浅析档案数字化建设中的若干问题

文/内蒙古鄂尔多斯市第三高级中学 党霞

在我国经济文化经济建设的过程中，数字化、电子化时代的到来为我国未来的发展创新带来了新的机遇与挑战，这就要求我国在诸项事业的建设过程中都朝着数字化的方向迈进。档案事业作为我国社会建设中不可或缺的一项重要事业，也需要不断加强数字化、电子化方面的建设力度，相比较于西方发达国家，我国在科技方面的发展是相对缓慢的，这就需要投入更多的精力建设数字化档案。当然，在建设的过程中还存在这样或那样的问题，我们必须要找到有效解决上述问题的办法，才能更好地建设我们的档案事业。本文重点对数字化档案建设过程中存在的一些问题进行探讨，为今后这些问题的解决提供有效的途径。

一、对档案数字化与档案数字化建设的理解

（一）档案数字化的含义。所谓数字化，是指利用计算机信息处理技术，把声、光、电、磁等信号转换成数字信号，或把语音、文字、图像等信息转变为数字编码，用于快速传输与准确处理的一种综合性技术。数字化具有直观、简单、速度快等优点。档案数字化、电子化是随着多媒体技术、计算机网络技术的发展而产生的一种新型档案信息形态，是指“利用数据库技术、数据压缩技术、高速扫描技术等技术手段，将纸质文件、声像文件等传统介质的文件和已归档保存的电子档案，系统组织成具有有序结构的档案数字信息库”，它将各种传统载体中的馆藏档案资源转化为数字化的档案信息，以网络化的形式传输，数字化的形式存储，并利用计算机系统进行管理，以实现档案信息快捷共共享共享和利用的目的。经过数字化处理后的档案能够通过各种各样的管理软件进行整合，使档案利用服务方式更加灵活多样，最大限度地实现了档案资源的共享。

（二）档案数字化建设的主要内容。从数字化的内容来看，档案数字化的对象主要包括以下两个方面：一是纸质档案进行数字化，即将原有馆藏的纸质档案、传统载体的档案通过扫描、加工和处理，进行数字化转换。二是对正在形成中的电子类文件进行及时归档、、保存，做到电子文档的真实有效、齐全完整。从档案数字化的发展顺序来看，数字化的内容分为以下两个层次：一是档案目录的数字化，即建立档案目录数据库资源，严格规范档案信息的著录标准，科学选定档案目录的数据库结构样式。二是档案全文信息资料的数字化，即采用扫描录入的方式将档案资料的全文按照原貌逐页存储为图像文件并为其编制目录、索引，或是经OCR(光学字符识别技术)识别后采用文本格式存储档案原貌内容，辅之以全文检索数据库技术。

（三）档案数字化建设的重要意义。1.进行档案管理的主要目的是为了满足用户需要。之前传统的档案服务是通过纸质材料、图片材料以及声像材料等向客户提供所需的档案信息。现阶段，互联网技术不断发展，人们逐渐习惯利用互联网技术来获取所需要的资源信息，相关研究人员对未来档案用户类型和用户需求进行了论述，在未来发展中，中国将出现更多的档案网站在线用户，档案服务由实体档案馆逐渐转换为数字化档案馆，人们也会通过数字化、智能化以及信息化的形式更加方便地获取档案信息。2.管理数字化有利于实现档案信息资源共享。对于已经习惯将互联网当作主要资源信息获取渠道的现代人而言，如果少了数字化档案作为支撑，人员将无法有效检索、搜集、下载档案信息，使得档案信息需求无法得到满足。未来用户的档案新需求会由实体化向着内容化转变，由纸质型材料转换为电子型材料，从到馆查阅的方式转换为互联网检索形式。只有顺应时代发展潮流，重新定位档案用户以及用户需求，才能够不断提升服务水平，发挥出档案信息的整体价值，如今，档案管理数字化、电子化建设已经成为当前信息资源共享发展、长足发展的必然趋势。3.管理数据化有利于增强档案的保存性，完善档案管理。电子档案的出现，不但提升了管理效率和质量，还有效缓解了阅览室、馆藏库房紧张的情况，增强了档案的保存性。传统档案管理职能主要是以保管和应用为主，而信息化时代档案管理职能正在向着信息搜集、管理和服务改变。传统的管理模式无法适应信息化时代档案的管理要求，只有对其进行创新，改进档案的搜集、整理、保存手段，合理的配置资源，才能够有效管理，为用户提供更加优质的综合性服务。4.管理数字化有利于提升档案可利用性。传统的档案内容比较单一，只有专业研究人员才会去阅读和利用，对于信息化时代的网络用户而言，馆藏资料产生的作用并不大。从相关统计数据可以看出，馆藏档案利用效率不足10%，档案信息利用的复杂化是产生此问题的主要原因。因此，可以采用转换档案信息的形态和载体性质来解决。档案信息的管理和开发工作在我国具有十分重要的作用，它有利于档案信息资源的深度开发和广泛利用，为我国信息资源建设提供可靠的信息保障、后盾。

二、档案数字化建设存在的问题

（一）传统档案建设理念的束缚。在我国经济建设不断深入发展的背景下，我国各行各业档案管理的建设必须兼顾整体性，承担一定的社会责任、社会义务，一定要认清自身档案管理发展与社会外部因素之间的关系，促使档案信息化建设与社会发展的总体方向保持高度的一致性、统一性。但是从档案信息化建设的现状来看，我国档案建设具有一定的滞后性，难以与社会的发展保持同步。在传统观念的束缚下，数字化档案建设进程被制约。现代数字化档案建设需要行业、单位更新观念，摆脱传统观念束缚，积极建设现代化的档案管理制度。转变观念创新发展不是一朝一夕就可以完成的，需要循序渐进的原则逐渐完善建设。

（二）缺乏健全的档案管理体系。数字化档案管理依赖现代化技术水平，这对各单位、各部门资源管理提出了更高的要求与挑战。但是不少单位和部门对档案管理的重视程度不够，档案建设流于形式，未触及到深层次管理层面。从形式上看，单位规定了档案管理的规章制度，但是行为规范只局限于对档案整理的操作规程与交接格式等，而对档案归档整理收集之后的具体交接情况与档案真实性未实施有效的监督、追溯。这就使得档案管理发生问题时，责任到人难以真正实施。因为原本负责档案管理的人员变动、档案交接与整理分析职能相分离等问题都影响责任审查。因此，对于数字化档案管理建设，需要着重加强管理体系建设。

（三）缺乏档案专业人才。人才机制，是档案管理建设的核心力量，数字化档案建设对人力资源的理论知识储备、技能水平、档案管理素养以及人力资源调配都有具体化要求。而当前档案数字化建设中，人才短缺与人才管理问题突出。一方面，档案管理室的配套基础设施薄弱，计算机功能少。另一方面，档案管理的人才素质薄弱，不少事业单位的档案管理人员为濒临退休的老员工或是计算机技能不过关的非正式员工，这使得档案数字化建设更加流于形式。因此，档案数字化建设中，既需要强化人才培养，为档案管理人员提供上岗培训机会，锻炼其计算机操作技能与档案整理分析技巧，同时也需要加大设备投资，更新计算机系统，为数字化档案建设提供硬件基础。

（四）缺乏有效的软硬件技术保障。技术机制是保障数字化建设的重要工具。与传统纸质不易保存一样，数字化档案也存在一些技术局限。诸如，数字化档案一键删除、修改极为快速，且不可还原，同时复制粘贴功能也使得档案原件与复制件差别无二，原件的独一无二性受到制约。此外，计算机系统的不断升级换代，使得档案格式不断变化，字体、格式、形式、读取方式等，因此无法简单凭借载体与格式判断档案原件的原始性。因此单位的档案数字化建设需要注重开发新功能、新技术，设定诸如身份认定、智能检索、操作跟踪等创新技术，对原始文档进行追踪审查。

三、改进档案数字化建设的具体措施

（一）加强档案管理者的数字化意识。档案数字化建设是一个漫长的过程，它既是将档案管理建设工作与互联网信息技术融合，也是档案管理者不断深入认识现代档案信息管理客体之间的一个过程。所以需要不断加强档案管理者的数字化意识，同时大力宣传档案数字化管理的先进理念，以期引起社会各行业单位管理者的高度重视。

（二）提高档案管理人员的综合素质。要重视选拔、任用档案数字化管理的复合型人才，提高他们的综合素质，综合素质指的是档案管理人员的专业能力和管理意识。第一，对单位档案管理人员展开不定期的思想政治教育，推动档案管理人员在参与工作实践的过程中确定科学的人生观和价值观，尽可能提高其爱岗敬业的精神。第二，专业技术的提高离不开培训和继续教育，所以要定期对档案管理专兼职人员进行专业理论知识培训，使其及时掌握计算机应用技术、技巧，加强档案数字化管理服务能力、建设能力。第三，档案管理人员要利用现代化档案管理的技术和手段，推进档案管理工作的系统化和规范化。

（三）建立完善的档案数字化建设制度。目前，大多数团体组织中，信息工作是分开进行的。传统的信息活动和档案、情报部门之间相互分离，同时新型信息活动之间相互保持一定距离。信息工作处于分离状态，使得传统信息活动和新型活动难以形成合力，同时也不利于档案数字化建设。因此，必须建设完善的信息管理机制，整合团队组织中的各信息部门，使之形成合力，为各自做好自身的信息生成、传播和利用提供有效的管理机制。首先，制定档案数字化制度的时候，要对国家的相关档案管理法规进行仔细的研究，对单位内部的实际发展情况进行分析，保证制定的档案管理制度既能规范于国家的档案管理法规，也能符合单位具体发展的需求。其次，要严格落实实施制定的档案数字化管理制度，尽快解决内部档案数字化管理的混乱状态。最后，在档案管理制度的基础上设立专门的档案管理岗位，并有效的落实责任问责制度。

（四）提高档案数字化整理的技术手段。对档案信息进行安全的保存是档案归档整理的前提，数字化档案信息一般存储在计算机中，所以要加强计算机的防侵害设置，防止病毒感染，确保档案信息存储位置的安全性。

四、结束语

综上所述，档案管理朝着自动化、数字化和智能化的方向发展，虽然很大程度上提高了档案信息管理建设的效率和质量，但是档案信息资源变得越来越复杂，使的档案数字化建设中的问题层出不穷。所以各单位各组织需要强化档案管理者的数字化意识，多方面提高档案管理人员的综合素质，建立完善、系统的档案数字化建设制度，提高档案数字化整理的技术手段，促使档案数字化管理、建设工作水平的不断提高。