高等学校人事档案专项审核存在问题及对策

2019-11-23乌兰察布医学高等专科学校刘淑静

办公室业务 2019年15期

文/乌兰察布医学高等专科学校刘淑静

高校人事档案是高校生在校期间综合表现的记录，也是高校生踏入社会寻找工作的名片，随着高校对于人才持续不断的大力培养，相应的人事档案工作得到的关注也越来越多，对于高校人才人事档案的管理和使用标准也不断加强，但同时在高校人事档案的专项审核工作中也发现了诸多问题。如何及时优化与解决这些问题，促进高校人事档案管理与使用工作的进展，帮助高校培养更优秀的人才，成了眼下高校人事档案管理工作中亟待突破的瓶颈。

一、高校人事档案专项审核工作中出现的问题

（一）档案信息存在弄虚作假现象。在高校人事档案专项审核工作中，由于办事人员的审核不严格，监督人员的监管不力，档案提供者的素质较低，出现了许多弄虚作假的现象，诸如：有些人档案中的出生年月日在不同时期的不同档案中记录不一样；有些人的档案中关键处信息涂改明显，有较大伪造嫌疑；甚至有些人为了自己的方便与利益，不惜通过非法手段伪造学历证书、学位证书等。这些现象致使高校人事档案存在严重的不真实性，档案中的信息可信度令人担忧。

（二）档案管理工作不到位。在高校人事档案的管理工作中，由于相关部门不够重视，没有做好档案管理重要性的宣传，管理人员配备不符合国家标准，管理制度不够完善。有许多高校档案管理部门的领导粗略地认为高校人事档案管理只是看管好档案室、做好档案调配工作等，其实按照国家标准，每1000份人事档案，就需要配备一名专业的档案管理人员，但实际情况却是，多数高校为几千份以上的人事档案只配备了1到2名档案管理人员，有些档案管理人员甚至是非专业的兼职人员。这些原因致使高校人事档案管理工作十分不到位，出现了诸如档案丢失缺失、档案摆放无序等问题，导致了后续档案补充工作量的提升。

（三）档案信息填写不规范。在高校人事档案的实际审核工作中，多数人事档案出现了填写不规范的现象，致使后续要进行相应的修改、重填等工作，给高校的人事档案审核工作带去了较大的重复工作量。例如，与高校毕业生的学历、学位等相关的资料，一般包括学籍信息表、在校成绩单、毕业生信息登记表、毕业证书、学位证书等，由于在填写时相关指导工作没做好，致使有些资料信息填写错误，诸如没有相关部门的盖章、缺少签字、忘了写日期、日期错误等等。

（四）学历认证与审核速度慢。在学历认证与审核工作方面，相关部门由于沟通协调不到位，致使学历认证需要耗费较长的时间，审核速度较慢，且由于办理流程繁琐，所需资料繁杂，许多毕业生要多次往返于原学校及各认证部门之间，给毕业生们带来了很多不方便。

（五）部门间工作交接效率低。由于高校人事档案的建立和完善需要诸多相关部门的交接，而各部门工作人员的档案服务意识不够统一，加上相关负责领导对于档案管理工作的重视度不足以及各部门间的具体工作职责不够明确，致使许多部门配合度不高，交接效率较低，导致档案审核工作进行缓慢，继而引发诸多问题。

二、高校人事档案专项审核工作存在问题的相应对策

（一）提高档案审核人员专业度，加强审核。高校档案管理部门需要加强在人事方面的建设工作，通过增加业务培训和引进更为优秀的专业人才，提高档案审核人员的专业度，确保相关审核流程的规范化进行，加强监管，对于在档案中出现的弄虚作假现象可以加大惩处力度，严格审核，提高审核工作的效率，降低审核结果的失误率，增强人事档案中信息的真实度和可信度。

（二）增强档案管理人员重视度，严格管理。在高校人事档案的日常管理中，相关部门要加强教育宣传，增强管理人员对人事档案管理的重视度，保证档案管理调配工作做到位。档案管理人员一方面需要加强档案资料的检查工作，在高校人事档案的检查工作中一旦发现档案资料有问题的，要及时反映给相关审核部门。另一方面，还需要认真对待档案资料的鉴别分类保存工作，对新建立的档案的管理，要保证其完整与齐备，对于一些补充资料的摆放保存应该做到先分类再处理。

（三）加速档案审核部门制度化，明确职责。高校人事档案相关审核部门制度不完善，职责不明确，导致高校人事档案专项审核工作中出现过多问题。相关领导应该重视各部门制度的完善化，确保各部门职责明确，保证各部门间交接工作的流畅进行，并且根据工作需要，及时为各部门增添工作人员，帮助提升整体档案审核工作的效率。