高职院校档案工作规范管理现状分析

2019-11-24

办公室业务 2019年22期

高等教育事业的不断发展和时代的进步使档案的价值日益凸显，对档案工作提出了更高的要求，迫切要求档案工作管理达到规范化的标准。近年来，随着高职院校对档案工作的重视程度不断提升，目前档案工作己经取得一定的成果，但同时仍存在很多不容忽视的问题。高职院校档案管理工作与一般的企业档案管理存在明显的差异，与其他本科院校档案管理也有所不同，在开展档案管理工作的过程中，要突出高职院校的特色，使管理工作能与高职院校的人才培养工作相适应，为高职院校人才培养工作的开展提供高质量的服务。所以基于高职院校档案管理工作的特殊性，十分有必要针对档案管理规范化开展进行分析，促进档案资源优势的发挥，支撑高职院校人才培养工作的创新化发展。

一、当前高职院校档案规范管理现状

在研究实践中，对本地区五所高职院校开展档案管理工作的基本情况进行分析，发现现阶段随着档案资源利用率的逐步提高，信息时代背景下信息资源优势相对较为明显，高职院校在发展过程中已经能基本上认识到开展档案管理工作的重要性，也针对档案规范化管理进行了探索，各学校在档案规范管理方面取得了差异化的成果，如构建了档案管理制度、明确档案管理标准、规范档案管理流程等，档案管理规范化水平明显提高。但是纵观当前本地区五所高职院校开展档案管理工作的实际情况，发现档案管理不够规范、档案管理无序性的问题仍然较为明显，无法制定统一的管理模式，档案管理规范化不足的情况下管理效率偏低，档案资源的优化利用也受到严重的制约，要求能结合实际情况对档案规范管理进行探究，制定规范化管理方案，循序渐进提高高职院校档案管理的整体工作效能。

二、高职院校档案规范管理水平低的原因

通过调查和访谈的方式，对高职院校开展档案管理工作的基本情况进行研究，明确了当前高职院校档案管理规范化水平偏低的原因，在研究实践中对高职院校档案规范化管理形成了更加科学系统的认识。整合研究成果可以发现，当前高职院校档案管理规范化水平低是多种因素共同作用的结果：

（一）管理阶层对档案规范化管理缺乏正确的认识。没有从领导层面加强档案管理工作，档案管理制度建设不到位、工作人员责任意识不足，会对档案管理工作的效率和效果产生影响，甚至制约档案规范管理工作的开展。

（二）基础设施差，管理理念滞后。高职院校开展档案管理工作的过程中，不重视基础设施的建设，档案管理理念存在滞后性，对信息技术的应用较少，会影响档案资源的优化利用，对高职院校档案规范化管理产生限制性影响。

基于此，新时期应该重新审视高职院校档案管理工作的重要性，并逐步构建完善的档案管理工作体系，确保能彰显高职院校档案管理工作的整体效能，为学校人才培养工作和教育科研工作服务。

三、高职院校档案规范管理措施

在高职院校开展档案管理工作的过程中，应该结合档案管理工作现状以及导致档案管理规范性不足的原因制定相应的档案管理措施，对高职院校档案管理工作进行系统的优化，争取能发挥档案管理效能，为高职院校档案管理工作的开展提供精准化的服务。下面结合五所高职院校档案管理工作的实际情况，针对档案规范管理优化措施进行系统的探究。

（一）领导人员加强对档案规范管理的重视。领导人员要带头加强对高职院校档案资源的规范管理，带领档案管理科室工作人员统一思想，严格要求自己，按照相关标准开展档案规范管理工作，确保能积极吸收和借鉴先进的管理经验、创新意识等，能与时俱进对档案管理工作进行创新，营造和谐的档案管理氛围，在领导人员和档案管理科室工作人员的共同努力下推进档案管理工作规范化开展，为高职院校档案资源在新时代社会背景下的优化应用创造条件。

（二）构建完善的高职院校档案资源管理制度。档案规范化管理工作的开展需要制度保障作用，在完善制度保障的支撑下，能实现对档案资料的及时有效归档，切实促进档案管理工作的优化创新，进而构建完善的档案管理服务体系，使高职院校档案管理工作能真正达到规范化标准。在工作实践中，要对档案管理制度体系进行完善，促进管理机制的贯彻落实，按照相关法律法规和规章制度开展工作，使档案管理呈现出科学化、有序化发展状态，满足高职院校档案管理工作的现实需求。与此同时，要对档案资料进行细化和完善，增强档案管理的层次性，基于整理分卷、分类归档等管理工作，循序渐进地提高档案资源的管理效果，优化高职院校档案资源的利用率，将规范化档案管理纳入高职院校重点工作日程体系中。

（三）加强人才队伍建设。高职院校档案管理人才队伍能为档案管理工作的开展提供重要的人才保障和人才支撑，在高职院校探索档案规范管理工作的实践活动中，要认识到人才素质和人才队伍建设的重要性，并在这方面做出相应的实践探索。首先，学校要加大对高素质档案管理人员的培训力度，对现有人力资源进行整合分析，并制定科学的进修、培训和学习交流方案，强化档案管理人员的综合素质，使他们能与时俱进地引入先进的理念开展档案管理工作，构建完善的现代化档案管理团队，使档案管理工作的开展能满足学校档案资源利用方面的需求。其次，要构建完善的人才激励体系，通过对高职院校档案管理人员实施有效的激励，使他们能以饱满的精神状态投入到档案管理工作中，严格按照相关标准要求开展档案管理工作，使高职院校档案管理工作能取得更加显著的成果，突出整体档案规范管理实效。

（四）构建信息化档案管理体系。信息时代背景下，高职院校开展档案规范管理工作的实践活动中，要客观解读信息技术的应用价值，并按照新时代背景下档案资源优化利用的要求，结合信息技术的应用按照档案规范管理工作，实现电子化分类和归档的目标，引入现代化的档案管理手段，为高职院校档案资源的查询和借阅创造便利。在构建信息化档案管理体系时，高职院校应该坚守规范档案管理的思想，并在信息化档案管理体系建设方面加大资源投入，对档案管理信息化技术进行开发，探索信息化档案管理平台的建设，确保能在网络信息系统的支撑下实现资源的优化共享，切实突出高职院校档案管理工作的效率和效果，增强高职院校档案管理服务意识，为保障档案资源的优化利用奠定基础，加快高职院校人才培养工作进程，维护高职院校实现长效化发展的目标。