科学管理燃气企业档案的实践举措

2019-11-24克拉玛依市燃气有限责任公司许东燕

办公室业务 2019年14期

文/克拉玛依市燃气有限责任公司许东燕

一、科学有效地建立完善的档案管理网络系统

（一）加强对档案管理的正确认识，集中管理档案。在燃气企业发展中，档案管理工作必须要各个部门有效配合才能更好地完成，可是我国很多燃气企业存在下辖部门各自为政的现象，这使得档案管理部门和其他的部门之间存在着脱节的现象，这样将会使得档案资料管理存在很多问题、降低档案效能。对此，燃气企业领导部门必须要明确档案管理的重要性，并明确该工作的意义和作用，科学有效地集中统一管理，以此确保档案信息实现有效管理的要求。

（二）对档案管理的流程进行优化。档案管理工作要坚持统一领导、统一制度及分级管理原则，并要建立完善的档案管理领导小组体系，对档案管理工作统一指导。建立完善的档案管理室，配置专业人员开展档案管理，规范档案管理流程。

（三）建立完善档案管理制度。科学有效地落实档案管理岗位责任制，提升档案管理制度建设，有效管理不同文档、资料等，确保归档、整理以及存储等工作及时、准确，有效提升燃气企业档案信息的利用率，充分发挥档案信息的价值和作用，有利保障企业各项工作的开展。制度建设，应对燃气企业中文书、工程、设备及会计和实物等档案科学归档，完善归档时间、要求及范围等，利于各部门开展档案收集整理工作，保障燃气企业在开展档案信息管理工作中更规范、标准。

二、燃气企业档案管理的实际策略

（一）对档案资源收集的渠道进行拓展。燃气企业发展中会涉及众多档案信息资源，在实际档案管理工作中必须有计划、有针对性地开展档案信息的收集工作，也要拓展档案收集渠道，制定更合理有效的档案信息收集形式。首先，追踪收集工作。在燃气企业实际工作中，对各项档案信息进行跟踪收集，档案管理工作人员要结合实际情况，有计划、有针对性地开展信息收集工作，由此提升档案信息收集效率，也能确保档案信息的完整性，提升档案信息质量。其次，分阶段地收集工作。在燃气企业中的市政管网、跨年度工程等，需掌握企业工程进度，有效提升加强档案信息的收集水平，并分阶段来收集相应的信息，防止施工资料丢失，更好达标、提升档案管理水平。

（二）开展专业化管理，对档案资料科学分类。燃气企业应建立完善、科学的档案管理机制，确保其更稳定且有效。实际档案信息管理工作，根据档案大纲、信息保管的期限以及归档范围等更为详细且精准分类，对档案信息更为科学有效地开展管理工作。专业化档案管理，主要针对档案管理分类明确归档的范围，包含行政类、人事类、财务金融类、科技类、建设工程类等，执行国家相应档案标准的同时，更契合企业实际，制定更规范的工作过程，更有效地对档案进行归纳与整理，完善档案信息，为燃气企业工作的开展提供有利信息依据。

（三）依据国家标准，规范化管理。作为一个重要“数据源”，档案工作有章可循、有标必达，执行国家标准、行业（含档案、本企业所属行业）标准、燃气企业档案管理相关条款规定，要建立更严格的燃气企业内部标准，并适时调整燃气企业档案资料内容体系，规范燃气企业档案归集范围，制定严格的档案资料归档质量要求，确保档案信息内容更真实、准确且完善，由此能够更好地确保档案资料具有实用性的优势，更好地对档案信息管理体系进行优化。

（四）借助现代技术优势，发挥档案信息的作用。档案的利用服务宗旨能够为企业更加及时、全面且准确地查找到所需信息，能够为企业各部门开展工作提供更为完善的信息依据，也能为相应的业务人员提供有利的信息咨询。燃气企业档案管理工作应注重档案检索系统和咨询服务系统的建立，由此能够将档案信息的作用发挥出来。现代化档案管理，应科学有效地借助计算机检索及存储优势，有效建设档案资料检索系统，实现快、准的检索所需信息，让档案管理人员依托计算机、网络数据等先进技术，查询案卷目录及内容；若要想复制、传送档案数据，经档案管理人员查阅原始资料，维护档案信息安全、缩减调卷时间、提效能。档案管理工作利用计算机设备、网络资源、数据传输标准等，运用方便和安全的档案管理软件系统，事半功倍、精准高效；也要确保辅助设备（如专业扫描仪、条码机、装订设备、移动存储等）精良，为档案文件扫描、录入、检索工作提供保障；同时利于档案信息能准确、高效输入，保障档案信息的全面性。对档案管理人员、资料送交人员等开展制度、程序、技术培训和更新，增强各工作人员专业及融合能力，提升档案管理工作的整体水平、信息利用效能。