简述如何做好高等学校档案管理工作

文/吉林化工学院 邹晏秋

教育事业的飞速发展，作为记录和承载学校历史沿革的档案，在学校发展中发挥着越来越重要的作用。档案管理工作是整个学校发展过程中的重要组成部分。

高校档案有着自身的特点和属性，也有着不可替代的价值和意义，做好高校档案的管理工作直接关系到学校的教育和教学管理等各项工作，只有了解高校档案管理工作的性质，提高校档案管理者的素质，加强高校档案管理的意识，顺应时代进步，才能为高校发展打下良好的基础。

一、了解高校档案管理工作的性质

（一）高校档案工作具有综合性。高校的档案管理工作包括文书类、教学类、财务类、基建类、出版类等等，高校档案不仅在教学作中发挥着应有的作用，在学校的学科建设、基础建设、国际学术交流、外事活动，学生就业、考研、读博等诸多方面，都需要档案工作的配合，从而体现档案工作的全面性和综合性。

（二）高校档案工作具有系统性。高校档案的资料形成于高校的各个行政管理部门，分支多、类型多、载体多样，如纸质、实物类和现代的电子、音像类，档案的系统性体现在对这些类型的统一分类，逐一整理，有序排列，形成体系，使高校的档案管理工作遵章有序、协调一致。

（三）高校档案工作具有应用性。高等学校培养人才、学科建设、科学研究等等都离不开社会经济发展的需要，高校档案管理工作也不能脱离社会，档案管理工作要利用各种渠道向社会提供资源，帮助和协同社会发展，使高校档案管理工作扩大服务范围，提升利用价值，增加应用功能。

二、加强高校档案工作的意识

（一）安全意识。高校档案是具有历史意义的，是有保存价值的文献和资料，属于国家和集体所有的信息资源。因此档案的安全是档案管理工作的重中之重。从档案馆藏的大环境到档案收集整理的每个环节，都要严格保证每一件档案的安全与完整，以较高质量，达到长时间保存利用的目的。

（二）保密意识。《中华人民共和国档案法》和《中华人民共和国保密法》都适用于高校档案管理工作。根据国家规定的档案密级制定完善全面的保密制度，在执行制度的过程中设立有效的监督机制，做到公正无私、奉公廉洁，忠于档案事业，时刻提高警惕，严守党和国家的机密，确保高校档案管理工作的顺利进行。

（三）开放意识。长期以来，档案作为高校的历史基奠，在学校的教学、科研和学科发展等诸多方面，发挥着重要的作用。随着时代的发展和进步，需要打破档案所属的局限性。在合理合法的范围内，通过先进的技术手段，对社会公开部分档案资源，以提升档案利用效率，使档案价值实现最大化。

（四）发展意识。要有高校档案发展的责任感，传统的档案管理方式方法已经远远落后于时代的步伐，电脑和网络的飞速发展，给档案作提供了先进的科学平台，电子信息数据库的建立和档案信息网站的开通，实现了高校档案管理工作的飞跃，进入了真正的科学现代化管理行列。

三、提高高校档案管理者的素质

提高档案管理人员的整体素质，是提高档案管理水平和档案服务质量的先决条件。只有档案员整体素质提高了，人人精通业务，个个独挡一面，才能提高档案管理水平和档案服务质量。

高校的档案管理工作是一项党性和政治性很强的工作，档案工作者要时刻保持清醒的头脑，自觉学习党的路线方针政策，坚持党的领导，坚持与党的路线保持一致。坚守为人民全心全意服务的工作理念，从小事做起，从本职工作做起，承担高校档案工作的责任，做到懂法、懂理论、懂业务、坚决保守秘密，做一名合格的档案管理工作者。

高校档案管理工作需要专业性强、业务熟练、知识面广的管理者。积极主动学习高校档案业务知识，深入了解国家关于档案制定的政策，下发的条例规定等等，有目的、有方向地参加档案知识培训，听取关于高校档案的高端讲座，参与社会各界档案交流会，借以开阔眼界，学习和积累先进经验，促进高校档案工作的进步和发展。

高校档案管理工作者要认真系统地学习《高等学校档案实体分类法与高等学校档案工作规范》，把它熟记于心，严格遵守其中的规定，按照方法进行档案分类，把分散的各类繁杂文件进行分类，做到有理有序，立体交叉，归一整合，从索引到查询步步清晰，繁而不乱，立卷有序，建档整齐，归档统一。

高校档案管理工作者的服务性，高校档案管理工作最终的目的是服务于学校，服务于教师，同时服务于社会。本着“全心全意为人民服务”的宗旨，对来访者实行全方位的服务，热情礼貌的态度，快速有效的查找，耐心细致的解答，以满足来访者的利用需求。

高校档案管理工作需要思路清晰、日积月累、逐步完善，以极大的耐心和热情去完成每一个环节的工作，努力解决工作中遇到的困难，保障高校档案管理工作有序顺利地进行，服务于学校，贡献于社会。