浅谈部门的技术文件资料管理

文/中冶焦耐（大连）工程技术有限公司 刘崇洋

一、技术文件资料的重要性

部门的技术文件资料主要指在工作过程中积累、形成，对研发、设计工作、员工成长培训具有指导作用和借鉴价值的报告、规定、标准、说明、方案、总结、图纸、课件等各种形式、各种格式的技术文件资料。

部门的技术资料是部门长期以来积累的宝贵的知识财富，是知识管理体系中的重要组成部分，对于部门的发展而言是非常重要的。因此，应该妥善管理、便于分享、高效利用这些技术资料。

二、前期准备工作

要想管理好技术文件资料，首先需要做好以下几点工作：一是指定专人（通常情况下是档案管理或综合管理岗位的人员）管理本部门的技术文件资料。二是根据技术文件资料的重要程度，可以分为密集技术文件资料和普通文件资料两大类，研究并制定出密集和普通文件资料的划分办法。三是建立保管台账、借阅登记台账。四是建立本部门技术文件资料管理的相应制度。五是部门召开技术文件资料管理会议，将其相关内容予以通报，并明确相应人员的职责，让大家知道这件事情的重要性以及接下来应该怎么做，为技术文件资料的管理打下良好的基础。

三、技术文件资料的分类

（一）分类原则。一是遵循部门科研、设计、技术服务、基础建设的业务规律。二是符合部门各类技术文件资料形成的规律和管理的基本原则。三是便于部门技术文件资料与公司归档档案建立有机联系。四是易于收集和便于利用的原则。

（二）分类办法。一是结合部门实际情况,对技术文件资料进行分类管理，分为报告、规定、标准、说明、方案、总结、图纸、课件等，并为每一类应赋予一个类别代码。二是技术文件应与商务文件、管理文件、记录文件等分开存放。

四、纸质技术文件资料管理

（一）纸张文字及装订要求。一是技术文件资料应采用碳素墨水、蓝黑墨水等耐久性强的书写材料。二是计算机输出文件和图纸应使用激光打印机或油性喷墨打印机打印。三是纸张幅面尺寸规格宜为A4幅面(297mmx210mm)。四是文本资料装订应完整牢固,不宜散页散放，图纸应叠成A4装入资料袋中。

（二）纸质文件资料日常管理。一是接收。纸质技术文件资料应集中管理，管理人员接收时应对文件的编号、文件名称等内容进行检验，并登记《技术文件资料接收登记台账》。二是保存。纸质技术文件资料应按类别、编号在柜架上排列摆放，按照“从上到下、从左到右”的顺序进行排列，摆放后的文件资料登记《技术文件资料保管台账》。保管台账宜同时采用电子文件的形式，面向指定的人员范围公布，以便于使用人员进行查找、借阅。三是借阅。技术文件资料向借阅人借阅时，管理人员应与借阅人明确归还时间，登记《技术文件资料借阅台账》。借阅密级技术文件资料时，管理人员应按指定的人员范围进行借阅。四是鉴定销毁。技术文件资料应每年进行鉴定，经鉴定不需保留的文件资料，登记《技术文件资料销毁台账》并销毁，同时在《保管台账》中标注“销毁”。

五、电子技术文件资料管理

（一）电子文件名称命名规则。电子文件命名规则应为[文件编号]_[文件标题名称]。

（二）电子文件网络利用。一是应指定专门人员（通常情况下是档案管理或综合管理岗位的人员）,在专门电脑上存储和网络利用电子文件，积极推进纸质技术文件资料的数字化转换,以方便储存、管理和使用。二是建立电子文件的台账目录。

（三）纸质文件资料数字化利用。一是纸质文件数字化是指把仅有纸质形式而没有相应电子文件的文字资料，通过数字化扫描仪扫描后形成相应的影像电子文件。二是可以根据部门工作需要，填写《复印委托单》并注明扫描要求，与纸质文件资料一起送至公司文印室，由文印室对纸质文件资料进行数字化处理。三是纸质文件资料数字化处理后，纸质文件仍由本部门按相应规定保管或销毁，电子文件由部门上传到电脑中供本部门使用。

六、检查与整改

每年12月底，部门技术文件资料主管人员对部门的技术文件资料管理情况进行检查，对检查过程中发现的问题提出改进意见，并要求技术文件资料管理人员及时整改。