科研事业单位合同管理的关键风险点及应对措施

2019-11-25中国船舶重工集团公司第七三研究所无锡分部李乐施晓敏徐妍

办公室业务 2019年16期

文/中国船舶重工集团公司第七〇三研究所无锡分部李乐施晓敏徐妍

随着我国事业单位改革进程不断加深，大部分科研事业单位开始转变经营方式，丰富经营内容，逐步向现代化企业靠拢。科研事业单位向具有经营性质企业的转变使其面临更复杂的合同管理局面，为不断提高科研事业单位合同管理的有效性，有必要对其中存在的风险和解决措施进行具体分析。

一、科研事业单位合同管理的关键风险点

（一）管理者意识风险。在企事业单位中，管理者的个人意识往往会影响其相关规章制度的践行情况。科研事业单位向现代化企业转变的时间不长，其中管理者的意识和管理理念大多还停留在以前的水平，缺乏经营意识和法律意识，从而对合同管理的重视不足。目前，很多科研事业单位的项目甚至没有确立有效的合同，合作全凭领导一句话，使得相关项目的可行性及收益率均得不到有效的保证，给单位带来易产生法律纠纷的风险。

（二）信息泄漏风险。合同是商业机密的一部分，尤其在科研单位，涉及到的招投标项目、合作开发项目、投资项目等合同常涉及大量企业内部信息和市场竞争机密，有些项目还涉及到国家级别的重要信息，因此合同的信息安全非常重要。鉴于合同的重要程度，科研事业单位比一般企业面临更大的信息泄露风险，且随着信息化在各行各业的普遍应用，也给合同信息盗取提供了捷径。因此科研单位在进行电脑化办公时，单位内部的合同面临巨大的信息泄露风险。

（三）合同订立风险。订立与执行是进行合同管理时最主要的两个环节，因此在合同订立和执行过程中，常伴随一定风险。合同订立环节的主要流程包括调查、谈判、制定、审核、签约等。以订立合同之前的调查环节为例，若相关人员玩忽职守、贪污受贿，对对方的资质、能力等调查不全面、不到位，甚至徇私舞弊，导致合作方不符合项目要求，会给科研单位带来经济效益的损失，导致项目无法顺利完成。

（四）合同执行风险。执行风险主要指合同履行及结算过程中面临的风险。合同签订后，双方必须同时按照合同要求履行义务，共同承担风险并分享盈利。若在履行阶段，其中一方不按照规定履行就会严重损害另一方利益。科研事业单位的项目涉及到与很多设计、生产、加工等单位的合作，合作方的复杂性及实验本身的不确定性导致项目实施过程中常会出现一些合同中没有涉及的事项，给科研单位带来损失风险。此外在结算过程中，由于合同管理部门与财务部门的分责不明确，会导致合同管理方推卸责任、疏于职守，从而延误单位的结算工作。

二、科研事业单位合同管理风险的应对措施

（一）提高单位管理者意识。在科研事业单位转型的关键时期，除了要加快与市场对接外，还应加快以管理者为首的单位人员意识的提升。对单位内部人员进行法律意识和经营管理意识培训，传输现代化企业管理理念。提高管理者对法律意识和经营意识是更好进行单位转型的必要条件的认识，通过由上而下的思想影响，不断提高对合同管理工作的重视，加强风险意识，促使科研事业单位的员工都能按照相关规定，合理、合规开展工作，共同努力实现科研事业单位研究性质向经营性质的转变。

（二）提高信息防护水平。科研事业单位的信息防护要从两方面入手：1.加强网络系统防护，保证合同管理系统网络环境的安全。在具体工作中，使用内部网络进行合同的编辑、审核工作，必须按照相关的流程规定和权限要求进行。严禁单位外部存储设备接入系统，除特别要求之外，将所有网络外部接口封闭。要求使用单位内部的计算机进行相关工作，严格限制便携式电子终端的使用。通过以上工作，避免单位合同信息经网络被窃取。2.加强人员防护，合理设置合同管理部门内的岗位职责，严禁其他部门人员未经批准接触合同信息，加强档案管理工作。此外，设立第三方监管，对合同管理人员的行为进行有效监督，并加强信息保密教育，防止合同管理内部人员泄露信息。

（三）提高合同订立合规性。合同订立涉及到的工作较多，蕴含的风险及管理难度较大，因此需要制定严谨、科学的合同订立流程和管理体系，辅助合同订立环节的风险控制工作。以有效的管理制度保证选取的合作方符合单位科研项目的要求，保证合同细则的全面性，从而降低合同订立存在的风险，最大限度维护科研事业单位利益。仍以调查环节为例，建立合作方信息数据库，将调查权力分属于不同部门，对合作方进行全面客观的评价，并将优质合作方的信息录入到数据库中，根据具体项目需要择优选取。

（四）提高各部门间沟通效率。合同管理不是一项单独的工作，需要与单位其他部门间有效配合，通过积极与市场部、财务部等同事的沟通，实时掌握合作方的合同执行情况，实现对风险的提前发现、提前预防。如建立合同执行台账，对对方的执行进度进行记录，如出现违约、违规行为，第一时间掌握证据，防止纠纷发生。