军工企业档案制度体系建设初探——以PDCA法则为视角

文/中国电科第五十五研究所 曹毛响

档案制度既包括档案机构及其业务的安排，又包括具体工作中需要遵守的规则。档案制度体系建设水平是衡量一个军工企业管理水平的重要标准。只有建立起一套系统、规范的制度并切实执行，才能真正实现企业档案的科学管理和有效利用，有效调动员工的积极性和创造力，进而实现档案部门乃至企业的健康发展。

一、军工企业档案制度体系建设中存在的问题

当前军工企业档案制度体系建设中存在的共性问题仍然不少，主要表现在以下几方面：

（一）制度体系不健全。军工企业有自己的档案制度，但是制度不成体系，档案管理制度内容不健全，制度与制度之间缺乏衔接，或者是制度之间有冲突，给制度的执行带来很大的困扰，直接导致执行的结果有偏差。档案管理部门对档案制度体系建设的重要性认识不够，缺乏对制度体系的顶层设计。

（二）可操作性不强。大部分档案制度是由档案管理部门制定的。有的档案部门在缺乏细致的调查论证情况下，单纯为了应付档案工作检查而制定制度。表面上满足了管理的需要，实际工作中可操作性和指导性不强，不仅不能起到规范档案工作的作用，甚至还可能造成负面影响。

（三）缺乏动态管理，制度不能与时俱进，滞后于实际管理需求。有的军工企业档案部门在其工作内容、人员、环境等发生变化时，不能及时对档案制度进行修订、补充及完善。多年来制度始终不变，束之高阁，不能满足现代管理要求，制度建设跟不上形势。表现在实际工作中，有的企业在编制档案制度体系时，没有明确制度体系修订计划和周期，忽略了体系的动态管理。

（四）宣传力度不大，执行效果不好。很多军工企业只注重档案管理制度的建设或出台，忽略对制度的宣贯和执行力度，容易导致制度成为空架子。加之没有一定的检查和监督工作做保障，制度的落实单纯靠员工的自觉，很难达到预期效果。

二、PDCA循环管理法指导下的档案制度体系建设

当前，以PDCA循环管理法则展开工作，有针对性地解决档案制度体系建设中存在的问题，不失为一个有益的探索。

（一）P——计划（Plan）。从军工企业的档案管理业务现状出发，基于全面风险管控的理念，对制度进行梳理整合，确保制度门类齐全、功能划分清晰，形成具有军工企业特色的档案制度管理框架。根据梳理出的制度不足和管理漏洞，制订好缜密的制度建设计划，加强顶层设计工作。同时充分兼顾军工的特殊性，如军工企业科技档案存在许多商业和军事秘密，系统记录了装备的研制过程、技术方案等敏感内容，要注意遵守保密有关要求，在制度建设中正确处理“通用条款”与“专项条款”之间的关系。

（二）D——实施（DO）。为实施制度建设计划和顶层设计方案，档案管理部门应牵头成立制度委员会。制度委员会负责确定制度体系建设大纲以及制度起草、审核的程序，保障制度制订的标准化和制度体系的系统化，论证具体条款的可行性和可操作性，确保制度在上下认同后才正式颁布、员工广泛知晓后才开始执行。做好宣贯是制度落实的前提。档案从产生到归档，再到提供利用，参与人员多，涉及面广。要加强对档案制度的宣传，不仅让员工了解条文，更应理解制度的内涵，入脑入心，有效提升档案人员的工作能力和管档水平；同时档案管理规范化也增强了员工依法归档、依法用档的自觉，提高了全员的档案意识。制度的生命在于执行，要加大对档案制度执行情况的监督、检查力度，使档案工作制度切实落实到企业科研生产、经营管理各项工作中去。企业管理层要带头执行，形成人人遵守制度、监督制度实施的良好氛围，有效降低管理成本。

（三）C——检查（Check）。制度是企业特定阶段的产物。当档案制度体系执行到一定阶段以后，随着企业的发展和环境的变化，体系可能存在不适宜性。这一阶段就要重点检查制度体系实施的情况和效果，既要检查是否严格执行了制度，总结成功执行的经验，也要实时评估制度体系修订的必要性，发现制度执行过程中的短板，以便及时进行调整，使企业的制度符合运行实际，增强制度体系的弹性和应变能力。

（四）A——处理（Action）。紧跟科研生产和经济运行实际，通过对制度的检查或者盘点，及时完善制度体系，该修订的修订，该废除的废除，该新增的新增。通过对制度执行“不足”的补足和对运行缺陷的修补，确保新的制度建设体系完整统一。在日常工作中，档案部门必须随时关注各方面的变化，将新的档案管理理念、管理方式融进档案工作中，积极推进管理创新，保证体系运行的有效性、充分性和适宜性，

通过这一循环无法完成的，可以制订好计划，纳入下一个PDCA循环继续改善。PDCA循环周而复始运转，每运转一次，制度建设的水平就更进一步。四个阶段互相衔接，通过完整的循环和不断推进，使制度体系建设与时俱进，趋于完善。

总的来说，军工企业的档案制度体系建设只有起点，没有终点。随着企业的发展壮大，市场环境发生改变，相关制度也应随之改变。制度建设本身就是一个不断发现问题、解决问题的过程，持续提升体系建设水平是永恒的主题。军工企业的档案制度建设只有不断更新，去适应新形势下企业发展的需要，才能确保企业在军民融合深度发展的大背景下经受得住考验，助力企业的可持续发展和战略目标的达成。