医院中层干部人事档案管理的问题及对策

2019-11-23广州新海医院侯慧芬

办公室业务 2019年15期

文/广州新海医院侯慧芬

因为事关中层干部人员的个人隐私，而且其人事调动也最为频繁，所以笔者认为，医院中层干部人事档案是目前医院所有档案信息中最值得注意的部分。同时医院中层干部人事档案管理对提高医院的人事管理质量、增强医院对中层干部的信息保护工作十分重要，更为医院完善整体的管理体系增砖添瓦。当下，医院中层干部人事档案管理仍存在很多问题，具体分析这些问题并对症下药，才能从根本上解决这些问题，从而全面提升人事档案管理水平。

一、医院中层干部人事档案管理存在的问题

（一）纸质档案保存易出问题。纸质档案相比于电子档案，还是有其特点和作用的，所以现在医院中也有一定量的纸质档案，中层干部人事档案的部分内容也包含其中，但是纸质档案的弊端也非常明显，那就是在保存过程中容易虫蛀霉变，既不防火也不防水。

（二）档案信息未能实现及时更新。中层干部档案资料中有些内容会出现变动，但是有些资料因为长久不用，根本没有及时更新，这就导致这些档案信息成为错误信息或是无用信息，会对档案管理工作产生一定的影响。

（三）电子档案管理系统仍需升级。电子档案管理系统在病毒防护、系统功能等方面还存在一定的问题。比如五六年前开发的电子档案管理系统，到现在还未能更新，有些功能就已经不能满足当前档案管理工作的需要，有时候系统的不稳定性还会直接影响正常的档案管理工作。

（四）档案的调阅、归还流程尚不严密。当下，档案的调阅、归还流程中还缺少必要的证明和监督环节，一旦出现重要的资料在调阅、归还的过程中产生缺页、破损等情况，没有相关证明，在追责和处理问题的时候就会多走很多弯路，严重影响工作效率，同时也会对档案信息的安全产生重大威胁。

二、医院中层干部人事档案管理的对策

（一）进一步强化纸质档案保存措施。1.加入防火、防水设备。目前，医院中层干部人事档案的安全管理措施并不到位，有些非常重要的档案材料（中层干部的个人信息、获奖履历、劳务合同等）都被简单放入柜子里锁起来，一旦遇到火灾水灾，难保这些档案材料不受损害。所以医院档案管理办公室要对档案保存的地方进行防火防水处理。2.及时清理，防止虫蛀霉变。有些中层干部人事当时因为常年不动，已经严重积灰，极易出现虫蛀霉变等情况。作为档案管理员，必须要及时清理这些重要档案，及时喷洒雾状或放置固体的防虫剂，同时要定期把档案拿出来晒一晒，防止其出现霉变。以上这些措施都是档案管理员必须要掌握的。

（二）定期更新人事档案信息。1.让中层干部定期填写最新的档案信息。中层干部的某些信息，例如家庭住址、手机号码等都是可以变换的，为保证其档案信息的真实性，医院必须让每名中层干部定期填写最新的档案信息，重点关注那些常变动的信息，如上述提到的家庭住址和手机号码。2.必须修改超过年限的档案信息。有些档案信息由于长期封存，已经超过了保存年限，对于这些档案信息，档案员不能一刀切地把它们全部都处理掉，而是需要重新修订一些比较重要的档案信息，如果在修订过程中发现有信息不符的地方，一定要及时询问本人弄清楚信息，这样才不会让珍贵的档案信息资源白白流失。

（三）完善电子档案管理手段。1.开发与电子档案管理系统相配套的手机APP。电子档案管理系统通常都是PC版，但是随着智能手机的大面积推广和普及，医院作为电子档案管理系统的拥有者和使用者，必须要紧跟时代潮流，积极与软件企业合作开发与电子档案管理系统相配套的手机APP，这样既可以方便档案管理员的工作，又可以为档案管理提供软件层面的“双保险”，一举两得。2.加强系统安全保护，防止病毒入侵。医院中层干部人事档案信息非常珍贵，这也会引起网络黑客的注意，为避免这些重要的资料遭遇黑手，医院必须要协同网络管理部门加强对系统的安全保护工作，通过订购专业的防病毒软件、防火墙、建立内外网隔离系统等方式防止病毒入侵。

（四）优化档案调阅、归还流程。1.档案调阅、归还时手续需齐全且有现场录像。档案的调阅、归还工作单靠人去监督是万万不行的，必须要有程序和证据的保障。首先，档案调阅、归还时都必须走正规手续，不能出现人来了就拿，拿了就走，归还无定期，他人代替归还等情况。其次，档案调阅、归还都必须有录像取证，确保责任到人，不留纰漏。2.档案调阅、归还需至少有两名以上的人员同时管理。档案调阅、归还工作必须还要有人经手和处理，为保证共工作人员不出现程序上的问题，医院必须保证至少有两名以上的人员同时管理相关的档案资料，这样可以起到相互监督、相互佐证的作用，尽最大可能避免程序上所出现的任何问题。