浅谈公路工程档案管理人员素质建设的必要性

2019-11-25三明莆炎高速公路有限责任公司郭香花

办公室业务 2019年16期

文/三明莆炎高速公路有限责任公司郭香花

随着公路建设项目的迅速发展，公路建设项目文件材料信息已成为工程建设过程和工程后期维护重要的信息资源。归档文件材料的真实性、完整性、可用性也不断被重视。工程档案质量的好坏，将直接影响到后期的归档、查询、利用、扩建、改建等工作。从文件管理的角度来看，把控好文件的形成过程将有利于档案后期的归档与利用，也能减少因文件材料不合格而造成的返工，减少档案归档整理的工作量。工程档案质量的完整性、系统性，很大一部分是由从事工程建设档案人员决定的。

一、公路工程档案的重要性

公路工程档案是科技档案，存在双重价值，即文件的原始价值和文件的从属价值。公路工程档案在形成过程中，其文件价值对文件的形成者在对工程质量评定、完工后的维护管理等从事的其他工程实务都具有参考和凭证的价值。而文件的从属价值体现了文件对社会的有用性，文件档案可以给社会提供参考、借鉴等有用的情报价值。因此做好公路工程档案管理非常重要，根据工程档案的价值属性我们知道在文件形成的过程中，控制好文件的真实、准确、完整是必要的。

二、档案管理人员在公路工程档案管理中的重要性

（一）档案管理人员对前期文件收集认识不够，使得前期资料收集不全。公路工程建设时期比较长，笔者从事的国道205线三明市区过境段普通公路工程建设项目，其中梅列区2012年10月31日由三明市发展和改革委员会立项批复，2014年3月25日下发开工令，全线2017年1月12日建成通车，项目档案形成周期长。故立项阶段的资料存在前期办人员完成资料审批工作未及时移交档案管理部门，普通公路建设管理单位不够重视档案建设，无人专门收集与管理的风险，又或者公路建设涉及到多个地市的，一般立项审批资料只有一份原件，而同一条公路建设，由于跨区，存在不同的项目法人，那么对于立项审批资料存在其中一方或多方没有立项的资料，诸如此类的情况比较多，而从事档案管理的人员对于前期的建设程序不熟悉，或是对于工程建设活动中产生的文件哪些需要收集，哪些不需要收集没有概念，及对归档的范围不清楚。

（二）档案管理人员专业知识不足，导致归档的档案资料不符合要求。公路建设不是一两家单位的事，其涉及到的参建单位数量众多，各单位在工程档案管理方面的水平也是不一致的。同一工序所用的表格不统一，表格使用不正确，填写格式不一致，档案整理五花八门等等一系列的问题。有的项目做的比较好，有制定统一的表格、填写的规范、整理的依据等等一系列的措施，但仍然出现归档的工程档案资料不符合要求，且很大程度上，所填写的资料都存在抽检频率不足、检测项目不符合规定、测量数据与检验单上的数据不对应，放样时间晚于施工时间，施工的部位和报检的工程部位不一致等一系列的错乱，使得所填写的施工资料缺乏真实性，其原始性受到质疑。对于资料归档质量不符合要求的情况，很大一部分都是填写资料的人员对于工程现场的不熟悉，其对于公路工程内业资料填写的知识不熟悉，对于档案人员，因为缺乏工程专业知识，故其不能在档案的收集整理过程中发现错误，盲目收集整理。

（三）档案人员责任心较差，导致资料缺失较大。公路工程建设周期长，建设地点又都在偏远的地区，交通生活都相对不便利，且档案管理人员的待遇相对较差，这导致了在很多项目上，工程建设完工后至少会换2个以上的档案管理人员，对于他们来说，反正后期档案整理又不是我的事，这里做烦了，就换工作，至于目前手上来的资料，只要有人交过来了，我就收，至于是否有做台账登记，是否有核对缺失，是否检查收集上来的档案资料是否符合归档要求一概不管。所以，一个专门负责档案管理的人员辞职后，往往会出现很多交接问题，新来的档案人员有的有经验，有的没经验，但在大多数工程项目上新来的档案人员是没有经验的，而前面的档案人员在离职的时候，也不做好交接，加上前期档案资料没有整理，或是整理的比较混乱，对于新的档案人员来说，一是马上接收很难，对于什么该收集，什么不该收集不清楚，对于前期已收集上来的资料不知道是否要归档，等等一系列的问题，将导致档案在收集过程中存在越来越多的缺漏。更有甚者，有些档案人员的职业道德较差，离职时尽将自己整理归档的资料带走或是丢弃，这都将造成资料在收集过程中存在较大缺失，为后期的整理归档带来诸多的不便。

三、提高档案管理人员基本素质的必要性

档案工作是一项服务性、管理性和政治性的工作，档案工作的性质决定了档案工作的重要地位。档案人员的职业素养由个体素质和群体素质两个方面构成，档案人员的个体素质主要体现为思想、道德品质、知识、能力等方面因素。档案人员的群体素质主要体现为整体的精神风貌和环境条件，两者相辅相成，相互促进。

（一）营造良好的环境条件，完善奖惩制度。环境营造人，一个工作环境和氛围都不是很好的项目，难以留住优秀的档案人员，相反，好的环境造就好的人，即使是初学者，在良好的学习、工作、生活环境下，也将不断成长为优秀的人才。在公路工程建设中，先天的环境因素并非特别理想，但环境氛围是人为创造的。业主管理单位一开始就要求监理、施工单位建立档案管理制度，建构档案框架，具体到人，责任到分管领导。国道205线三明市区过境段项目A2项目部通过建立奖罚制度、培训制度、提高档案人员的待遇、改善员工的生活环境等手段营造轻松良好的工作氛围，从各方面提高综合档案人员的积极性、增强责任感、提升个人能力、减少流动性，期间两名专职档案人员在工程建设期间未更换，有效保障了档案资料的延续性，为工程交工验收提供了有利的保证。

（二）注重培养良好的思想素质，高尚的职业情操。注重培养总监办、项目部专兼职档案人员的思想素质和职业道德。档案人员的职业道德是从事档案管理工作的人员在其工作中所必须遵循的道德规范和应当具备的道德品质。工程档案工作是枯燥无味的，工地一线的工作环境条件相对较差，这一性质决定了从事档案管理工作的人员必须热爱这份工作，在从事档案工作上能尽心尽力，克服外界不良因素的影响，才能全心全意做好本职工作。为此，各项目合同段中标后，建设单位就要求明确项目档案人员，并通过培训等手段提高相关人员的思想素质和职业情操，纳入内部考核，结合工作给与奖惩，激励工作的积极性。

（三）扎实的专业知识，全面的知识结构。工程档案属于科技档案，需要掌握的知识也较一般的档案多，只有具备扎实的知识，才能在工程档案工作中得心应手。因此，组织各参建单位档案人员参加省、市档案部门组织的继续教育培训，取得合格证书。工程档案管理人员不仅要有专业的档案知识，还需掌握与工程相关的专业知识，工程管理部组织档案人员学习工程基础知识，只有通过培训并考核合格的人员才能从事工程档案管理工作。在工程建设的过程中，仍定期不定期对档案人员进行加强培训，有了扎实的专业知识和全面的知识结构才能更好地服务于工程建设，为档案的完成建设提供有利的条件。

（四）良好的信息素质，较强的信息处理能力。工程档案作为工程建设的重要资源，随着社会的发展，档案管理工作已经步入了信息化的时代，档案信息化建设在工程档案管理中的地位越来越重要，档案工作者的信息素养也越来越重要，作为档案管理从业人员，在掌握了档案必备的知识后，更应该掌握现代计算机、网络、通信等技术，善于应用现代科学管理手段来管理档案，做好档案管理工作，运用计算机系统管理档案，实现档案管理信息规范化。国道205线三明市过境段项目依托福州华闽通达信息技术公司开发的项目总控平台软件系统，将工程施工过程中所有的原始数据进行上传，各方在软件平台上进行工程档案资料审核，业主方实现了对工程数据实时管控的状态，为工程档案信息化提供了很好的平台。