浅谈医院房改档案的管理与利用

2019-11-24江苏省中医院甄敏

办公室业务 2019年14期

文/江苏省中医院甄敏

一、房改档案的内容

房改档案主要包括：职工和配偶姓名、职位、参加工作时间；职工住房的地址、面积、结构、类型及产权；住房补贴的领取情况；职工住房上市交易情况；房屋抵押、查封等纠纷情况；房屋是否属于不宜公开上市出售范围；其它需要说明的情况。职工的房改档案需要由单位代为建立，其建立为单位申请和发放住房补贴、核定职工住房面积、职工购买经济适用住房、已购公有住房参与市场交易等活动提供了重要依据。

因此，医院应充分认识到房改档案的重要性，认真做好职工的住房普查和住房档案的建立、审核、立卷、归档及变更工作，并加强档案的利用，促进我国住房体制改革进一步发展。

二、医院房改档案管理中存在的问题

房改档案的发展虽然已经持续了一段时间，但就医院目前的档案管理现状而言，房改档案管理工作仍存在较大的不足，具体表现在以下方面：

一是医院领导和各个部门没有认识到房改档案的重要性，房改档案的相关管理措施和制度流于表面。二是职工住房材料的收集工作不到位，有的调查员只是简单、表面地收集职工的住房信息，没有对其进行深入调查。三是缺乏规范的指导，住房档案管理相关政策法规的制定还处于摸索阶段，相对于其他领域的档案业务规范而言较不成熟。同时医院对于职工住房资料的调查和监督不够严密，导致房改档案材料不齐全，缺乏规范性，从而制约了医院房改档案的有效、科学管理。

三、加强房改档案管理的具体措施

（一）提高医院工作人员的房改档案意识和专业素质。房改档案的有效管理离不开医院各个部门工作人员的支持与理解，因此，医院领导要加大房改档案重要性的宣传力度，并将员工诚实、积极地填写档案内容纳入评价体系，以保证档案信息的可靠性。同时也要加强档案管理人员的房改档案意识，使其意识到员工第一信息的重要性，并加强调查员的培训力度，使其提高收集档案资料的能力和有效管理档案的业务水平，从而不断发展房改档案管理工作。

（二）重视房改资料的收集工作。房改资料是关系档案真实性、有效性的重要依据，因此调查员在入户收集资料时，要秉持负责任的态度，对于职工资料的收集不要只凭“一面之词”，要通过走访、调查周围邻居收集到准确的档案信息。

（三）完善房改档案管理体系。1.建立健全档案管理体制。医院房改档案内容复杂、专业性强，相关管理体制的建立和完善有助于房改档案的有效管理。健全的房改档案体制包含分管院长、档案室及各科室的三级管理体系，这三个管理部门要明确自身的档案管理职责，分管院长负责统筹把握房改档案的管理方向并组织相关部门落实档案管理工作；档案室负责档案的最终整理、保管和利用，并对档案制度的落实情况进行监督管理；各科室主负责档案信息的收集与上报工作，保证档案信息的真实性是其主要责任。2.落实档案管理制度。目前，针对房改档案的管理工作，有关部门和地区已经制定了相应的管理制度。然而大部分制度流于形式，还未真正落到实处。因此医院相关档案负责人需要组织并监督档案管理工作人员严格执行规章制度，并将档案的归档、移交、接收、存储以及利用等一系列流程具体化，并将实施结果反馈到员工绩效中，以促进档案管理规章制度贯彻落实，保证医院房改档案管理工作的科学化和规范化。

（四）加强档案的信息化建设。随着档案信息的不断增加，传统的纸质管理方式已经无法适应高效率的管理需要，同时随着网络技术的不断成熟，档案信息化管理已经是未来档案管理的必然趋势。因此，医院需要加大投资力度，加强房改档案的信息化建设。首先，医院需要引进必要的档案管理系统，并建立专门的房改档案数据库，以保证档案信息的长期储存。同时医院需要加大档案管理人员的计算机技术方面的培训，为档案信息化管理的有效发展提供重要的人力资源保障。