浅析医院人事档案管理的规范化措施

文/重庆市开州区中医院 李亚琼

在医疗体制深化改革的今天，医院人力资源管理工作有了新的变化，人事档案数量日益增加，涉及范围更广，对人事档案管理提出了更高要求。但是当前医院人事档案管理中还有很多问题，需要不断总结经验，引进先进设备与技术，提升其规范化水平。只有将人事档案管理工作做到位，将其应有的资源优势体现出来，才能建设完善的资源信息库，为医疗卫生事业的发展创造良好条件。

一、医院人事档案规范化管理的意义

医院要在人事档案管理上做到规范化，其意义在于以下几点：第一，让医院获得全面、真实的人才信息。医院为实现快速发展的目标，必须在职工分配上做到合理，这样才能让他们在岗位上发挥更大潜力，真正体现人才的价值。为了实现这个目标，医院应全面掌握人才信息，而加强人事档案管理工作已经势在必行。通过对人事档案的规范化管理，能够让医院人才选拔有科学依据，实现人事管理效率的提升。第二，让医院决策的制定有可靠依据。人事档案在医院人才聘用、职务晋升和在职人员考核上都发挥着重要作用，医院根据掌握的人才信息，可以了解他们的能力，便于制定相应的培养方案。利用人事档案，医院可以合理确定职工薪酬，有利于综合考核职工的素质与能力。

二、医院人事档案管理的规范化措施

（一）完善人事档案管理制度。医院要对人事档案管理制度进行完善，将档案管理人员职责确定下来，促使他们在人事档案管理工作上做到规范化。如入档材料必须确保完整与真实，印章字迹也要清晰，在人事档案收集中应认真鉴定其真实性，建立人事档案材料登记簿，并不断完善档案审查依据，让这项工作有章可循。医院应该从现行法律法规出发，从具体管理状况出发，制定行之有效的人事档案管理制度，主要内容包括档案管理人员职责、领导部门监管职责、人事档案入档要求、查看借阅保密制度和档案销毁制度等。针对不履行自身职责、工作疏忽大意和审查监管松散的人员，应该严厉进行惩罚，确保医院人事档案管理工作的公正性与公平性，避免出现错误、虚假信息。

（二）创新人事档案管理模式。传统人事档案管理模式存在很多弊端，而医院人事信息不仅数量大，内容也很复杂，对此应该在管理方法上进行创新，可以建设人事档案数据库，让人事档案资源在搜索、查询和变更上更加规范。随着我国新一轮医疗改革制度的深入实施，以往静态的人事档案管理模式需要尽快作出转变，通过采取动态化管理措施，可以保证信息资源的真实性和全面性。从现阶段医疗改革新动向来说，主要是对医疗资源的整合与利用，确保实现全民健康的目标，这需要将医院人力资源功效最大限度发挥出来。对此医院要在人事档案管理工作上增加投入，尽快引进现代化技术，将人事档案管理所需基础设施配置完善。只有尽快购置计算机、扫描仪、打印机、复印机等设备，并应用专业的档案管理软件，这样才能提升医院人事档案存储、检索、印制、扫描和查阅的效率。

（三）注重人事档案管理信息化建设。随着医疗卫生体制改革的逐步深入，医院之间人才流动变得更加频繁，若是仍然实行传统人事档案管理方式，则无法满足新时期要求，并对人才流动带来不利影响。对此，医院为提升人事档案管理的规范化水平，要注重对先进信息技术的应用，在现代化信息管理技术支持下，能够让人事档案资料更好地进行归类与管理，并通过对信息的加工处理，让人事档案管理效率得到提升。医院加快人事档案管理信息化建设步伐，解决手工操作中遇到的问题，便于各部门了解人事信息，减少审查时间，获得更高的工作效率。医院在应用计算机管理系统时，应该设置一定的访问权限，只有在自己的权限范围内进行查阅、参考和评价，从而提升了人事档案管理的公共透明度，便于医院更好地发现、管理和培养人才。

（四）提升档案管理人员素质。第一，医院要安排专业人员负责人事档案管理工作，在他们开展归档、整理等工作时，要促使他们认真学习先进管理技术，主要包括计算机信息处理技术、档案专业软件操作技术等，同时提升他们的责任感。第二，对于一些非档案管理专业的人员来说，则要为他们提供培训教育的机会，确保其在上岗前能够满足岗位要求，并促使其不断提升自己的职业道德水平。第三，医院要采取竞争上岗的方法，不断优化档案管理人才队伍，也督促档案管理人员自觉提升业务技能。第四，医院要通过对薪酬水平、福利待遇的适当调整，将档案管理人员工作热情激发出来，最大限度发挥他们的潜能，也确保人事档案规范化管理水平的提升。

三、结语

总之，医院在发展过程中要提高对人事档案管理工作的重视，这有利于对人力资源的优化提供可靠保障，也有利于医院人事制度改革的顺利进行。在我国医疗卫生体制改革日益深化的今天，医院的人事档案管理模式要注重创新，积极引进新技术、新设备，才能在人事档案管理上做到规范化，真正将其资源优势体现出来，为医院的可持续发展奠定良好基础。