大数据时代高校档案管理模式的变革和优化

2019-11-24西京学院王玉宗

办公室业务 2019年14期

文/西京学院王玉宗

一、大数据时代给高校档案管理带来的挑战

（一）对档案管理观念的挑战。档案的收集、整理以及保存、利用等，是传统档案管理的主要工作。通常情况而言，首先做的是对档案的价值进行判断，然后再根据档案的价值按照相关的规定确定该档案所需要保存的年限，最后则是将档案进行相关的整理和保存。但是传统的档案管理思路在大数据时代受到了不小的挑战。大数据时代的档案保存更多的是对数字化以及电子化进行强调，注重于档案的服务性以及利用性功能。传统的档案管理一般更加侧重于纸质档案的保存，注重的是档案的保存，就利用方面而言，并没有太大的便利性。

（二）对档案管理技术的挑战。人工整理方式是传统档案管理的主要方式，利用人工对纸质档案进行保存以及整理，属于粗放式的管理。而大数据时代的档案管理由于强调的是电子化以及数字化，因此其管理方式就要求信息化水平的提升，让档案管理的信息化作用于储存档案的使用便利性。

（三）对档案数据安全的挑战。就传统的档案管理而言，需要注重三个方面，分别是人防、技防和物防。只要做到了这三个方面。基本上可以保证档案管理的安全性。但是在大数据时代，由于档案的管理以信息化和电子化作为依托，那么在安全性方面就有了更大的挑战。对档案数据进行储存的电子设备具有使用年限等限制性因素，因此这一因素可能会造成数据档案的丢失。另外，客户端比较容易受到网络攻击，所以网络安全需要特别注意。

二、大数据时代高校档案管理模式的改革及建议

（一）转变观念。大数据时代，为了让高校档案管理系统更好地适应时代要求，应该对档案管理系统中的管理人员的大数据意识、大档案思想进行建设。让管理人员更好地从传统的档案保存，到现在的档案使用上进行转变，将档案的服务型观念植入心中，促使传统的纸质档案向数字化方向进行过渡。

（二）统筹协调。档案数据的使用以及储存由于涉及到的是高校的多个部门，为了更好地进行管理，应该建立统筹协调机制。协调机制的建立应该将学校各个部门之间进行联合，例如学生处、财务处、人事处以及党政办等，另外，信息中心、图书馆等也需要进行统筹，如此才可以实现多个部门之间的资源共享。

（三）制定档案大数据战略。档案数据的加工使用以及处理，不仅有利于提升档案的服务性，还可以在一定程度上促进高校的发展。所以高校的管理人员应该建立专项小组，对档案的大数据战略进行制定，让高校的档案数据资源得到充分的利用，并且档案数据的二次使用以及加工得以实现。高校的科研人才众多，在科研项目上非常具有优势，因此应该让高校档案数据的作用在最大程度上得到发挥。

（四）建立现代化的档案管理理念。建立现代化的档案管理理念需要做到两点：一是做好档案管理的宣传工作，二是对现代化的档案管理理念进行宣传和普及。宣传档案管理工作的主要内容是：在大数据时代对档案管理所造成的影响，以及档案管理在大数据时代应该做出怎样的改变，才能更好地与时代的发展相符合。还有一点是档案管理在新的时期管理功能应该如何进行转变。在对现代化档案管理理念进行宣传的时候，应该着重注意宣传理念是什么，其主要理念是让两个功能转变，分别是从原来的保存功能转变为服务型功能，由原来的保存、使用、查询功能转变为档案的数据服务功能。

（五）对档案人才队伍的建设进行加强。大数据时代的到来，使得原有的档案管理人员知识结构已经逐渐不适用于新的变化，因此需要对专门的人才队伍进行培养，补充管理人员在相关方面的知识。这就需要高校加强管理人员新知识的输入，同时大力培养相关方面的网络技术人才。在高校档案管理部门中，专业的技术人员是较为紧缺的，所以高校在进行人员招聘的时候，应该将档案管理部门所需要的计算机以及网络方面的人才多加留意。由于现有的档案管理人员对于原有的档案资料了解程度比较深，为了让档案管理信息化模式推行的更加顺利，应该对现有的管理人员进行相关技能的强化，提高原有管理人员的现代化档案管理水平。