信息时代背景下档案管理工作研究

文/滨州市城市建设服务中心 张晓东

档案管理对于企事业单位都具有重要的意义，通过档案管理不但可以分门别类实现信息管控，同时还可以随时对各种资料进行调用，对于企业实施精准、高质量决策具有重要的参考价值。立足于现状，为了进一步探讨信息时代背景下档案管理的优化策略，现就其基本特征介绍如下。

一、信息时代背景下档案管理的特征

（一）工作定位。信息时代背景下档案管理在工作定位上出现了一定的改变。在过去，传统的档案管理大多以归档为主要任务，通过归档、整理等方式来实施档案管理，能够将各种资料保存下来，为后续的使用提供便利条件。但是，对于一些企事业单位而言，由于每年产生的资料、信息十分庞大，大部分资料在归档后往往难以直接查找，许多资料虽然具有很大的应用价值，却由于无法检索和查询而导致难以派上用场。随着信息技术的快速发展，采用信息技术进行档案管理逐渐成为新时期档案管理的主流方式，在这样的条件下，工作上的定位发生了转变，所以管理的模式与应用的途径都发生了转变，这也是信息时代背景所带来的变化。

（二）工作特征。信息技术的快速发展使得档案管理工作呈现出以下几个方面的主要特征：其一，信息技术的快速发展使得档案管理工作进一步贴近于政策法规，通过规范化管理能够提升信息管理的真实性与有效性，甚至许多政策都是通过档案管理部门直接参与制定与管理的。其二，结合现阶段的情况来看，信息技术的协助使得大量的档案都成为电子档案的形式，所以档案管理也从实体管理向着信息化管理的方向转变。其三，实际的档案管理过程中需要涉及到信息技术的应用，同时还包括有管理工作以及数字化工作等内容，这些内容都在网络不断丰富与普及的过程中实现了网络化，为实现管理效率的有效提升创造了条件。

二、信息时代背景下档案管理存在的问题

（一）工作理念陈旧。工作理念陈旧是现阶段档案管理工作普遍面临的问题。从客观上来看，尽管信息技术在档案管理当中得到了普遍的应用，但是许多工作人员并没有形成利用信息技术进行科学管理的习惯，很多工作人员依然有利用纸质材料进行管理的习惯，这样一来不但降低了管理的效率，同时也会阻碍信息的整合，对于最终档案的合理调用具有不利的影响。

（二）管理模式过时。从管理模式的角度上来看，科学合理的管理模式不但可以减少后期出现档案不匹配的问题与风险，同时也可以提升工作效率，避免出现较大的管理空档、风险。但是，在实际的管理过程中，由于专业素质不高、认识不充分，一些管理者没有选择科学的管理模式，导致现阶段的管理模式与实际的应用领域不匹配，从而影响到管理的作用。

（三）数据库建设跟不上实际需求。数据库在信息化时代档案管理过程中扮演着十分重要的角色，合适的数据库能够降低工作压力，提升档案管理效率。不过，由于缺乏专业技术人才的参与，大多数企业无法实现自身数据库的建设，更谈不上信息化档案管理的具体落实了。

三、信息时代背景下档案管理工作的优化策略

（一）创新工作理念。创新工作理念，要求在信息时代快速发展的过程中对管理理念以及工作观念进行创新。首先，需要所有参与档案管理的人员都能够形成档案信息转化意识，认识到档案信息的管理价值与资源的重要性，通过根据需求导向的方式来进行档案的管理工作，这样一来，就能够在档案管理的基础上充分应用档案资源，完善其功能并发挥相应的作用。其次，在档案管理过程中人员需要具备档案资源的综合利用率的意识，根据档案的特征与实际应用的频繁程度对其进行分级管理，这样在进行档案的搜索以及调用时就不会出现难以寻找的情况，在客观上提升档案应用的效率。最后，在工作过程中需要明确档案管理的价值与重要性。实际上，大量的档案管理人员对于档案管理的认识都停留在归档、整理等方面，对于资源的充分利用以及档案管理的重要性理解不深入，这也是导致其工作中偷懒、掉以轻心的重要原因。

（二）改善管理模式。结合目前档案管理工作的实际落实情况来看，在信息技术的应用衔接方面存在不小的欠缺。所以，结合档案管理的创新需要，应该继续优化信息档案管理的重点环节，通过管理制度与模式的创新来提升管理质量。首先，工作人员应对管理模式进行不断创新，在自身服务水平得到提升的同时改善服务质量。其次，相比于传统的管理模式，应该建立更为完善的系统来应对多元化的发展需求，这样一来，才能够满足不同层次的人员对于档案的管理认识与要求。在实际的工作过程中，还需要结合工作的内容与要求来进行重新整理、归档管理等等，这个过程中可能需要做好信息化软件的设置与备份，在实际备份过程中则可以根据单位来制定相应的技术标准与操作措施，从而使得档案管理的模式能够得到进一步的强化，同样也可以使得工作中的细则得到明确与加强，这对于硬件设施的技术处理以及信息模式的升级都具有一定的帮助。最后，改善管理模式，关键在于改变管理者的认识，通过自上而下的管理优化来提升部门对于档案管理的重视程度，真正落实好信息管理的优势与价值。

（三）完善数据库建设工作。数据库在档案管理工作中具有重要的作用，其同样也是信息化背景下实现信息档案管理的基本条件之一。在进行信息库建立时，需要明确档案管理的主要目的，选择针对性的方向来进行设置。在档案信息库建设时，应该从基础细节的层面入手，通过协调好信息技术在档案管理中的切入点来提升信息技术的综合利用效率，特别是档案目录的管理，既要浅显易懂，又要能够对多种不同类型的条目档案进行整合，这样才能够快速实现档案的查找与分析。值得注意的是，在进行档案管理时可以借助于信息化的结构分析来建立数据库，或者直接引入一些相关领域的成功数据库建设经验，这样都可以使网络得到扩充，无论是开放式的网络模式还是分散式的数据库都可以得以实现，这个过程中需要考虑到档案管理的工作效率与实际工作效果，酌情进行调整，尽可能发挥出数据库的建设功能与效用。

（四）加强人员队伍建设。根据档案管理工作中遇到的阻力来看，人员队伍的建设不足是导致信息技术在档案管理中无法顺利应用的主要原因。所以，作为企业应该加强档案管理人员的在职培训，或者通过一些岗位学习、学历提升、高校深造等方式来提升人员的综合素质。在进行人员招聘时，尽可能招收一些技术水平过硬，或者有双学历、双专业背景的人员，这些人员不但可以轻松完成档案管理工作，同时也可以更为高效地使用信息技术完成档案的管理任务，可以减少单位在档案管理方面的开销，对于提升队伍的建设水平具有一定的促进效果。在人员队伍的建设过程中，可以参考一些成功单位的经验，通过绩效考核或者多元素评价的方式来进行管理。

四、总结

综上所述，信息时代的到来改变了人们的工作模式，同时也转变了档案管理的习惯。在新时期实施档案管理，需要适应信息技术的应用需求与实际特征，同时也要避免出现工作理念以及管理模式方面更新不及时的问题，需要及时对工作理念以及管理模式进行更新，同步做好数据库的建设与管理工作。在这个过程中，还需要不断提升工作人员的专业素质，更好地迎合信息技术的发展要求，这样才能够最大限度地完成档案管理的具体工作，真正实现信息化管理的作用与价值。