新形势下事业单位档案管理与创新策略初探

2019-11-24山东省社会保障基金理事会张新颜

办公室业务 2019年14期

文/山东省社会保障基金理事会张新颜

创新是引领发展的第一动力，在创新的时代中，在“互联网+”的新形势下，事业单位档案管理工作如何面对信息网络时代带来的变革，如何适应社会发展的潮流？不少事业单位当前的档案管理工作不能跟进社会的发展步伐，影响了融入社会信息化的进程。因此，探究新形势下事业单位档案管理与创新策略，意义重大。

一、新形势下事业单位档案管理创新的意义

档案是事业单位在各项工作中日积月累形成的具有保存和参考价值的资料。档案存在的目的除了“保存”就是“使用”，用得好，用出效益，才能保证档案拥有持久的生命力。因此创新事业单位档案管理方法，践行“以用为本”，通过电子化、数字化、智能化的管理模式，实现档案业务全生命周期管理，进一步加快办事效率，提升事业单位的服务水平和服务力度，在新形势下具有极其重要的作用。

二、新形势下事业单位档案管理存在的问题

（一）现代化管理意识有待进一步提升。一些年长的事业单位档案管理工作者受到长期的传统档案管理思想的影响，在接受新方法、新技术和现代化管理方式方面需要提高积极性。

（二）现代化管理机制有待进一步完善。一些事业单位的档案管理机制老旧、传统，有的虽然引进了高效的管理平台，但配套管理制度不健全，新技术搁置，并未发挥真正功效。

（三）现代化管理技术手段有待进一步摸索。新形势下，事业单位档案管理部门在对存量档案数字化、新增档案电子化的过程中，不能百分之百保证电子档案的真实性。比如在电子档案的复制过程中，由于采用的方法、软件或格式不同导致档案失真的现象常常存在。数字化、电子化档案不同于传统的纸质档案，在使用和管理过程中，以往的管理方法不再适用，新的管理方法无论是对于档案管理者还是对于使用者来说都需要长时间摸索和适应。

（四）专业化人才不被重视。传统档案管理观念根深蒂固，认为档案管理不能产生直接的经济效益，因此档案管理部门被边缘化，档案业务知识普及少，专业化档案管理人才配备不全，现有管理人员工作积极性不高。

（五）忽视保存电子档案的原始资料。新形势下，数字电子档案开始广泛使用，不少事业单位就忽视了保存电子档案的诸如纸质、影像等原始资料。

三、新形势下事业单位档案管理创新策略初探

实现档案业务全生命周期管理，践行档案的“以用为本”，需要从管理观念和技术、管理制度和机制以及人才吸引和保障等方面探究新方法。

（一）管理观念创新。管理观念创新，体现档案服务的社会和经济效益。要明确档案是事业单位非常重要的无形资产，档案管理人员应本着管好、用好档案的理念，针对人事档案、技术档案、会计档案或文化档案等不同特点，深入体会其保存意义，摸索不同档案的管理方法。档案管理观念的创新还应体现自身的自主性，比如将单一功能的档案管理工作发展为集档案、资料、信息、统计、情报多位一体的信息网络中心，在数据为王的信息时代，充分发挥信息载体的作用，使档案资源成为科技创新、技术改造的动力之一。

（二）技术手段创新。1.采用专业的综合档案管理软件系统。当今电子信息化时代下的事业单位档案管理应选择融合性强的综合档案管理软件系统。管理软件功能应涵盖：（1）检索功能健全。（2）模块化设计，能够快速扩展和适应不同需求和业务。（3）支持平台扩展和融合，实现与业务系统之间的信息交互。（4）安全性、保密性高，备份完善。2.数字电子档案的过程控制。在数字化、电子化档案的过程中，要保证采集档案的真实性，可以采用优化的技术手段，比如使用缩微复制技术、光盘备份技术做好档案的数字采集和多重备份工作；在用好综合档案管理软件系统的基础上建立电子档案查询网站，开发微博、微信等信息平台，同时做好安全备份。3.数字电子档案的原始资料管理。原始资料可以通过高速扫描仪或专用的扫描软件扫描，将原始资料尤其是纸质资料加工为高质量的影像文件，可以设置不同的格式，保存在服务器或电脑中。

（三）管理制度和机制创新。为适应社会的高速发展，需要不断创新档案管理制度，明确档案工作的年度方针和目标以及档案管理者的义务和责任，制定相应的考核办法，精益化管理，使得档案管理工作职责明确、奖罚分明。

（四）人才吸引和保障。知识型、创新型的档案管理人才是切实落实新形势下的档案管理工作的核心力量。一方面要科学选拔和培养档案管理人员；完善档案管理人才培养机制，激发人才学习主动性。另一方面要制定和落实激励政策，吸引专业化管理人才的入驻，同时激发人才的内在成长动力，使高素质的档案人才能够全身心投入到档案管理工作中。