综合监督执法文书档案的有效管理和开发利用探讨

2019-11-24唐山市卫生和计划生育委员会综合监督执法局须蕊

办公室业务 2019年17期

文/唐山市卫生和计划生育委员会综合监督执法局须蕊

众所周知，文书档案管理并非是一个全新的话题，任何单位均具备非常丰富的档案资料，均需要开展对应的归档管理。针对执法单位而言，开展综合监督执法文书档案管理非常重要，可以有效维护民众的合法权益，是社会发展不可缺少的部分。因此，本文针对综合监督执法文书档案有效管理与开发利用问题进行了研究与分析。

一、综合监督执法文书档案管理的必要性

综合监督执法文书档案工作是档案有关法律规章所要求的。倘若相关人员不开展综合监督执法，就会导致文书档案事业出现极大的损失，此乃失职行为，同时还是有法不依的表现。文书档案开展综合监督执法工作，涵盖了两个方面，即监督，在监督的基础之上展开指导。不谈监督的指导就不存在所谓的权威性，指导的意见他人可以听取也可以不听取，或当面表示可以接受，可是实际依旧我行我素，如此不谈监督的指导，必然会变成纯业务指导，自己就不存在主动权。而仅仅进行监督不进行指导，只说应该做什么、不应该做什么，不处理怎么做如何做的问题。忽视监督、注重指导的思想与做法只是表面功夫，需要解决好监督和指导之间的关系，始终坚持在监督的基础之上展开指导工作，经过指导实现监督。总体来讲，综合监督执法文书就是监督工作过程中使用的、具有法律效力的文书，必须加强管理，严格规划其使用范围。具体由市监督局办公室统一印制、稽查科专人负责管理，市卫生监督局各执法科室根据工作需要领取。为提高工作效率，可采取提前加盖印章、编号管理等方式。文书档案管理可分四个环节：订购、发放、使用、回收。

二、综合监督执法文书档案有效管理与开发利用对策

（一）强化综合监督执法文书档案人才培养，提升档案团队素养。增强综合监督执法文书档案管理，变成一个合格的文书档案管理人员需要一个过程，文书档案不仅是简单地采集整理和保管，文书档案管理人员需要很高的政治素养与理论基础知识，同时也需要提升自己的各方面能力与业务技能，充分适应新时期与新任务对于综合监督执法文书档案管理工作提出的新要求。伴随改革开放的深入发展，文书档案信息资料牵扯范围广，信息量增大，资料整理工作量增加，文书档案工作也变得越趋重要，很多人有了新的认知与了解。信息时代对于文书档案管理工作人员提出了高要求，选择思想素质优与创新能力强的文书档案管理工作人员显得非常重要。主管部门应当关注对文书档案管理工作人员的培训，对水平不同的管理工作人员，制定出不一样的培训方式。

（二）开发运用多种形式紧抓综合监督执法文书档案工作。如若要做好综合监督执法文书档案管理工作，在具体实践的过程中必须要使用灵活多样的方法。第一，应当加强综合监督执法检查，始终坚持集中检查和日常检查、专项检查相融合。专项检查的针对性较强，比较适用于突发事件，比方说库房管理安全与否，利用文书档案有泄密或者丢失与否。第二，开发运用行政手段开展综合监督执法，文书档案行政管理部门需要安排专人参与基建工程竣工与设备开箱验收等工作，严格控制归档文件材料质量。经过这些工作可以及时发现问题，进而制定出合适的对策来处理问题。再者，文书档案业务指导是主动性的综合监督执法形式，在工作过程中需要按照实况与需求挑选对应的监督检查方式。把综合监督执法文书档案与文书档案指导相结合，进一步深化职能手段，持续提升综合监督执法工作效率，从而提升综合监督执法管理效果。

（三）丰富文书档案室藏资料，奠定文书档案利用基础。文书档案资料在行业发展过程中起着十分重要的作用，完善、丰富文书档案资料，不但可以维护单位与个人的合法权益，排除忧患，还充分展现了文书档案资料信息支持的重要性。文书档案资料采集与整理的完善性与详细性，充分反映出文书档案资料质量的好坏以及价值利用的大小。伴随着信息科学技术的出现，需要将其合理运用于文书档案工作管理过程中，文书档案资料应从以往单一纸质转变成电子形式。如此一来，文书档案室资料内容就会变得非常复杂与庞大，需要提升文书档案管理工作人员专业知识与业务技能，丰富文书档案室资料，为提升文书档案服务功能打下扎实的基础。文书档案管理工作人员应主动出击，有意识地开拓归档渠道，便于归档途径，丰富文书档案室藏资料。丰富的室藏资料就可以提升文书档案资料开发利用率，提升服务功能，让文书档案管理人员给文书档案使用者提供信息资料支持。