档案信息化建设现状、问题与对策分析

文/陕西省一三九煤田地质水文地质有限公司 赵磊

企业档案是企业发展过程中各项活动的记录。它们代表了企业的发展过程，反映了企业发展过程中的各种决策。档案对企业的后续发展具有维护经济利益、指导企业决策的重要意义。随着信息时代的到来，企业档案管理的重要性日益突出。在企业发展过程中，不仅要重视企业档案的整理与保存，而且要重视企业档案的开发与利用。通过对以往档案信息的分析，可以为企业的决策提供依据，促进企业的发展。

一、档案信息化建设的现状

档案信息化建设主要从上世纪80年代开始，从点到面逐步发展。当时部分条件较好的单位引进先进的计算机管理设备，将企业的档案信息管理存储到计算机当中，实现了档案信息的集中化，达到快速检索的目的，有效提高了档案管理工作的效率。上世纪90年代，我国政府为进一步推进档案信息化管理的建设，将其列为“十二五”企业建设的汇总重点项目，其中主要涵盖两项建设任务：一是企业档案管理基础工作任务；二企业档案管理信息化建设的任务。其中企业档案信息化管理工作主要是指加强电子文件的管理，加快数字档案馆的建设。随着政策的引导，我国各大国有企业以及事业单位都积极对自身的档案管理工作进行创新与改革。进入新世纪之后，计算机技术与网络技术的发展更加快速，国有企业与事业单位档案管理信息化建设工作的重心不仅是管理信息与计算机，更需要真正实现档案管理网络信息化的一体化管理，在提高管理水平的基础上，运用信息数据帮助企业争取竞争优势。

二、档案信息化建设的问题

（一）缺乏设计，资源浪费较为严重。许多国企单位与事业单位虽然积极构建信息化的档案管理系统，但是在实际的管理过程中，多是各个部门各自为政，导致信息化管理系统不具备兼容性，需要资源重复收集，或是部门之间的信息资源不一致，造成严重的资源浪费。

（二）忽视保密与权限的重要性。档案信息化建设必将依靠网络技术与计算机技术，将纸质档案信息上传到区域网络当中，在客观上为不法分子提供了信息数据盗取的可能性，而大多数国有企业与事业单位忽视保密与权限的设置，导致档案信息的安全受到威胁，容易造成档案资源非法访问，从而给企业带来巨大的损失。

（三）对档案数据缺乏深度挖掘。档案信息不仅是企业过往决策的记录，也是企业未来发展的重要依据。在以往的档案信息化建设过程中，许多企业仅仅对信息化进行建设，忽视了对档案数据的深度挖掘，导致档案数据没有得到合理的运用，没有发挥档案信息对于企业决策的辅助作用。

三、档案信息化建设的对策

（一）提高档案管理人员自身的素质。档案管理人员的素质将直接决定档案管理信息化建设的质量与效率。以往各大国有企业的档案信息化建设过程中，需要的人员并没有专业的计算机知识，对于档案信息化的建设也是一知半解，导致档案信息化建设的质量不高。企业必须重视管理人员素质的提高，积极开展培训工作，提高管理人员的计算机专业知识，提高企业档案管理信息化建设工作的质量。

（二）加深对档案数据的挖掘程度。通过对档案数据的分析，可以清晰发现以往企业决策执行的效果，及时将目前的档案管理数据进行统计，通过对档案数据的分析，为企业未来战略目标的制定提供依据，充分发挥数据的统计作用。并且重视企业信息的安全性，加大对档案管理权限的控制，对重要的信息进行加密处理，保障企业档案信息的安全。

（三）重视顶层设计。顶层设计即是在档案信息化建设的过程中，需要建立专门档案信息管理部门，实现各个部门信息的协调，避免出现部门之间各自为政的情况。将信息的收集与管理全权交由该部门负责，实现统一规划、统一管理的目的。在涉及各部门专属信息的管理时，则交由相关部门负责，以保证档案管理的安全性。

（四）建立网络档案管理共享模式。随着信息时代的到来，企业档案管理的工作量越来越大，给档案的开发利用带来了困难。为了提高档案开发的效率，必须将现代管理技术融入企业档案的开发利用之中。建立信息网络共享平台是将现代管理技术融入档案信息化建设的重要手段。建立共享平台，使企业充分利用档案信息，提高档案管理信息化建设的效率。在实际工作过程中，企业档案管理人员可以通过共享平台获取最新的管理信息，及时对企业档案进行分类整理。企业各部门也可以利用共享平台快速查询所需信息，提高企业档案的利用率。

四、结束语

企业档案的信息化建设是将从传统的企业管理方式转变为现代化管理方式的重要手段。在企业档案的开发与利用过程中，企业要利用先进的技术手段。如：计算机技术、网络技术等，提高档案管理的现代化。在对企业档案进行开发与利用的过程中，要根据市场发展的要求为企业的决策提供科学依据，保障企业的核心竞争能力，为企业的市场竞争提供优势。