提高办公室文秘工作质量和水平的有效策略

文/西南油气田燃气分公司 魏玥科

办公室是处理企业众多事务的重要场所，工作量很大，需要文秘人员眼观六路、耳听八方，既能把所有工作顾及到，又能保证质量。所以在选择文秘人员的时候要严谨仔细，要熟悉企业的基本业务，熟练掌握电子设备的使用，语言恰当且应急能力强，这样才能支撑起办公室的工作，起到承上启下的作用。本文提供了几点提高文秘质量和水平的有效策略，为企业提供大致的方向。

一、企业重视文秘工作并提供各方面支持

企业之所以强大是因为内部结构合理，整体性强，办公室作为企业的重要办公部门，起到连接上下级的作用。但是现阶段我国经济发展飞快，企业也随之快速发展，企业原有的配置反而不足以维持工作。以办公室的工作为例，企业的发展带来了许多新产业和新任务，文秘人员的工作增加了很多。企业需要重视办公室文秘的工作，在各方面为办公室文秘的工作提供便利。比如在选择文秘人员的时候，企业可以提供资金支持，重视选拔过程，为办公室选择优秀的人才；在文秘的日常工作中，企业需要进行大致的观察和引导，为文秘提供学习资源，让文秘工作尽快融入企业。

二、增加办公室文秘人员数量

众所周知，企业单位的产业链较长，会有各种类型的工作需要整理。企业办公室文秘工作量大，经常需要加班加点，使得许多工作人员不愿意全身心投入到办公室文秘工作中去，这导致了文秘人员数量难以满足企业办公室文秘工作的需要。大量的办公室文秘工作使得企业不得不选择临时或兼职的文秘人员进行处理，但是普通文秘人员由于没有经过培养和训练，专业能力较差，往往不能很好地完成企业办公室的大量工作，这给企业的正常运转带来了或多或少的阻碍。在培养出优秀专业的文秘之前，企业必须增加文秘人员数量，并合理分配工作任务，以数量来弥补质量的欠缺。比如一个人的工作两个人来做，特定的文秘人员只做特定部分的工作，紧急情况时在办公室主任的指导下共同应对。这样虽然多付了职工薪酬，但办公室的工作也得到了暂时性的提速，不失为一种有效的方法。

三、加强培训，健全办公室工作制度

企业在聘用临时文秘的同时要加快培训专业文秘的脚步，为办公室工作的长久发展提供动力。办公室文秘必须经过企业的专业培训，培训可以分为三个步骤：一是要考验文秘人员的心理素质和动手能力，这是为了应对平常繁多的文件和突发的紧急情况。二是要引领文秘人员熟知企业的各方面工作流程，这是为了让办公室工作与企业工作无缝对接。三是要锻炼文秘人员的语言能力和处理人际关系的能力，这是为了应对各种各样的客户，为企业赢得良好的形象。

办公室同样要建立完整的制度条例，要对文秘进行行为规范。比如遵循职业道德规范，严格要求自身，保证良好的工作态度和职业素养，自觉遵守公司的规章制度；努力提高自身的职业素养和办事水平；提高办事效率和质量；服从上级安排，利用自己的专业能力维持企业办公室工作的有序运转。培训和建立制度是对文秘人员专业素养的培养过程，是对办公室工作质量和水平的有效提升，如果办公室文秘能够自觉遵守以上原则性要求，那么办公室工作质量就会得到有效的提升。

四、附加必要的奖励制度

企业根据员工的工作制定奖励制度可以说是关爱员工、激励员工、督促员工的有效手段。制定合理的奖励制度不仅适用于办公室，同样适用于企业所有部门，员工物质上或名誉上得到了奖励，工作态度就会积极向上。

制定办公室文秘的奖励制度，主要内容就是确定奖励原则：多劳多得原则和公开性原则。文秘在工作量巨大的情况下基本完成任务的，应当给予“优秀奖”，可以奖励生活用品、纪念品或适当的奖金；文秘在工作量巨大的情况下完成全部任务且质量较高的，应当给予“超越奖”，要奖励数额合理的奖金。在奖励制度中公开性原则也是十分必要的，它代表着公平性，能够使文秘人员信服并且正视自己。办公室文秘工作奖励制度不断激励着文秘人员发挥自己的能量，使其得到满意的回报。

五、结束语

综上所述，办公室文秘的工作十分重要。负责各种文件的起草、装订及传递工作；及时处理上级文件的签收、传递、催办工作；文件的回收工作；各种会议的记录工作。办公室文秘的职业能力关系着企业工作的进度，企业在选择文秘人员时应该依据本文所提观点进行专业的选拔，要重视办公室文秘工作，对文秘的各方面能力进行培训，加以提高。在企业激烈竞争时期，拥有专业的文秘人员相当于有了“润滑剂”，能够使企业健康发展。