大数据时代档案服务科学化探讨

文/崂山国家森林公园管理处 李永红

一、理论概括

大数据技术是集信息搜集、信息处理、信息检索和信息分析为一体的信息技术。伴随大数据技术的成熟，许多单位档案部门开始逐步将这一技术融入档案服务工作当中，很大程度上改变了传统的档案管理机制。大数据时代档案服务工作意义重大，主要表现在以下层面：第一，提高单位对档案资源的检索效率。大数据技术的运用，使得档案管理人员不再为档案资源的检索而苦恼。在相应的系统当中，档案管理人员既可以通过数字化编目来查找档案资源，也可以直接在存储系统中进行快速检索。第二，提高单位对档案资源的搜集能力。大数据技术的运用，使得档案管理人员搜集档案资源的范围不再局限于本单位。档案管理人员可以根据工作的需要，在互联网环境中搜寻离散的档案资源，进一步实现档案资源的整合，确保档案资源搜集工作的全面性。第三，推动档案服务工作走向灵活化和智能化。办公自动化是未来单位办公的发展趋势。在这种背景下，单位有必要逐步加快档案数据化建设，平衡好办公自动化与档案信息化之间的关系，为单位实现可持续发展铺垫基础。第四，推动档案服务工作的安全化。大数据技术的运用，使得档案资源的表现形式发生了改变，档案资源被窃取和篡改的几率大大减少。

二、大数据时代档案服务科学化的路径

（一）以大数据技术为基点，搭建云服务平台。互联网技术的深入发展使得互联网技术愈发稳定，为大数据技术在互联网中的运用提供了可能。首先，档案管理人员可以将档案管理系统与网络云系统进行关联，利用大数据技术处理云系统中的各项档案资源。通过大数据技术，档案管理人员可以对档案资源进行充分压缩，将其转化为数据代码的格式，节约云系统终端的档案储存空间。其次，档案管理人员应当以大数据技术为基点，深入挖掘档案信息资源的价值。通过大数据技术，档案管理人员可以迅速对云系统内部的档案资源进行扫描和检索，为档案需求主体筛选出关键性的档案资源，增强档案服务功能。最后，档案管理人员可以利用大数据技术来提高档案服务工作的抗风险能力，增强云服务平台的安全性。在云服务平台当中，各种档案资源以数据代码的形式呈现。因此，档案管理人员可以通过大数据技术中的点对点技术来实现档案资源的传输，减少云服务平台被病毒程序入侵的可能。

（二）以大数据技术为基点，搭建共享平台。从辩证法的视角来看，任何单位在各项资源有限的情况下，其处理和利用档案资源的能力有限。因此，单位之间只有加强档案资源共联共享建设，才能在节约档案经费的同时，提高档案利用率。首先，档案管理人员可以利用大数据技术对档案资源进行高效化处理，将其变为可供直接利用的数字化资源，为搭建档案共享平台铺垫基础。其次，各个单位之间在互联网上建立一个档案传输终端后，利用互联网技术和大数据技术对档案资源进行传输，使档案资源能够在安全、稳定和高速的环境下进行互联互通。最后，档案管理人员可以结合本单位档案管理工作的一贯制，探索搭建跨区域、跨设备和跨平台的档案大数据管理平台，实现档案数据管理的系统化。面对海量的档案信息资源，若不加以科学化、规范化和系统化处理，就难以展开档案资源整合、分析与采集工作，也会影响到档案事业的正常发展。

（三）以大数据技术为基点，开展信息咨询服务。为了提升档案资源的利用效率，单位可以优化档案管理部门的职能，延伸档案管理部门的服务内容。单位可以利用大数据技术在检索数据资源上的优势，为社会主体提供信息咨询服务。许多单位的档案管理都具有一定的特色，其内部的档案资源大多涉及某一专业领域，社会价值极高。从彰显档案价值、提高档案利用率的角度出发，单位探索构建信息咨询服务机制，能够推动单位档案管理事业迈向更高的阶段。

三、结束语

档案服务效能是衡量单位整体档案服务水平的重要依据，也是档案管理工作的归宿。只有切实提升档案服务效能，才能充分挖掘档案资源的价值，提升单位档案服务软实力，赢得档案需求主体的好评与认同。单位之所以对档案进行科学保管和高效利用，根本原因在于档案资源作为信息资源的集合体，具有充足的价值，能够为单位其他工作的开展提供依据。大数据技术作为一种信息资源处理技术，对档案服务工作的推动力明显，给档案服务工作变革带来了新的契机。在文化与科技交融的时代背景下，档案管理人员应当用科技思维武装头脑，以科技手段为智力支持，真正实现大数据技术与档案服务的融合。