高校干部人事档案管理及运用分析

文/赤峰学院人事处 王志丽

现阶段高校干部人事管理的方式正在不断发生变化，信息化程度不断增加，高校必须要进行档案管理的变革。而且高校干部人事档案中记载着很多关于干部自身的简历和档案，能够反映出高校干部的品德作风和个人能力，不仅对干部的个人发展有着重要的作用，对高校的人才选拔也意义重大。所以高校档案管理人员需要对这项工作高度重视，尽快地解决现存的问题。最终通过有效的人事档案管理策略发挥档案管理工作的积极作用。

一、高校干部人事档案管理相关内容

（一）高校干部人事档案管理的重要性。高校干部人事档案有高校干部从入职到离职的所有记录，包括转正、调薪、晋升、调岗、奖惩等，所以人事档案是高校对教师的能力和水平进行评价的一项重要的指标。所以好的档案管理工作可以帮助高校挑选出优秀的专业化人才，不断提升学校的管理水平和教学水平，有利于学校的发展和壮大。另一方面，档案管理工作也有助于高校干部的个人发展，为其提供证明个人能力和思想品德的书面资料。

（二）高校干部人事档案管理的原则。高校干部人事档案管理工作不能盲目进行，需要遵循一定的原则才能够保证这项工作的质量。首先需要明确工作的职责，将档案管理工作分配到具体的部门并按一定的依据分配给个人，这样即使后续发生什么问题也能够及时找到责任人，明确责任。另外，管理必须要严格严谨，因为档案管理的工作相对来说比较细致，需要有严格严谨的管理态度进行支撑。所以档案管理必须明确职责和管理条目，保证这项工作的有序进行。

二、高校干部人事档案管理运用存在的问题

（一）人事档案管理意识淡薄。高校干部人事档案管理工作是一项效益比较长远的工作，它的作用在短时间内并不会显现，所以很多高校忽视对他的管理。因为高校的档案管理意识比较淡薄，就给很多思想出现偏差的人可乘之机。因为管理的不严格，很多高校干部为了个人的利益随意地篡改个人档案，而且在填写的时候也不认真，造成档案信息的失真，影响高校决策。

（二）经费投入不足，配套设施建设落后。现代化的档案管理工作逐渐变得信息化和自动化，这就需要有设备和设施的支持。但是因为高校的忽视，很多高校并没有对这项工作投入足够的资金。这就导致高校干部人事档案管理缺少配套的设备和设施，管理水平始终处于初级阶段。而且高校干部人事档案管理自动化水平非常低，大部分都是依靠人工的录入和管理，出现误录的概率非常大，会影响学校的人才培养判断。

（三）档案管理不规范，档案质量不高。档案管理不规范是目前阻碍档案管理工作进展的一项重大的问题。很多高校在进行干部个人档案收集的时候工作态度不好，不认真负责。在信息搜集的初级阶段就存在很多的错误，导致档案信息失真。而且在信息录入电脑的过程中也缺少必要的查错手段，信息误录的概率很大。档案管理过程操作不规范，档案在储存过程当中可以被随意地更改，存在丢失现象，最终在档案需要使用的时候就会发现档案质量不高，难以被用作参考。

（四）档案管理人员质量不高。目前很多高校因为经费紧张的原因，并没有请专业化的档案管理人员进行高校干部人事档案的管理，而是由很多其他人员进行兼任，就会导致档案管理工作缺乏专业性，难以充分发挥作用。而且很多人员的专业知识和职业道德比较缺乏，容易出现问题。另外很多档案管理人员办事只依靠经验而不考虑工作的实质，管理中存在漏洞。还有很多老员工思想意识和办事手段还停留传统档案管理工作上，不能掌握现代化的工具和信息化的手段，工作的效率很低，也浪费资源。

三、高校干部人事档案管理的有效策略

（一）提高对档案管理的重视程度。用人制度的改革和高校的教学改革促使档案管理需要被重视起来。所以高校领导需要提高对档案管理的重视程度，促进该项工作的顺利进行。对档案管理工作的重视并不能只停留在口头上，而是应该落实到实质当中。应该关注到这项工作的细节，确保每一步骤的工作质量达标，也要对工作人员严格要求，保证档案的质量能够对学校的决策发挥重要的参考作用。

（二）加大经费投入，提高档案管理信息化程度。不同时期的高校干部人事档案管理手段不一样，现代化的高校档案管理需要用到一些计算机和专业化的设备进行信息存储和查询。所以高校档案管理工作的有效开展需要更大的经费投入，从而购置更专业化的设备保证档案质量。

（三）强化档案管理人员的综合素质。好的高校干部人事档案管理工作离不开优秀的工作人员的努力。所以高校需要加强人才的招聘和工作人员的培训，提升档案管理人员综合素质。人员素质的提升能够进一步改进档案管理工作质量，达到最佳的工作效果。高校干部人事档案管理是人才管理的一项重要工作，对高校的合理用人和职员发展有着重要作用。在新的时期，高校的用人制度在不断变化，人事档案管理的手段也需要创新。高校干部人事档案管理工作不能盲目进行，需要遵循相应的实施原则和制度。但是因为改革的不完善性和工作人员的不重视，这项工作存在的问题比较多。为了充分发挥其积极作用，必须采取有效的策略促进该项工作成果的显现，从而保证人才管理的合理和最优。