事业单位档案管理信息化建设探讨

2019-11-25吉林省石油化工设计研究院党委办公室蔡雨轩

办公室业务 2019年16期

文/吉林省石油化工设计研究院党委办公室蔡雨轩

在“互联网+”战略下，信息技术已经在诸多行业和领域实现了广泛应用，对推动社会进步和经济发展起到关键作用。档案管理作为事业单位的基础性工作，其管理质量与单位运行具有密切关系，因此，相关领导和档案人员需要认识到信息技术的重要性，在管理中积极应用和引入先进的信息技术和信息设备，推动档案管理全面实行信息化，为单位发展保驾护航。

一、档案管理信息化的优势

（一）改善管理途径。以信息技术为基础开展档案管理，可以改变以往以人工录入为主的管理模式，以网络平台和信息技术为管理媒介，实现录入智能化。同时，信息化建设还可以改变档案利用、保存以及信息收集方式，将档案服务和档案储存充分整合，扩展档案的价值和职能，提升其利用效率。

（二）便于档案管理。在信息化背景下，档案更多的以电子形式出现，电子档案不仅可以节约储存空间，还能够便于对档案开展规范化管理。同时，使用者想要利用和调阅档案，不需要进行手工查询，只需要访问单位内部网络就能够获取相应的档案资源，突破时间和空间的限制，保证档案在调阅中不会出现损坏和遗失等情况，确保档案资源的安全性和实用性。

二、事业单位档案管理信息化建设的途径

（一）建设信息化人才队伍。档案人员的信息素养和操作能力与信息化进程具有密切关系，因此，单位需要建设信息化人才队伍。首先，单位需要在内部开展信息技术宣传教育，提升档案人员对信息技术的重视程度，主动在工作中应用信息化方式开展档案管理，提升自身的信息素养。其次，单位要定期组织档案人员开展信息化培训，内容涉及信息设备操作、信息技术运用、信息安全知识等，通过培养提升档案人员的综合素质和业务能力，保证各项工作的全面落实。最后，单位还要注重从社会和高校中吸纳具有专业背景的人才，不断充实档案队伍，提升其信息化整体水平，为开展档案管理提供人才支撑。

（二）构建信息化管理机制。在信息时代，档案管理数字化、智能化以及信息化发展已经成为其必然趋势，因此，事业单位要迎合时代特点和信息化管理的要求，构建以信息化为核心的管理新机制。首先，单位要基于信息技术构建以及完善管理制度，将纸质档案与数字档案充分结合，将制度贯彻到整个档案工作流程中，实现对档案的精细化以及规范化管理。其次，要加强各个部门的档案信息管理机制，在组织内部形成相互合作、相互交流、高度共享的档案机制，配合档案部门开展各项工作。最后，单位还要积极构建档案信息化平台，通过平台开展高效管理，实现档案资源的科学利用与开发，为单位运行和领导决策提供信息保障。

（三）加大信息化建设投入。为了保证各项管理工作的有序以及有效开展，事业单位要提升对信息化进程的重视程度，尤其是单位领导，要认识到信息化建设对促进档案管理优化的积极作用，并且加大人力、物力以及资金投入。首先，单位领导要转变陈旧观念，给予档案信息化建设以高度重视，发挥带头作用，促使广大员工实现档案观念的更新。其次，对信息化建设所需要的设备，例如打印机、扫描仪、计算机以及投影仪，要投入一定的资金加强采购管理，在设备购置后，引导档案人员合理利用，提升设备利用效率，避免出现闲置和错误操作等情况。最后，做好网络安全管理工作，安装以及更新杀毒软件，防止黑客、病毒以及木马入侵计算机系统，进而导致档案资源被盗取或者遗失，为单位带来不可挽回的损失。

（四）规范信息化档案标准。在开展信息化建设中，单位要注重保证管理工作的标准化和规范化，进而保证档案工作按照既定的规范开展。首先，单位需要结合自身具体情况，在内部制定档案收集、档案整理以及档案归档的信息化工作流程，要求档案人员严格按照流程开展各项工作。其次，对档案格式、数据库结构、档案著录以及档案内容进行统一规定，保证数据指标、文档格式和管理模式的规范性。最后，要对访问权限进行科学设置，严禁出现随意设置的情况，保证档案在调阅和使用中的安全。