设项目进行定期检查，及时发现问题。及时整改，同时对没有及时归档的建设工程项目要加大执法力度，采取行之有效的办法，保证竣工档案归档保存。

3．加强业务指导，保证档案质量

城建档案业务指导工作，是城建档案收集接收工作的重要环节，是丰富馆藏保证进馆档案质量的关键。行之有效的方法是搞好业务指导工作的有力保证。

目前，我馆业务指导科室的指导类别分为建筑工程房建档案和市政工程档案（包括重点工程档案和地下管线工程档案）两大类，实行分类指导、分区管理，责任落实到人。要求各区域负责人按照各自的责任，和相关信息与建设工程档案形成单位建立长期联系，了解工程动态，对在建工程有计划地进行跟踪服务。在分类指导的前提下，采取集中指导的方式，集中一段时间，集中相关人员，对城建档案业务工作中的问题进行培训式指导，能在有效时间较大范围内对一些普遍性问题进行辅导，时间省效率高。这种方法特别适用于大型建设工程项目，因为往往大型建设工程项目的施工单位多，资料员相对也会多，集中指导即可以对普遍性问题统一讲解，又可以对大家提出的问题予以辅导，相互学习，信息、资源互通。

工程开工前，城建档案馆主动与服务对象进行沟通，帮助各单位全面理解和掌握国家有关城建档案工作的法律、法规和规章。对建设、施工、监理单位的建设工程档案进行具体指导，对建设工程项目档案形成过程的具体责任和注意事项进行交底，明确各方责任。指导各单位落实专职档案管理人员，要求设置专柜存放档案资料，建立健全档案工作制度，强调领导重视。在工程建设过程中，业务指导工作人员要经常深入工地，对建设工程文件材料的形成、积累、整理、归档以及报送、移交工作进行不定期的现场指导。对档案编制人员进行辅导，检查档案编制情况，帮助各单位解决工程档案归集过程中的重点和难点，保证竣工档案的完整、真实。

我们一般都会在第一次工程现场指导交底时留下电话号码和QQ群号。由于城市大、项目多，不可能随时都能到工程现场进行指导，我们采取电话咨询的方式，随时和建设、施工单位的相关人员保持联系，有疑问随时电话沟通。为了工作便利，更好的服务，我们开通了城建档案网上办公，建立了城建档案QQ群，在线上进行咨询， QQ群还能成为一个交流的平台，各项目档案人员在上面交流、沟通，传输文件，效果很好，这也是现代化通讯工具给我们带来的便利，一定要利用好。

建设工程档案的指导、收集、报送过程，还会不断出现一些新的问题，要保证建设工程档案的完整性、真实性，还需要我们不断总结，不断地发现问题、解决问题，建立健全法规制度，宣传档案的重要性，加强档案从业人员的专业水平，加强执法力度，完善业务指导的方式方法，是建设工程档案真实完整的必要保证。