基于某高校的后勤工作信息化思考

文/北京教育科学研究院 刘慧媛 唐亮

后勤工作是我院开展各科研工作和教学任务的基础，是我单位事业发展的根基。上世纪末期，全国高校经历了如火如荼的后勤社会化改革，有效转换了后勤工作运行机制，显著提高了后勤服务保障水平，我院作为北京市教育体系的科研支撑部门，也将物业管理、食堂运营等工作以政府采购的形式委托给了社会后勤服务集团。但长期以来，我院后勤工作本身未能从根本上改变传统的劳动服务方式，仍然以手动办理为主，一定程度上阻碍着后勤管理水平的提升和办事效率的提高。此外，我院因多次搬迁、多址办公等诸多方面因素的影响，后勤工作较为薄弱，在制度建设、人员结构、基础设施等方面都有不足。近年来，随着网络技术的不断进步，信息技术与后勤工作的结合给各项工作的开展带来了新思路，后勤服务软件的使用对提升后勤管理水平、增强后勤服务能力、提高后勤劳动效率具有重要的作用。我院后勤工作实行信息化对转变后勤管理思路、提升工作效率、改变工作模式有着重要的现实意义。

一、后勤工作信息化的目的和意义

（一）实现了工作效率的提高和运作成本的降低。后勤工作支撑着一个单位的正常运作和对相关物资与管理进行科学合理的调配及安排，例如车辆保障、能源供应、餐饮会务等其他事项都属于事业单位后勤工作的范畴，所涉及的范围非常广泛、项目复杂，实际管理起来非常复杂。后勤工作信息化基本能够实现后勤工作运行过程中的办公无纸化、操作数字化、传输网络化、信息共享化、服务人性化的要求。后勤工作通过物业系统、综合办公系统、报修系统、节能监管平台系统运作后，将传统的人工受理服务转变为计算机离/在线服务，有效缩短了传统人工模式下的处理流程，降低了后勤工作的运行成本，既节省了时间，又拓宽了后勤工作发展的空间，对提高后勤工作效率、做好服务保障工作具有积极的推动作用。

（二）实现了后勤管理的科学化和精细化。后勤工作信息化本质上是管理信息化的一部分。管理信息化是要实现管理软件与硬件(包括管理者)的有机结合从而实现管理的系统化、程序化，以达到管理效率的最大化。后勤工作信息化将信息化与管理机制有机结合，这对完善工作制度、转变工作理念、优化人才队伍建设和机构设置调整有着积极的推动作用。后勤工作信息化使信息沟通更为有效，有效促进组织建构扁平化，加大对管理层和执行层的关系，使管理更为规范，协调更为方便，实现各类信息的有效整合、集成和共享，达到业务流程的合理充足和管理职能的改变，进而实现了后勤管理的科学化与精细化。

（三）符合我国对供给侧结构性改革的新要求。习近平总书记在2016年1月26日下午主持召开中央财经领导小组第十二次会议时强调，供给侧结构性改革的根本目的是提高社会生产力水平，要在适度扩大总需求的同时，去产能、去库存、去杠杆、降成本、补短板，提高供给结构适应性和灵活性，使供给体系更好适应需求结构变化。这启发了我们，我院职能工作和业务工作已经形成了供给-需求模式，而后勤工作信息化本质就是对传统后勤工作流程进行优化，提高后勤业务办理效率、补全手工办理后勤工作产生的各种短板，降低了工作成本，这对我院整体服务供给工作的优化有着积极的促进作用。

二、我国后勤工作信息化进程

在我国后勤工作整体信息化的进程中，根据需求的不同层面可大致分为基础办公、业务软件、信息卡和数字管理四个阶段：

（一）基础办公阶段。在后勤工作信息化的初期，很多业务开始使用Word、Excel、PowerPoint等较为常用的办公软件，多用于公文处理、信息记录等，满足日常办公基本需求。

（二）软件渗透阶段。这一阶段后勤工作开始使用资产管理、物业系统、报修系统等管理系统软件，简化业务办理流程，较为系统地对信息实现了流转和管理功能，但各业务软件间运行相对独立，信息互通程度低。

（三）业务整合阶段。以信息卡为支撑，由最初用于食堂售饭的IC卡，逐步延伸到水、电计费、门禁等领域，主要对消费信息有所管控，并逐步将多业务进行整合至以信息卡为媒介的系统中去，可以进行初步的消费管理和成本核算，但还没有涉及后勤其它业务和综合管理。

（四）信息整合阶段。这个阶段信息化程度较高，使用了信息化平台管理，被称作“数字后勤”，它不仅把前三个阶段包含的所有消费层面、成本层面、核算层面进行数据信息整合，同时还能够把后勤工作整体业务流程进行综合处理和分析，形成统一的后勤管理数据信息平台。

三、我院目前后勤工作使用信息手段办公的现状

按照我院职能及部门划分，后勤工作涵盖车辆管理、医疗卫生、维修维护、房屋管理、资产管理等工作。自2012年以来，根据市教委、市财政局等上及部门要求，开始逐步将后勤工作部分职能尝试利用信息化手段进行管理。截至2015年底，已将资产管理各项工作通过OA办公系统和市财政资产管理平台进行办理。但后勤工作由于长期多址办公、涉及职能较多、业务范围较广、工作性质基础等特点，想要以信息化手段整合资源和集中办理提高办事效率还是存在着一定困难。

（一）后勤工作职能覆盖广，业务办理分散。按照职能划分，后勤工作涵盖“食、住、行、水、电、暖”等各个方面十几个行业。在这基础上根据后勤服务的特点再次划分，可以进一步分为两类，即内部管理部分和经营服务部分。其中内部管理部分涉及文件管理、人事管理、资产管理、财务管理等工作，经营服务管理包含办公用房安排、家具配备、公车使用、水电使用、卫生检查、报修维修、食堂管理、保洁绿化等。按我院具体情况，后勤工作涵盖经营服务管理的所有工作和内部管理的资产管理工作。所涵盖的这些工作具有广泛性、多元性、渗透性和长期性，需要投入较多的人力和物力去维持，这给后勤工作管理的统筹协调带来了困难。

（二）后勤工作信息化程度低，管理水平受影响。在我院多项后勤工作业务中，仅有固定资产工作使用院OA办公系统及市财政平台实现了部分功能，其余工作业务仅涉及使用如Office、Excel等基础办公软件进行简单的记录和核算，整体信息化水平较低，业务办理仍然以人工手动运作为主。此外，目前我院办理行政事务的信息化手段主要依托于我院网站和OA系统，办理方式和途径较为单一，较为依赖平台整体的使用率和登陆率。根据2015年固定资产报废/处置实际情况来看，使用OA办公系统在线办理业务流转成功率极低，仍以手动办理为主，职工普遍反映因操作、使用频率的问题，无法充分实现管理信息化优势，后勤管理水平的提升受到了一定程度的限制。

（三）人员素质不高，缺乏信息化专业人才。在经历了事业单位人事制度的改革后，我院后勤工作队伍大多属于工勤编制或派遣员工，近年来年龄结构逐渐老化，管理综合素质有待提高，并且大多无法熟练使用信息化手段辅助管理，高素质人才又因后勤岗位吸引力不足很难引进，导致在实际工作中懂技术、懂管理又懂业务的后勤工作信息化人才十分缺乏。想通过掌握和运用信息技术改善后勤工作和服务水平存在一定的困难，更谈不上主动根据工作需求拓展信息应用、根据数据信息的分析提高后勤管理水平了。另一方面，我院后勤人员目前接受培训以专业技术为主，管理方面培训尤其是信息化相关培训机会较少，在岗职工没有平台可以学习和掌握管理信息方面知识，一定程度上影响着先进管理手段的实施。

（四）后勤管理制度老旧，信息化难度大。我院硬件基础设施由于分址办公等诸多因素相对滞后，基于这种现实情况，后勤工作制度涉及的工作流程、办理方式、管理办法、工作机制依旧适用于人工办理。在2013年11月院办统一公示正在执行的规章制度文件中，目前后勤工作在实行的管理办法有《兼职司机管理办法》（京教科院院字〔2005〕10号）《机动车管理办法（试行）》（京教科院院字〔2005〕10号）及《关于办公用车的配置与管理意见》（京教科院院字〔2003〕6号），除公务用车所涉及的规章制度已有多年未经继续完善，其余水电气暖、用房管理等工作的制度依旧参考1998年制定的我院规章制度汇编。后勤工作管理制度上的落后，使得管理理念、管理模式和办理渠道如果想要转变，就需要较大程度上的后勤管理整体变革和人员观念上的转变，这使得后勤工作信息化的开展和推广有着一定的阻碍。

四、我院后勤工作信息化的几点建议

（一）做好顶层设计，系统规划后勤工作信息化。目前后勤工作使用的业务软件或系统已相对成熟，主要以一卡通系统为依托，整合了门禁、售饭、水电计费、报修、用房管理、物业管理、能源管控等系统。办理集中、统一高效的后勤服务信息平台，可以简化办公流程，减少资源浪费，并且一定程度上能够实现资源管控和成本核算功能。但信息化本身涉及全院多个部门和众多业务，后勤工作信息化还需要我院从信息化的全局统筹考虑，以搬迁新址为契机，结合各个职能部门具体业务，通过系统科学的顶层设计，系统规划全院信息化的布局和整体进程，促进业务部门和职能部门间的资源共享、业务协同和服务支撑，避免出现职责交叉和管理空白，保证我院各项工作良好运作，更好地推动我院事业长足发展。

（二）明晰工作职能职责，建立健全配套制度机制。我院后勤工作职能职责需要进一步明晰，改善目前后勤工作本身职能覆盖广、业务办理分散的现状，用信息化手段提高后勤工作的集中办理和业务整合。需要根据我院实际情况对后勤各项工作责体进行落实，并结合具体职能职责不断建立和进一步完善后勤工作信息化相关制度，健全后勤工作信息化业务办理、人员配备、培训学习、监督监管、激励等配套机制，加强后勤管理的科学性和有效性，推动后勤工作信息化顺利开展，确保后勤工作信息化能够取得预期实效。

（三）加大经费投入，保障后勤工作信息化有侧重地分步开展。后勤工作本身涉及很多领域，结合我院后勤工作信息化实际需求，需要进行网络硬件建设、系统维护支持和软件系统购买等各项工作，根据目前后勤工作信息化的发展阶段和水平，无论是开发新的系统平台将后勤工作各项业务加载进去还是独立购买单项后勤工作运行软件，都需要不小的资金支持，所以经费投入是后勤工作信息化工作有效开展的重要保障。此外，结合我院信息化整体情况和后勤工作信息化程度低的现状，从硬件建设到软件应用，从投入使用到运行维护都需要阶段性的巩固，后勤工作信息化工作的整体开展要有所侧重地分期、分批逐步建设和推广。

（四）加强后勤人才队伍建设，确保信息化手段充分应用。要做好后勤工作信息化建设，充分发挥信息化平台的作用，需要一批能够掌握、处理和利用信息化手段的人才队伍。加强人才队伍建设可以从两方面进行：一是引进一部分善于利用信息化技术的管理人才，在后勤队伍内部建设一支管理意识强、创新意识强、技术精湛的团队。另一方面，要完善后勤职工的培训体系，对不同应用层次的职工进行具有针对性的技能培训，或是运用行政手段激励机制来鼓励和激励职工学习和运用，逐步实现形成一支高素质、成体系的管理和技术队伍，确保信息化手段充分的应用。