浅析人事档案管理在医院工作中的重要性

文/四川安岳县中医医院 徐铭伟

档案管理坚持“以人为本”原则。人事档案是档案收集管理的重要内容之一，事关个人隐私。笔者认为，医院人事档案是目前医院所有档案信息中最值得注意的部分。同时医院人事档案管理对提高医院的人事管理质量、增强医院对人员的信息保护工作都非常有帮助，更为医院完善整体的管理体系增砖添瓦，这是人事档案管理在医院人事工作中的重要作用。

一、医院人事档案管理在医院人事工作中的重要性

（一）提高医院人事管理质量。医院人事管理质量的提升，不仅要对个人表现出的工作状态、能力、成绩进行监管，还要借助人事档案，严格审查个人学历、工作经历、背景等，避免出现学历造假、身份造假等情况，所以加强医院人事档案管理，对提高医院的人事管理质量具有非常重要的作用。

（二）增强医院对人员的信息保护工作。人员的信息尤其是个人隐私信息是受法律保护的，在法律未允许的前提下不能随便暴露，医院人事档案管理通过纸质、电子形式进行保存，对保护人员档案信息的安全性加上了“双保险”，最大限度地避免了因人员信息泄露而产生的严重后果。

（三）为医院完善整体的管理体系添砖加瓦。医院人事档案管理也是医院整体管理体系中的重要组成部分，提升其管理效率和质量，本质上也是推动医院整体管理体系的不断完善，继而促进医院整体管理水平的不断提升。而随着档案管理越发受到社会的高度重视，其在为医院完善整体的管理体系的过程中也发挥着越来越重要的作用。

二、医院人事档案管理的对策

（一）进一步强化纸质档案保存措施。1.加入防火、防水设备。目前，医院人事档案的安全管理措施并不到位，部分非常重要的档案材料、对外合同、医院重要人事资料等都被简单放入柜子里锁起来，一旦遇到火灾水灾，难保这些档案材料不受损害。所以医院档案管理办公室要对档案保存的地方进行防火防水处理。2.及时清理，防止虫蛀霉变。有些人事当时因为常年不动，已经严重积灰，极易出现虫蛀霉变等情况。作为档案管理员，必须要及时清理这些重要档案，及时喷洒雾状或放置固体的防虫剂，同时要定期把档案拿出来晒一晒，防止其出现霉变。

（二）定期更新人事档案信息。1.让人员定期填写最新的档案信息。人员的某些信息，例如家庭住址、手机号码等都是可以变换的，为保证档案信息的真实性，医院必须让每名人员定期填写最新的档案信息，重点关注那些常变动的信息，如上述提到的家庭住址和手机号码。2.必须修改超过年限的档案信息。有些档案信息由于长期封存，已经超过了保存年限，对于这些档案信息，档案员不能一刀切地把它们全部都处理掉，而是需要重新修订一些比较重要的档案信息，如果在修订过程中发现有信息不符的地方，一定要及时询问本人弄清楚信息，这样才不会让珍贵的档案信息资源白白流失。

（三）完善电子档案管理手段。1.开发与电子档案管理系统相配套的手机APP。电子档案管理系统通常都是PC版的，但是随着智能手机的大面积推广和普及，医院作为电子档案管理系统的拥有者和使用者，必须要紧跟时代潮流，积极与软件企业合作开发与电子档案管理系统相配套的手机APP，这样既可以方便档案管理员的工作，又可以为档案管理提供软件层面的“双保险”，一举两得。2.加强系统安全保护，防止病毒入侵。医院人事档案信息非常珍贵，这也会引起网络黑客的注意，为避免这些重要的资料遭遇黑手，医院必须要协同网络管理部门加强对系统的安全保护工作，通过订购专业的防病毒软件、防火墙、建立内外网隔离系统等方式防止病毒入侵。

三、结束语

综上所述，本文分析了医院人事档案管理的重要性以及相关的管理对策，人事档案管理工作的重要性体现在提高医院的人事管理质量、增强医院对人员的信息保护工作以及完善医院整体的管理体系三个方面，而基于其重要性，相关的管理对策也需要从纸质档案保存、档案信息维护以及电子档案管理升级三个方面进行，多管齐下，从而使人事档案管理工作迈上新台阶。