新形势下会计档案管理工作思考

一、会计档案管理工作的特点及作用

（一）会计档案的概念内涵。会计档案是指会计凭证、会计账簿、会计报表和其他有关财务会计工作应予集中保管的会计核算专业材料。根据概念，可作以下的理解：一是它是会计核算的产物。会计工作政策法规、制度办法、预算、财务计划总结等则不属于会计档案的范畴。二是会计档案是重要的凭证和史料。它作为一种原始记录，以丰富的数据信息记载着各单位经济活动。通过查阅会计档案，不仅可以评价效率和效果，更可以为经济预测和财务决策提供依据和参考。三是它包含的内容较广。不仅有会计凭证类、会计账簿类、财务会计报告类，还有其他会计材料类，如不同版本的财务软件、存储会计数据的磁盘、光盘等等。

（二）会计档案的特点。会计档案具有原始凭证性、系统性和连续性，与文书档案、科技档案等其他类型的档案相比，它更有着自己独有的特点，主要表现在三个方面：一是形成范围的广泛性。一个经营单位，只要经济单独核算，就会形成自己的会计档案。它在社会的各领域无处不在。二是档案类别的稳定。社会上会计工作的种类繁多，但是会计核算的方法、工作程序以及形成材料成分是一致的，即主要是会计凭证、会计账簿、财务报告等。便于整理分类，有利于管理制度的制定和实际操作的规范、统一。三是外在形式的多样。会计的账簿，有订本式账、活页式账、卡片式账之分；财务报告由于有文字、表格、数据而出现了不同纸张规格等；会计凭证在不同行业，外形更是大小各异，长短参差不齐。这要求在会计档案的整理和保管方面，需从实际出发，不能照搬照抄管理其他门类档案的方法。

（三）会计档案的重要性。作为国家档案的重要组成部分，会计档案在单位内部控制和经营决策中具有极其重要的作用：首先，它是单位总结经济管理经验的重要资料。能够提供经济演变的历史信息，从编制会计凭证到形成会计账簿直至最终产生会计报表，形成了一个完整的账务体系，直接反映了各项经济状况。其次，它是单位开展经济活动预测、决策等财务分析工作的重要依据。对编制单位财务预决算、开源节流及加强内部经济管理等方面都具有重要作用。再次，它是打击经济领域腐败犯罪的重要依据，是司法部门查处违法乱纪问题，检查、监督经济活动等的重要工具。

二、当前会计档案管理的新方向

2016年我国实施了新修订《会计档案管理办法》（以下简称“新办法”），这是《会计档案管理办法》自1984年首次颁布以来的第三次修订。新办法有以下亮点：

（一）扩大会计档案的范围，增加并明确了电子会计档案的管理要求。重新界定会计档案的范围，规定会计档案包括通过计算机等电子设备、形成、传输和存储的电子会计档案；可以利用电脑、网络等现代信息手段去管理会计档案；满足一定条件时，单位内部生成和外部接收的电子会计档案资料，可仅以电子形式归档保存；要求电子会计档案移交时将电子会计档案及其元数据一并移交等。电子会计档案的纳入，为会计档案更好服务单位、服务日益蓬勃的互联网创新经济提供政策支持。

（二）完善了会计档案的销毁程序，明确了会计档案出境的管理要求。规定单位应定期对已到保管期限的会计档案进行界定，并形成鉴定意见书。对仍需继续保存的，重新划定保管期限，对确无保存价值的可以销毁。会计档案在销毁时，单位负责人、会计管理机构及档案管理机构负责人和经办人均需在销毁清册上签字，并删除财政部门、审计部门派员监销的程序。单位的会计档案及其复制件需要携带寄运或者传输至境外的，应当按照国家有关规定执行。可以说简化销毁程序，明确了会计档案的出境管理。

（三）调整了会计档案的定期保管期限，充分发挥会计档案的使用价值。规定会计档案仍旧包括永久和定期两类保管期限，但是将其中的定期保管期限从五种统一调整为10年和30年两种，同时临时保管期限也从1年变更为3年。一般民事诉讼的最长时效为20年，作为重要证据的会计档案如果保管期限过短，就会失去意义。

三、新形势下加强会计档案管理的对策与措施

新办法为有效管理、保护和利用会计档案提供坚强的制度保障，但也提出了更高的管理要求。新的形势下，结合新办法实施过程的实践经验和问题，认为进一步规范会计档案的管理，需在以下几方面予以转变和提高：

（一）转变观念，增强会计档案管理意识。针对有的单位“重业务、轻档案”“重业务档案、轻会计档案”的现象。单位负责人、财务部门和档案管理部门负责人要统一思想，充分认识会计档案的重要性，指定专人负责会计档案的装订、立卷、归档和保管工作，严格按照新办法的规定规范会计日常管理。同时，要提高站位，从遵法守法的法律高度加以认识，增强依法管理意识，并为会计档案管理提供强有力的政策支持和技术保障。

（二）加大培训，全面提升管理人员素质。针对实际管理过程中，一些单位存在的会计人员侧重会计资料的报销入账，对归档重视不够；临时保管会计档案常常超过3年，临时保管期间档案资料没有按要求分类，放置混乱，造成档案破损遗失；会计档案移交程序不规范，档案缺失或者查找困难无法移交；会计档案利用不规范，在查阅、复制、借出时不履行相关手续等问题。要切实加强会计档案工作队伍建设，加大培训，要求不仅要档案业务“精”、会计知识“熟”，还要具备强烈的责任心；要规范并细化归档流程，建立档案收集的过程化控制的质量保证体系；同时，规范会计档案利用管理制度，一般情况下，会计档案利用只限定财务部门、审计部门人员，因特殊原因其他人员需利用时，应登记记录、陪同跟进、全程监督，严格杜绝和防止在档案上篡改、乱涂乱划、拆换等现象发生。

（三）加快步伐，促进电子档案的开发利用。新办法第一次明确电子会计档案的合法地位，为电子会计档案的存在提供了法规保障和迅猛发展的广阔空间。但在实际工作中还存在财务软件、网络环境不符合相关要求，会计档案数字化建设进程总体滞后等问题。为此，各单位领导和相关部门负责人要高度重视，优先保障电子会计档案管理的需求；各相关部门要共同参与，特别是信息部门要给财会部门、档案管理部门经常内训，培训处理、保存、管理的规范性，确保电子会计档案的安全管理和有效开发利用。