社会保险档案信息化管理探析

2019-11-25嘉祥县社会劳动保险事业处郑军涛

办公室业务 2019年16期

文/嘉祥县社会劳动保险事业处郑军涛

近年来，不断增加的社保覆盖范围，增多了社保档案数量，而传统的社保档案管理模式已无法与当前社会发展需求相适应，且还滋生了诸多问题。因此，急需利用现在社会上最为普遍的信息化技术来管理社保档案。所以，相关部门需在保档案管理的信息化建设上进一步加强，通过有效措施对信息化管理模式进行完善，借以保证今后社会保险视野的良性发展。

一、社保档案管理信息化的重要性分析

社会保障中的一个重要组成部分就是社会保险，社会中的诸多方面均包括其中，直接影响着人们的权益。但目前，我国社保档案管理人员的素质普遍不高，档案知识知之甚少，信息洞察力也不敏锐，所以在管理中就会有各种问题出现，进而阻碍我国社保档案管理工作的发展。同时，受我国社会经济快速发展的影响，需长时间保存社保档案资料，但随着时间的流逝，我国社保文件在长时间的保存中极易出现档案缺失等问题，以致于无法正常进行社保档案管理。在此基础上，我国需实行社保档案管理信息化，以顺利进行社保档案管理，促进社保档案管理服务水平的提高，快速发展我国社保档案管理。

二、社会保险档案信息化管理

（一）树立社保档案信息理念。就现阶段社保档案建设的实际情况来看，各级领导与管理者还没有重视社保档案管理，以致于社保档案管理信息化建设的效果不佳。若要将这一情况彻底改变，则社保档案管理信息化势在必行，而如果要实现目标就必须要具备社保档案信息化理念。相关管理者与领导应与工作人员一起学习、了解社保档案信息化管理的重要性、作用、内容以及理念，重新认识社保档案管理，使之将社保档案管理理念树立起来，最终让管理人员、管理者与领导均积极参与到社保档案管理信息化建设过程中。

（二）构建社保档案管理框架。如果想真正实现社保档案管理信息化，就必须构建社保档案信息化管理的框架，在统一的模式中慢慢实现社保档案的信息化建设。首先，规范社保档案的基本内容，严格参照统一标准采集社保档案的数据信息，以让社保档案信息的通用性得到保证，加强社保档案的交换应用于信息化存储。其次，不断完善与发展社保档案的信息化建设模块，以让社保的续接、支出、缴费信息在相应的模块中实现数据的收集与传递功能。最后，创新与简化社保档案信息化操作软件，让开发出的操作软件更为简便，效率更高，促进社保档案信息检索有效性的提高，对社保信息进行更充分地汇总。

（三）构建社保档案的信息化体系。社保档案信息化体系的构建，加快建设社保档案的信息化，离不开相关部门的共同努力，以使社保档案信息化建设的配套系统更加完善。第一，社保部门和软件开发公司、网络运营部门之间建立密切合作关系，将供多部门使用的社保档案信息化管理系统开发出来。第二，真正将基层单位的社保档案信息化建设水平提高，进一步规范社保部门的信息化操作，切实在我国社保法律法规中纳入社保档案的信息化建设，从而更加完善社保档案的配套体系。

（四）创新社保档案信息化管理技术。虽然现阶段社保档案信息化管理取得了稳健发展，但为促使其进一步发展，需进行适当的创新。比如，在社保档案信息化管理中运用条形码和二维码。近年来，“扫一扫”因其便捷的特点而被推广到多个领域，包括购买、支付、投票等。在社保档案信息化管理过程中，可为每位参保人员制定一个二维码，并整合其全部社保信息，这样参保人员只需轻轻一扫二维码便可将自己动态变化的社保现状掌握。而针对档案本身，则可为其编制条形码，如此一来，就能够将纸质档案和电子档案之间的关系建立起来，打印出每份档案的条形码，并粘贴条形码让电子信息对应纸质档案，之后利用扫码在互联网系统上传信息，最终形成索引。在对资料进行调用时，只需在索引中搜索就可在短时间内将所需文件找出。

（五）注重培养专业的社保档案管理人才。完善档案管理体系的一项基础条件就是培养人才，而提高工作质量与效率最有效的手段就是实现档案信息化管理，由于实现档案资料信息化处理的基本前提就是对业务办理与档案信息化管理的创新型人才予以培养，最终无缝对接业务办理的档案材料和经办数据。