大数据背景下高校学生档案利用价值研究——学生档案数据库建设初探

文/湖南城建职业技术学院 沈玲

档案工作的最终目的就是为了提供档案利用，实现档案价值。我国著名的档案学家吴宝康教授曾说过：“档案必须利用，通过利用来充分发挥其作用，实现档案的自身价值”。当前，各高校都在进行档案信息化建设的尝试，但大多是从学校综合档案的角度出发，很少细分到学生档案这一类型，对于学生档案利用价值需深入细致地进行挖掘。

一、高校学生档案的利用现状

（一）档案利用服务方式落后。当前，高校学生档案利用服务方式落后主要体现在两个方面：首先，档案服务模式落后。以传统服务模式为主，网络服务模式为辅。虽然很多高校档案馆（室）已经开展了网络服务，但是离档案信息网络服务的全面实现还存在一定差距。其次，档案服务层次落后。高校学生档案的利用多注重原始信息材料的归档，而利用档案内容进行数据加工并提炼出有效档案信息的水平不高。

（二）档案利用服务平台建设落后，服务功能单一。根据资料显示，目前我国高校学生档案利用服务平台的不足主要表现在以下几个方面：一是有些高校没有专门的档案网站，只在部门的工作动态上有零星的档案方面的报道。二是学生档案网站建设的质量普遍不高，多为各种规范性文件和档案政策的报道，学生档案的服务功能发挥有限。三是学生档案网站的建设从网页设计到内容版式都缺乏新意，且多年没有更新，网页上都是一些“旧闻”，不能吸引眼球，访问量不高。四是大多数高校学生档案网站对档案利用者提供服务集中体现在“档案去向查询”这一事项，服务功能较为单一。

二、高校学生档案数据库建设的意义

大数据主要指的是4V数据：即海量、多种类、高价值和快速。在大数据背景下，高校的学生档案管理不应该只停留在对纸质档案的管理层面，而应该重视学生档案数据库的建立，注重通过二次加工，整合分析学生档案数据库中的各项数据，对事件的发展走向给出合理的预测，建立应对学生突发事件的预警机制，为高校学生管理等相关工作提供专业的、合理的、科学的决策依据。

（一）现实意义——满足档案用户的各种信息需求，创新获取档案信息的方式。笔者在学生档案工作岗位工作了十年有余，就目前学生档案的实际管理情况来看，学生档案收集、归档完毕后，便被“束之高阁”，除了毕业后作为人事档案的前身被寄往学生工作单位外，很难发挥其利用价值。另外，学生档案只收集固定的几种材料，其程式化的归档方式导致档案材料千人一面，缺乏个性，且目前学生档案仅限于记录学生的常规表现，档案信息内容不够全面，也致使学生档案很难具有利用价值。近年来，档案利用者因升职、落户、政审等原因对档案信息诉求越来越多，对信息获取的方式提出了更高的要求。高校学生档案工作的重点应落在改变落后的人工管理模式，使学生档案管理从建档、完善档案到档案去向查询的全过程实现数据化、信息化。

（二）必要性——为高校学生管理工作的开展提供数据保障和材料支撑。高等教育的大众化，使得大学生群体规模越来越大。而网络技术和自媒体的发展加大了大学生群体教育工作的难度。如何做到“知己知彼”，全方位地掌握每名学生的基本情况“因材施教”是做好学生管理工作的前提和先决条件。而通过学生档案数据库，我们可以根据学生的基本信息对其进行群体细分，并根据每一类细分群体的差异化有针对性地开展工作，从而使学生管理工作达到事半功倍的效果。再者，每一类“特殊”学生的产生原因都是多方面的，我们不仅要“知其然”，更知其“所以然”，通过学生档案数据库的实时数据分析，全方位地掌握学生的所有信息，为学生管理工作提供凭证资料和决策依据。

（三）必然性——顺应档案信息化、数据化的趋势。当今，各大高校学生档案管理部门面临的首要问题是如何通过档案信息化、数据化建设，达到强化学生档案的管理模式、充分发挥学生档案利用价值的目的。目前高校学生档案信息化水平不高主要表现在落后的管理模式，大多数高校仍停留在人工管理档案模式，大量的纸质档案堆积于档案室，管理水平与工作效率都比较低——传统的档案管理模式已成为制约学生档案工作发展的瓶颈。近年来，各高校都顺应信息化潮流，开始尝试进行档案信息化建设：有些高校开始重视学生档案网站的建设与政策方面的宣传，有些高校已经开始尝试实现学生档案去向查询的信息化，有些高校开始自主研发学生档案管理系统，有些高校甚至开始尝试就学生档案信息的内容实现信息化。2017年10月10日，重庆师范大学涉外商贸学院颁布公告，将学生特殊群体档案信息化计入工作议程，要求各辅导员于2017年10月31日前在学生综合管理系统中“基本-特殊群体”中完成建档工作。综上所述，未来的高校学生档案必将从落后的纸质档案、人工管理模式中走出来，实现档案的信息化、数据化，目前已有高校开始实行学生电子档案，可以预见的是，随着大数据、云储存、区块链等的发展，学生电子档案的普及指日可待。

三、高校学生档案数据库建设的原则

（一）服务性原则。高校的学生档案工作应该转变理念，由过去的“重藏轻用”改为档案利用者提供服务，实现档案价值的最大化。高校学生档案库作为学生在校成长发展的记录册，我们要把它的建设和完善作为学生管理工作的一个必要环节来抓，以期发挥其在学生常态化管理中的积极作用，使其不仅服务于学生的成长成才，更依据其强大的数据处理、分析功能等服务于高校的学生事务管理部门：为学生工作部门提供了解学生的窗口；为管理决策提供第一手的凭证资料；为建立突发事件预警机制提供重要依据。

（二）保密性与安全性原则。学生档案数据库的信息涉及学生的隐私，因此在采集和利用的过程中应遵循保密性原则：对于不同的用户，其开放的程度和内容应根据实际情况而定；对数据采集和使用环节加强保密性教育；还要注意数字信息的长期保存问题；数字信息的安全问题等。

（三）客观性与专业性原则。学生档案数据库的建立必须客观公正地判断每一个学生的特点,并根据学生的实际情况录入信息，不可有半点的主观意识。在对学生进行帮扶教育的同时，也应该遵循客观事实，不能戴着有色眼镜去看待学生。特别对于心理有疾病的学生的判断不仅要客观更需要专业，应该请教具有“心理咨询师资格”的老师或者前往专门机构进行确诊。

（四）动态性原则。学生群体是不断发展变化的，即使同一个学生在不同的学习阶段也会呈现出与以往不同的特质，因此学生档案数据库的建立也要遵循动态连贯的原则：一方面及时地收集、整理学生的相关信息。另一方面要持续跟踪记录，建立定期和不定期更新档案内容的制度，使之始终处于一种动态连贯状态，确保档案内容的及时性和准确性。

四、高校学生档案数据库建设的方法与策略

海量档案信息的搜集、筛选、处理，加之大学生群体对这项工作的重要性和必要性缺乏了解，将导致学生档案数据库建立工作的难度加大，学生档案数据库的建设工作任重而道远。

（一）健全学生档案管理制度，强化档案管理信息化意识。学生档案管理是高校学生管理工作中不可缺少的一个环节，更是一项制度性很强的工作，学生档案数据库的建设急需一套完整、严密、科学的建档机制和管理机制，包括《学生档案管理制度》《学生档案保密规定》《学生归档细则》《学生档案实时归档制度》等。在建立学生档案数据库的过程中，更要将各项档案制度落实到具体的行动上来：首先，将学生档案数据库完善落实到责任人，并将工作完成情况纳入年度考核，力求高效准确地完成数据库的基本建设。其次，新生入校教育时就学生档案信息的录入举办专门的培训与讲座，加强宣传教育，普及档案知识，以确保准确地录入学生的基本信息和成长纪录，提高档案资料录入时的规范性与准确率。再次，高校学生档案管理工作应该突破思想的桎梏，意识到学生档案管理工作不仅仅包含整理、存储、归档、转递等基础性管理工作，还应该加强档案利用等服务功能的建设，助力高校学生档案管理工作的信息化、数据化发展进程。

（二）加强学生档案从业人员队伍建设，建立专人管理制度。为保证高校学生档案管理工作的水平、效率及质量，需要加强学生档案从业人员队伍建设，建立专人管理制度。首先，从学生档案工作的整个环节来看，档案工作是一项集知识性与事务性为一体的综合性工作，需要档案从业人员具备较好的理论功底和综合素质。其次，学生档案管理是一项严谨的工作，需要工作人员不仅有认真负责的工作态度，还应具备科学、专业的工作方法，管理者在掌握学生档案管理知识的同时，还需要掌握一定的数据处理知识。长期以来，学生档案管理工作在高校的各项工作中越来越处于边缘化的境地，对档案工作的重要性缺乏足够的认知，今后在档案从业人员专业队伍建设及职称评定等方面都应该下功夫，对档案从业人员还应该加强专业素养、专业知识、数据处理等方面的培训。

（三）整合资源，合力共建学生档案数据库。首先，需要学生本人、家长、老师和学校各方配合，共同完成学生档案数据库的建档工作。在完成学生基本信息的录入以后，通过数据分析出每类学生的共性，与任课老师、辅导员、家长等实现信息共享，根据每个学生的实际情况“量身定制”培养方案，实现“家校共育”，为学生的成长成才保驾护航。其次，需要各部门协调合作，共同完善学生档案数据库。各高校内部应该建立多渠道的沟通机制，力求完全掌握和把控大学生群体的情况与发展变化，使档案的建立更全面、更具可靠性。但是目前大部分高校内部的沟通协调机制尚未健全，学生档案管理部门与教务、心理咨询、资助、学籍、网络中心等部门工作业务联系不紧密，档案专兼职队伍缺乏核心的专业团队领导，要改变部门之间“各自为政”的现状，实现“劲往一处使”，实现档案信息的集中汇总与全面利用，还有很长的一段路要走。

（四）完善档案基础设施建设，自主研发档案管理系统与数据分析工具。学生档案数据库的建设离不开各种信息化技术的支持与服务，但是在实际的学生档案管理工作中，学生档案管理的信息化设备和人才的配备方面明显不足。首先，许多学校没有单独的学生档案储存室，更无从谈及各种高端信息化设备的配备。其次，学生档案网络建设的进程缓慢。档案管理系统多为校外信息公司采购，不能很好地满足学生档案管理工作的实际需要；档案信息化管理采用的设备仪器多为单机方式，致使档案工作在很大程度上仍然依赖人工模式，仪器成了摆设。

五、结语

笔者分析认为，在学生档案数据库的建立过程中，高校除了要加大对基础设施的投入外，还应该依托高校现有的人才和技术优势，开发适应学生管理工作的学生档案管理系统，将学生档案管理系统与分散独立的学院各管理机构（如学籍、资助、心理咨询、教务、后勤等部门）的信息系统进行无缝对接，确保信息资源的实时共享，并最终实现将各项数据以一种更直观的形式（如数据分析图、柱状图等）展示，以便快速掌握学生的全面情况，助力学生管理工作有序开展。目前，不少高校有“量身定制”的学生资助、奖学金申请、学生住宿管理等方面的信息管理系统。在高校学生档案管理的信息化方面，我们也可以“摸着石头过河”。