国省干线公路工程内业档案资料管理问题与策略

国省干线公路工程项目，尤其是新改建和大修项目，具有规模大、时间长、环节多的特点，因此在施工过程中所涉及的资料很复杂，尤其在施工前、施工过程中及施工后期的各个环节搭序上的资料是非常重要的，这就使得公路工程内业档案资料规范化管理成为相关部门和专业研究者的一个重要课题。

一、公路工程内业档案资料的概念及属性

（一）公路工程内业档案资料的概念。公路工程内业档案资料是指在工程新改建及大中修施工过程中所产生的一些资料，包含施工前的施工图纸、组织机构设置及施工组织设计文件和技术交底、实验数据资料，施工过程中的图纸变更资料、监理单位的质量、安全及环保监理资料，后期交竣工验收资料、计量支付资料和所有原始的图片资料的收集、整理和保存。

（二）公路工程内业档案资料的属性。公路工程内业档案资料有三个特性：原始性、合法性和真实性。原始性是公路工程内业档案资料的基本属性。它必须是施工现场中的工作人员记录工作过程的相关资料，没有经过转手，也不是工作人员在工作结束后在其他地方的工作记录，必须是施工人员在施工现场的工作记录。这样，就不会给其他人带来可乘之机，不能随便修改资料。合法性是公路工程内业档案资料的根本要求，合法性是工作人员记录了相关的施工内容以后要有相关人员进行签字，只有签了字才能受到法律的保护，才具有合法性；真实性是保证公路工程内业资料真实可靠的重要依据，如何确定资料的真实性？举个例子，混凝土浇筑过程中，施工人员的手上肯定会零星的沾有一些混凝土，这样他在记录工作内容时，纸张上肯定会有一些混凝土污点，如果没有，那么说明那份资料极可能是转手资料，有可能不具真实性。

二、当前公路工程内业档案资料管理中存在的问题

（一）内业资料管理要求和内业表格的填写标准不统一。1.内业表格的填写形式不够统一。多数情况下，不相同的工程项目所填写的内业表格可以是不相同的。但是在实际的工程管理过程中，同一个项目所填写出来的表格形式有时候却也不相同。从长远来看，这样不利于公路工程施工作业的规范化发展，致使不同时期的人员有不同的评判标准和使用习惯，因此有必要统一内业表格的填写形式。2.内业表格的填写方法不够统一。不同施工项目可以有不同的填写方法，但是同一个施工项目的填写方法不同这就很难理解了。内业表格的填写方法不统一，也是因为它没有统一的填写标准，因为各个单位对内业表格填写的概念都是很模糊的，没有一个统一的填写模板，这也就说明了，公路部门在内业资料管理中确实存在很大的缺陷。

（二）内业管理人员缺乏应有的统一的培训。多年来，公路部门一直都存在一个观念，那就是“重外轻内”。这种观念给公路工程带来了消极影响，内业工作人员长期以来一直没有受到专业培训。近些年，随着事业单位的改革，多地方的公路部门将建设任务采取招投标形式由市场来实施，也对工作人员进行了一些业务培训，但是培训却主要侧重于各种试验手段，而忽视了检测报告的填写和内业工作资料的填写是分开的两项工作。这样就导致了内业人员对自己的工作没有一个很好的认知，缺乏沟通和实践，以至于在工作过程中经常会出现各种各样的与实际不符的问题。除此之外，内业表格的形式和填写方式也不够统一，这样也给内业工作人员增加了一定的工作难度，工作质量和工作效率不高。

（三）内业资料管理的自动化和信息化程度不高。公路工程中的计算机应用技术还是比较普遍的，比如CAD制图上以及实验数据的自动配比等方面，但是在内业资料管理这一方面，还停留在手动填写与计算机完成部分工作相结合的工作局面。工作人员在手动填写资料的过程中出现填写错误的现象是经常发生的，填错了就要重新来填，不仅浪费纸张，也浪费时间。还有，纸张记录的资料在生成资料、传输资料的过程中也是很麻烦的，保存资料和查阅资料也不是很方便，且容易损毁、丢失。所以，要尽快把计算机技术更好地应用到内业资料管理中来，实现内业资料的信息化管理。

三、公路工程内业档案资料规范化管理的对策

（一）制订规范的内业档案资料范本。对于业内资料的填写，目前国家层面虽有《公路工程施工监理规范》和《公路工程质量检验和评定标准》等规范性标准，但是这一块并没有把相关表格怎么填写都一一详细说清楚。所以，我们需要从国家层面，或者从系统内层面进一步细化完善规范建设工作，把日常表格填写方式加入规范中，描述具体，减少表格填写出现争议的现象发生，同时鼓励至少以地市为单位进行模板制作并逐步推广。这个条文规范应该根据等级数比较高的公路项目制定，当然，等级低一些的公路项目也可以适当使用该规范。在遇到情况比较少见的工程时，可以单独针对具体公路工程进行表格制作，把最适合的资料发给施工方。这个规范不仅仅是加入了表格填写的细化内容，还有资料的整理顺序和方法，相信有了这个公路规范，可以为日后公路管理省去很多难题，优化管理。

（二）内业人员应进行必要的业务培训。现阶段，各个部门对于内业工作越来越重视，而且也发布了相关的文件对内业资料进行规范化管理。但是，这些文件却没有被相关单位严格执行，往往只是一份文件。最主要的是，因为没有一个填写规范，很多施工单位的工作人员不知道如何填写内业表格，甚至连监理员和一些上级领导部门都不是特别清楚如何去正确填写内业表格。由此可见，内业工作在管理过程中还是存在很大缺陷的。所以，在开始工作之前，业主单位、施工单位要对员工进行培训教育，这样可以确保工作的准确性，提高工作效率。除此之外，也要从根本上解决这个问题，可与有相关专业的学校进行沟通，让学校加一门关于内业表格填写的课程。这样一来，学生实习或者正式工作时就不会因为不会填写内业表格进行专业培训了。

（三）必须实行内业档案资料的电子化管理。内业资料的标准化管理实施是建立在电子化管理实施的基础上。而内业资料的标准化实施又是实施内业资料的电子化管理的有效手段。所以，要想很好地对内业资料的标准化进行管理，必须实行内业资料的电子化管理。两者相互关联，相辅相成。内业资料的电子化可以提高内业工作的效率，可以保证内业工作的规范化和正确性，也可以减少人力资源的浪费，更加经济、快捷。而且一定要明白，公路工程的内业资料的电子化管理，不仅包括了内业表格的电子化管理，还可以自动收集一些数据和资料，可以把内业资料进行整理分类等等，有很好的发展前景。

（四）必须加强内业档案资料的安全管理和保密管理。加强公路工程内业资料的安全管理，是对档案进行加工、整理和保存时的一项重要工作，具有非常重要的意义，我们的基层工作人员必须时刻注意安全操作规范，并不断学习先进技术，做好档案信息的保密工作，确保有关数据的安全，防止内业资料的丢失，以及内业资料的损坏和破坏。同时，还需要对内业资料填写人员及整理人员进行必要的档案知识的培训，以便他们在做内业资料整理时，更加与档案管理工作相契合，因此保证档案工作的顺利进行，做好公路内业资料整理人员的档案培训和安全管理、保密管理也是我们解决问题的一个重要的方法。

四、结语

随着党的十九大提出“交通强国”的战略目标，国省干线公路建设迎来新一轮建设高峰期，而这过程中，其内业档案资料的整理也应该愈加精细化和规范化，以更好适应高质量发展的时代要求。而内业档案资料的规范化管理总体来说并非一件极难的工作，而是一件极细的工作，作为一名档案工作人员，将始终秉承对党、对历史、对现在、对后代负责的精神，扎实开展好档案管理及经验推广，为公路行业工程内业档案资料规范化管理贡献一份力量。