电子文件对文书档案管理工作的影响及对策

2019-11-25新疆油田公司采气一厂地质研究所张美英

办公室业务 2019年16期

文/新疆油田公司采气一厂地质研究所张美英

受档案管理工作多元性所影响，其在实践发展中会结合时代变迁特点进行有序发展。因此，随着电子文件的提出，办公自动化与网络技术的全面推广，促使各企业逐渐认识到传统文书档案管理工作并不适宜当前的工作需求，其需要与电子文件进行整合优化。下面主要分析电子文件对文书档案管理工作的影响及对策。

一、电子文件

对比纸质文件，电子文件是以光盘、磁盘等为载体的文字资料，像电子报表、图片等都属于电子文件。通常情况下，企业工作者会引用计算机来查阅、处理及传递电子文件，且可以实现资源共享的工作目标。同时，虽然电子文件占据的空间非常小，但其对管理条件的要求非常高。

二、电子文件对文书档案管理的影响分析

在发展初期，企业引用计算机进行文书档案管理工作，是为了优化传统文件书写形式，减少人工误差，缓解部门工作者的压力。但了解实践工作情况发现，部门只是直接应用打印机、复印已经写好的文件，并没有从本质上改变文书档案管理形式。因此，在新时代发展背景下，在电子文件提出后，文书档案管理工作正面临着全新的机遇和挑战。电子文件对文书档案管理的影响主要分为以下几点：其一，法律效力。由于电子文件主要是引用磁盘、光盘等载体进行储备，因此修改起来非常容易，且不会留下原始记录，这样导致其具备的法律效力非常低。其二，工作人员。企业各部门在引用电子文件时，不仅要熟练操作计算机技术，还要具备相关专业知识，优化自身的综合素养，只有这样才能保障工作人员可以合理引用电子文件进行文书档案管理工作。其三，保管期限。在明确电子文件年限的过程中，无法结合纸质文献加以明确，且受电子文件容易修改特点的影响，工作人员更无法准确判断保管年限。其四，储备环境。电子文件受病毒影响，储备媒介会出现老化问题，因此对具体储备管理环境的要求高，需要工作人员在构建馆舍的过程中，加大对湿度、温度等内容的认识，并注重分析其他影响因素。其五，服务。从本质上讲，文件档案管理工作是为实践应用提供有效依据，因此在引用电子文件后的文书档案管理工作中，其不仅能为工作人员提供便捷服务，还可以提升实践工作效率，并突破传统意义上文献搜索的制约，以此减少时间和精力的消耗。其六，管理形式。电子文件的引用并不表示纸质文件已经没有应用价值，相反在一定时间内，两者会共同发展。在这一背景下，电子文件要充分展现自身的独特优势，并提出有效的管理方法，以此提升文书档案管理工作效率。

三、新时代电子文件与文书档案管理融合发展

虽然电子文件覆盖范围较广，产生的影响较大，但档案管理工作者要结合时代发展需求，正确面对发展中涌现出的各类问题，并提出有效的解决方案，以此在提升文书档案管理工作效率的同时，保障各行企业可以合理引用电子文件。

（一）优化管理意识。不管是新时代提出的电子文件，还是传统意义上的纸质文件，企业在管理过程中都会进行处理、整理等工作，而这些工作的实施必然会影响文件质量。因此，为了保障电子文件与文书档案管理工作有序进行，企业可以从多个平台进行相关法律的宣传工作，如在企业宣传栏中张贴《档案法》等。这样不仅可以让部门工作者在潜移默化中对《档案法》有深层认知，还可以加大对档案管理工作的关注，以此优化他们的管理意识，并构建正确的工作理念。

（二）做好技术处理。对当前新型文件材料归档而言，做好具体工作不但要求档案专业人员具备大量知识和实践技能，而且要对现有文件工作领域进行深层探索，以此解决电子文件的收集、处理及储备等工作问题，进而明确电子文件信息重新组合的全面过程。同时，在这一阶段，工作人员要提出有效的技术处理方案，改变已经归档的电子文件属性，确保其只能被读取而不是修改，以此对原始的电子文件进行安全管理。

（三）解决电子文件的保存问题。通常情况下，电子文件要由化学磁性材料加以管理，因此储备时间较长，且获取电子文件信息不需要直接接触，不会磨损文件效果。同时，因为电子文件记录在介质层中，所以信息被密封包裹在塑料包层中，不受外界杂质、磁场等因素的影响。但了解实践工作情况可知，各企业部门专业工作者在保存电子文件信息时，并没有累积大量工作经验，一般以定期复制的方式来控制信息丢失、磨损等现象的发生概率。

（四）向着立体化方向发展。传统意义上的文书档案管理形式是平面型，但在电子文件提出后，档案类型越来越多，促使基础工作和实践应用逐渐展现出了个性化特点，此时原本以平面结构为核心的管理形式，逐渐添加了更多新载体，以此引导档案管理形式向着立体化方向持续革新。在这一背景下，企业部门管理人员不仅要了解相关的理论知识，还要强化自身的工作技能，以此在满足立体化文书档案管理工作需求的基础上，实现预期设定的发展目标。